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采购流程规范操作模板

一、适用范围与背景

二、分步骤操作说明

（一）需求提出与初步审核

操作内容：

需求部门根据业务需求（如生产计划、办公需求、项目要求），填写《采购申请表》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、预算金额、用途、到货时间及特殊要求（如质量认证、环保标准等）。

需求部门负责人对申请内容的必要性、合理性及预算匹配性进行初审，确认无误后签字，提交至采购部门。

责任人：需求经办人、需求部门负责人*

关键动作：保证需求描述清晰、准确，预算符合单位年度预算安排；紧急采购需标注“紧急”及原因，同时启动快速审批流程。

（二）预算复核与采购方式确定

操作内容：

采购部门收到《采购申请表》后，首先复核预算：若申请金额在部门预算额度内且符合采购政策，进入下一步；若超预算或预算未明确，需求部门需提交《预算调整申请》，经财务部门及分管领导审批通过后，方可继续。

根据采购金额、物品/服务特性及单位采购管理制度，确定采购方式：

单次采购金额达到公开招标限额标准的，必须委托采购代理机构公开招标；

未达招标限额但达到竞争性谈判、询价限额的，采用竞争性谈判或询价方式（至少邀请3家合格供应商参与）；

零星小额采购（如金额低于5000元）或紧急采购，可采用比价或直接采购方式（需保留至少2家供应商报价记录）。

责任人：采购专员、财务主管、采购部门负责人*

关键动作：严格核对预算与采购申请的匹配性，保证采购方式符合《采购法》及单位内部制度要求。

（三）供应商寻源与资格审查

操作内容：

采购部门通过单位合格供应商库、公开招标平台、行业推荐等方式筛选潜在供应商，优先选择具备相关资质、信誉良好、供货能力强的供应商。

对候选供应商进行资格审查（至少包含以下内容）：

营业执照、税务登记证（三证合一的仅需营业执照）；

相关行业资质证书（如ISO质量体系认证、特种设备生产许可证等，根据采购物品/服务特性确定）；

近三年内无重大违法记录（通过“信用中国”等官方渠道查询）；

财务状况（近一年度财务报表，保证具备履约能力）。

资格审查通过的供应商，列入本次采购候选名单，不足3家的需补充寻源或说明原因。

责任人：采购专员、供应商管理专员

关键动作：建立供应商动态档案，定期更新供应商资质及履约评价结果；禁止与未经资格审查的供应商开展合作。

（四）采购文件编制与发出

操作内容：

根据采购方式编制采购文件：

招标文件：包含投标人须知、采购需求、技术规格、评标方法、合同条款等；

询价/谈判文件：包含报价要求、采购需求、评审标准、响应时间等。

采购文件需经采购部门负责人、法务专员（必要时）、需求部门负责人*审核通过，保证内容完整、条款公平、无歧视性要求。

通过指定渠道（如采购网、单位供应商门户）向合格供应商发出采购文件，明确响应截止时间、投标/报价地点及方式。

责任人：采购专员、法务专员、采购部门负责人*

关键动作：采购文件需提前3个工作日发出（紧急采购除外），给予供应商充足准备时间；严禁向供应商透露潜在投标人信息。

（五）评审与供应商确定

操作内容：

成立评审小组：由采购部门、需求部门、财务部门及技术专家（必要时）组成，成员人数为3人以上单数，与供应商存在利害关系的需回避。

按采购文件约定的评审方法进行评审：

公开招标：采用综合评分法（价格权重≤30%，技术、服务、资质等权重≥70%），从高分到低分推荐中标候选人；

询价/谈判：满足采购需求且报价最低的供应商为候选供应商（需考虑质量、服务等因素综合评估）。

评审小组填写《评审报告》，明确推荐理由及排序，报单位采购决策机构（如采购领导小组）审批。

审批通过后，在单位公告栏或指定平台公示结果（公示期不少于1个工作日），无异议后向中标/成交供应商发出《成交通知书》。

责任人：评审小组成员、采购决策机构*

关键动作：评审过程需全程记录，形成书面材料存档；禁止人为干预评审结果，保证公平公正。

（六）合同签订与执行

操作内容：

采购部门与供应商根据采购文件及谈判结果拟定合同文本，合同条款需包含：采购物品/服务名称、规格型号、数量、单价、总金额、质量标准、交货时间/服务期限、验收方式、付款条件、违约责任、争议解决方式等。

合同文本经采购部门、法务专员、财务部门、需求部门负责人及分管领导*联合审核无误后，由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章。

采购部门将合同复印件分发给需求部门、财务部门及相关部门，明确各方权责。

责任人：采购专员、法务专员、分管领导*

关键动作：合同签订需在《成交通知书》发出后30日内完成；严禁签订与采购文件、投标/报价文件实质性条款不符的合同。

（七）交付验收与付款结算

操作内容：

供应商按合同约定交付物品/提供服务，需求部门牵头组织验收：

货物验收：核对数量、规格型号、外观质量、随货资料（如合格