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校园综合办公室业务流程规范

一、概述

校园综合办公室作为学校日常管理的中枢部门，承担着多项关键业务职能。为确保工作高效、有序、规范，特制定本业务流程规范。本规范旨在明确各岗位职责、优化操作流程、提升服务效率，并作为新员工培训及日常工作的参考依据。

二、核心业务流程

（一）文件管理流程

1.文件收发管理

(1)接收文件：登记文件名称、来源、日期、份数，核对无误后签字归档。

(2)发送文件：确认收件人，填写《文件派送单》，注明紧急程度，及时送达。

(3)扫描归档：重要文件需电子扫描，存入指定云盘，并标注索引关键词。

2.文件审批流程

(1)提交申请：部门提交纸质或电子版文件，附审批意见栏。

(2)分级审批：按权限层级逐级审核，一般文件由主管审批，重大事项需集体讨论。

(3)归档留存：审批通过后，原件归档至档案室，电子版同步更新至数据库。

（二）会议组织流程

1.会议筹备

(1)确定议题：收集各部门需求，明确会议主题及目标。

(2)邀请参会：提前3日发送会议通知，注明时间、地点、议程。

(3)物资准备：预订会议室，调试设备（投影仪、麦克风等），准备签到表。

2.会议执行

(1)签到管理：核对参会人员，记录缺席情况。

(2)议题推进：按议程逐项讨论，指定专人记录决议。

(3)会后整理：整理会议纪要，发送至参会人员，并归档备查。

（三）行政事务管理

1.日常接待

(1)热情引导：访客进入后，询问事由并通报相关部门。

(2)档案查询：提供文件复印、扫描服务，需经授权方可调取敏感信息。

(3)留言登记：临时需求记录在《访客留言簿》，及时转达对应部门。

2.固定资产管理

(1)账目核对：每月盘点办公设备（如电脑、打印机），与台账比对。

(2)维修申请：故障设备填写《维修申请单》，联系供应商或内部维修人员。

(3)报废处理：闲置设备评估价值，经审批后报废或捐赠，并更新资产清单。

三、附则

1.本规范适用于校园综合办公室全体工作人员，需定期培训并考核。

2.各部门需按流程执行业务，异常情况及时上报主管。

3.办公室定期（如每季度）复盘流程效率，优化改进。

一、概述

校园综合办公室作为学校日常管理的中枢部门，承担着多项关键业务职能。为确保工作高效、有序、规范，特制定本业务流程规范。本规范旨在明确各岗位职责、优化操作流程、提升服务效率，并作为新员工培训及日常工作的参考依据。

二、核心业务流程

（一）文件管理流程

1.文件收发管理

(1)接收文件：

-工作人员每日固定时间（如上午9点、下午2点）在指定收文口接收文件。

-逐份检查文件完整性，如有破损或缺失，立即联系发件方确认。

-使用《文件接收登记表》记录，包括：文件编号、标题、发件单位/人、接收日期、页数、密级标记（如有）、签收人等字段。签收人需亲笔签名并注明当前日期和时间。

-对涉密文件进行特殊标记，双人双锁保管，并在《涉密文件交接记录》中登记。

-重要文件（如合同、报告）需拍照存档，原件按编号归档至档案柜。

(2)发送文件：

-根据文件紧急程度设定优先级：特急（需1小时内送达）、紧急（4小时内）、常规（24小时内）。

-填写《文件派送单》，注明收件部门/人、联系方式、文件内容摘要（非涉密）、送达要求（如需签收）。

-派送方式选择：内部邮件系统、行政人员直送、快递服务（需报价比较）。

-收件方签收后，派送人在《派送回执》上注明签收时间及签收人。

-每日派送结束，核对派送单与回执，未签收的需重新派送或联系确认原因。

(3)扫描归档：

-使用指定扫描仪对重要文件进行黑白或彩色扫描，分辨率不低于300dpi。

-扫描文件命名规则：年份-月份-日期_发件方_文件名称（如：2023-10-26_SchoolBoard_AnnualReport.pdf）。

-扫描件上传至学校内部云存储系统，设置访问权限（仅限授权人员）。

-关键词提取：对扫描件添加至少3个关键词（如“预算”、“会议”、“设备”），便于检索。

-建立电子档案索引表，链接扫描件与纸质档编号。

2.文件审批流程

(1)提交申请：

-部门使用《文件审批单》填写，包含：事由、拟呈报人、拟呈报日期、建议意见、附件清单。

-一般性文件（如通知、公告）需部门负责人签字；重要文件（如采购申请、预算调整）需经财务、使用部门会签。

-电子审批系统使用：上传审批单至系统，按流程发起审批，各环节审批人限时（如2个工作日）处理。

(2)分级审批：

-一级审批（主管/副主任）：审核文件合规性、完整性。

-二级审批（主任）：确认业务合理性、资源需求。

-三级审批（校长/副校长）：重大事项决策，如超过10万元预算支出需校长审批。

-审批意见需明确：批准、驳回（注明原因