会议计划及记录工具.docVIP

会议计划及记录工具使用指南

一、适用工作场景

本工具适用于各类需要规范流程、明确目标、留存记录的工作会议，包括但不限于：

日常工作会议：部门周例会、月度总结会，同步工作进展、协调资源分配；

专项任务推进会：项目启动会、阶段性评审会，聚焦任务拆解、风险排查及解决方案制定；

跨部门协调会：涉及多团队协作的议题讨论，明确职责分工、对接流程及时间节点；

决策会议：重要事项方案审议、资源审批等，需记录决策依据及后续执行要求。

二、会议全流程操作指南

（一）会前：精准筹备，保证会议高效

明确会议核心目标

根据工作需求确定会议主题（如“Q3市场推广方案落地推进会”），清晰界定需解决的问题（如推广预算分配、渠道选择、时间节点确认等），避免目标模糊导致讨论发散。

确定参会人员与分工

必邀人员：决策者（如总监）、执行负责人（如主管）、相关业务接口人（如*专员），保证关键岗位参与；

可选人员：根据议题需要邀请支持部门（如财务、法务），会前提前沟通是否需参会；

指定角色：明确主持人（把控流程、引导讨论）、记录人（实时记录要点、待办事项）、材料准备人（提前分发会议资料）。

制定会议议程与时间规划

按议题重要性排序议程，预留弹性时间（如总时长1小时，核心议题40分钟、次要议题15分钟、总结5分钟）；

提前3天发送会议通知（含主题、时间、地点/、议程、需提前阅读的材料），要求参会人确认是否出席，未确认者需电话跟进。

准备会议材料与工具

材料清单：背景资料（如项目进度报告）、待讨论方案（如预算表初稿）、决策依据（如历史数据对比），提前1天同步至参会人；

工具准备：测试会议设备（投影仪、麦克风、视频会议软件）、准备签到表、白板/便签纸（用于现场讨论）、录音设备（需提前告知参会人并征得同意）。

（二）会中：聚焦议题，产出有效成果

开场与议程确认（5-10分钟）

主持人开场：重申会议目标、议程及时长要求，提醒参会人专注议题、避免无关讨论；

确认出席情况：记录人统计实到人员、缺席人员及原因（如*主管因客户拜访请假，已提前提交书面意见）；

快速回顾上次会议待办：简要说明上次会议未完成事项的进展（如有）。

按议程逐项讨论（核心环节）

主持人引导：按议程顺序推进，每个议题先由负责人汇报背景，再开放讨论，避免某一人长时间发言；

记录要点：记录人需实时抓取关键信息，包括：

讨论中的分歧点及争议焦点（如“渠道A与渠道B的转化率差异，需进一步调研数据”）；

达成的共识（如“优先推广渠道A，预算占比60%”）；

未解决的问题（如“法务对合同条款存疑，需3个工作日反馈”）。

明确待办事项与决策结果（10-15分钟）

每个议题讨论结束后，主持人总结结论，记录人同步记录“待办事项清单”，需明确：

任务内容（如“整理渠道A投放方案”）；

负责人（如*专员）；

截止时间（如“2023年X月X日17:00前”）；

交付成果（如“方案PPT+预算明细表”）；

对需决策事项，由主持人汇总意见，明确最终结论（如“同意通过Q3推广方案，由*经理牵头执行”）。

会议总结与收尾（5分钟）

主持人简要复述会议成果（共识、决策、待办），强调各负责人需按时完成待办；

记录人确认会议记录初稿内容无遗漏，收集参会人补充意见（如有）；

宣布散会，提醒记录人1个工作日内整理完成会议记录。

（三）会后：闭环管理，推动成果落地

整理与分发会议记录（1个工作日内）

记录人根据会议内容，按“会议基本信息-出席情况-议程讨论记录-决议事项-待办事项清单”结构整理记录，保证语言简洁、数据准确（如预算金额、时间节点无错误）；

发送范围：全体参会人、需知晓会议结果的相关人员（如上级领导、协作部门），抄送主持人审核；

反馈机制：若参会人对记录内容有异议，需在收到后2小时内提出，记录人1小时内修订并重新分发。

跟踪待办事项进度

记录人在待办截止日前1天，通过即时通讯工具或邮件提醒负责人（如“*专员，明天需提交渠道A投放方案，请确认进度”）；

待办完成后，负责人需在会议记录中更新完成情况（如“已完成，详见附件”），记录人定期（如每周五）汇总待办完成率，同步给主持人。

归档与复盘

会议记录（含原始签到表、补充材料）按“年份-月份-会议主题”分类存档（如“2023-08-Q3推广推进会”），电子档存共享文件夹，纸质档交行政部归档；

对周期性会议（如周例会），每季度可组织一次复盘，分析会议效率（如“待办按时完成率是否提升”“讨论是否聚焦”），优化后续会议流程。

三、会议计划与记录模板参考

（一）会议计划表（会前筹备用）

项目

内容

会议主题

例：Q3市场推广方案落地推进会

会议时间

2023年X月X日14:00-15:00（周一）

会议地点/

公司3号会议室/腾讯会议（会议号：X–）

主持人

*总监

记录人

*专员

必邀参会人

总监（决策）