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第十章管理信息系统开发案例

管理信息系统开发示例

―××厂库存管理信息系统的分析与设计

１．问题的提出

（１)开发背景

XX厂是我国的一家老加工公司，随着改革的进一步和经济的发展,该厂的生产任务曰益繁重,从而对库存管理的规定也更加严格。在老式的手工管理时期，一个物品由进货到发货,要经过若干环节,且因为物品的规格型号繁多，加之业务人员素质较低等因素，导致物品供应效率低下，严重的影响了公司的正常生产。同时因为库房与管理部门之间的信息交流困难，导致库存严重积压,极大的影响了公司的资金周转速度，此外也使得物资管理、数据汇总成为了一大难题。

当今该厂的竞争压力越来越大，公司要想生存,就必须在各个方面加强管理,并规定公司有更高的信息化集成，可以对公司的整体资源进行集成管理。当代公司都意识到,公司的竞争是综合实力的竞争，规定公司有更强的资金实力,更快的市场响应速度。这就规定公司各部门之间统一计划,协调生产环节,汇总信息，调配集团内部资源，实现既要独立,又要统一的资源共享管理。随着信息技术的发展，该厂为了提高库存周转率,加快资金周转速度，决定开发“库存管理信息系统”。

（2)项目目标

充分运用既有的设备,采取VB6.０作为开发工具，运用ACＣESS数据库建立一个高效、准确、操作以便，具备专业的查询、更新及记录功效的微机管理信息系统,以满足工作人员进行综合的、含糊的查询及更新规定,从而更加以便的管理库存物品。该系统的开发与建立会极大限度提高管理人员、工作人员的工作效率。

2．对既有系统进行需求调查

需求调查是信息系统分析与设计的基础。要开发并实施一个完整的信息系统,必须一方面了了解用户的需求，并形成系统需求阐明书。在此基础上才能进行系统分析、系统设计和程序编码等工作。该厂在需求调查过程中发放了8种不一样种类的调查表,规定相关人员对其进行逐条逐项的填写，从而对其现行系统的业务流程进行了具体的调查。

（１)现行系统业务流程

经过大量的调查，我们了解到当前该厂的业务流程如下：各车间向商品供应部门提出对某种商品的需求计划,仓库将相应的商品发放給各车间，通常要经过计划、库房管理等流程。各业务流程图如图1所表达。

采购单

采购单

需求计划单

库管员

订货单

采购员

车间

供应商

采购员

提货告知单

入库单

库管员

领料单

车间

库存台账

记录报表

图1业务流程图

(2）现行系统存在的问题

因为采取的是手工管理，账目繁多，加之几种仓库之间距离较远,库管员、计划员和关于领导相互之间的信息交流困难,使得物资供应效率低下，影响生产。同时每个月的月末报表会花费大量的人力，且因为手工解决容易导致失误，从而影响了数据的效率和准确率,导致了无须要的损失。所以，该厂必须建立相应的库存管理信息系统,使其能依照市场情况,及时合理地采购所需商品,同时又能科学地对商品进行管理,统筹安排人力、物力、财力,有效地改善当前管理的混乱情况。

库存管理是公司管理的重要构成部分。在公司生产经营活动中,库存管理既必须保证生产车间对原材料、零部件需求,又直接影响采购、销售部门的购、销活动。为盘活公司流动资金,加快资金周转,在保障供应的前提下,最大限度地降低商品的库存量,节约公司流动资金的占用，直接影响着公司的经营效益。依照对该厂的库存管理情况所作的调查和参考关于资料,发现现在该厂在库存管理方面存在着如下问题:?

①不能及时取得库存信息

在公司运作过程中,管理人员必须获知各种商品当前的库存量,在库存数量小于商品的最低库存限度的时候,向供应商进行订货；在库存数量不小于商品的最高库存限度的时候,即商品积压的时候,应该停顿商品的进货活动。但在实际操作中，因为商品的种类多、数量大，需要进行仔细地核算,这不仅费时，而且易犯错,从而影响公司迅速有效地运转。

②库存信息不够准确

仓库管理员依照各种入库单、需求计划单和领料单进行商品的入库、出库操作后，要随时修改商品的库存信息和出库、入库信息，以便反映库存情况。工作中的重要问题是:因为商品种类多、数量大、出库入库操作频繁等因素,导致库存记录和实际库存量通常达不到严格一致,因而需要经过盘点来纠正差错,这既耽搁时间,又增加了工作量。

③无法及时了解车间对库存商品的需求情况

在需求计划单下达后,因为库存商品与车间的关系复杂，依照送料员的个人经验給各车间分派车间所需商品时，常缺少入库、出库信息和相关信息,经常出现车间缺少该商品的时候才知道该产品需要情况，此时假如库存量局限性，将会导致车间的停产。无法及时了解车间对库存商品的需求情况会使公司的生产和销售环节发生混乱,使公司无法正常的运作。

市场需求曰益多样化和个性化,产品更新换代的周期越来越短,这就规定公司必须变化库存管理现状,以适应时代的规定。

(３）公司库存管理系统的特点

因