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行业通用费用报销模板指南

一、适用场景与核心价值

本模板适用于各类企业、事业单位及社会组织员工的日常费用报销场景，涵盖因公出差、业务招待、办公采购、交通通讯、市场推广等常见费用类型。通过标准化报销流程，可帮助企业规范费用管理、提高报销效率、保证财务合规，同时减少员工因报销流程不熟悉导致的反复修改，实现员工与财务部门的双向减负。

二、报销全流程操作指南

（一）报销前准备：整理合规附件

在提交报销申请前，需根据费用类型准备完整、合规的原始凭证，保证附件与报销内容一一对应：

差旅费：需提供往返交通票据（如机票、火车票、汽车票，注明行程起止点及日期）、住宿发票（需含房费、住宿日期及酒店名称）、会议/培训通知（若有）、出差审批单（需提前经部门负责人签字确认）。

业务招待费：需提供消费发票（注明招待对象、用餐时间及地点）、招待事由说明（如“接待客户洽谈合作”），必要时附参会人员名单。

办公费/采购费：需提供增值税发票（需注明商品明细、数量、单价及公司税号）、采购申请单（大额采购需提前审批）、验收单（由使用部门签字确认）。

交通/通讯费：需提供合规票据（如出租车发票、公交卡充值发票、话费发票），注明出行日期/月份及用途。

注意：所有附件需为原件（特殊情况可提交复印件，但需注明“与原件一致”并加盖部门公章），发票抬头需为公司全称，税号准确无误，无涂改、破损。

（二）填写报销单：保证信息完整准确

打开“标准费用报销单”（模板见第三部分），按以下要求逐项填写，避免遗漏或错误：

基础信息栏：

报销人姓名：填写本人全名（用号代替，如“三”）；

所属部门：填写所在部门全称（如“市场部”“研发中心”）；

报销日期：填写提交报销单的日期；

报销周期：如为阶段性报销（如差旅费），需填写费用发生的起止日期（如“2024年X月X日-2024年X月X日”）。

费用明细栏：

按费用类型分行填写，每行对应一张原始凭证或一类费用；

费用类型：下拉选择或手动填写（如“差旅费”“业务招待费”）；

发票日期：填写发票载明的开具日期；

金额：填写发票上的含税金额（小写）；

费用事由：简要说明费用用途（如“北京出差住宿费”“宴请客户餐费”）；

附件张数：填写该笔费用对应的原始凭证数量（如“发票1张，行程单1份”）。

汇总金额栏：

自动计算或手动汇总所有费用的小写金额，保证与大写金额一致（大写金额需用“零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿”等规范填写，如“人民币壹仟贰佰元整”）。

（三）逐级提交审批：遵循公司审批权限

填写完成后，根据公司规定的审批流程依次提交审批，不可越级或遗漏环节：

部门负责人审批：报销人需将报销单及附件交至直接上级（如部门经理），负责人审核费用真实性与合理性（如差旅天数是否符合规定、招待费是否超标），签字确认后提交至财务部门。

财务部门审核：财务专员核对发票合规性（如发票真伪、抬头税号、是否在报销期限内）、金额计算准确性、附件完整性，对不符合要求的报销单退回报销人修改（如发票抬头错误、附件缺失）。

分管领导审批（如需）：单笔费用超过公司规定金额（如5000元）或特殊费用（如大额采购、境外费用），需经分管领导（如总监、副总经理）审批，保证费用符合公司预算及管理制度。

（四）财务审核与反馈：跟踪报销进度

财务部门完成审核后，将反馈结果告知报销人：

审核通过：财务人员在报销单上加盖“审核通过”章，并在3-5个工作日内完成款项支付（具体以公司财务制度为准）；

审核不通过：财务人员注明退回原因（如“发票抬头错误”“附件不全”），报销人需根据意见修改后重新提交。

（五）报销到账与账务处理：确认款项到账

款项支付后，报销人可通过企业财务系统或银行到账提醒确认收款。如未按时到账，可联系财务部门查询（需提供报销单编号及提交日期）。财务部门完成账务处理后，相关凭证将作为企业财务档案留存。

三、标准费用报销单模板

费用报销单

基础信息

内容

报销人

*三

所属部门

市场部

报销日期

2024年X月X日

报销周期

2024年X月X日-2024年X月X日

费用明细

发票日期

金额（元）

费用事由

附件张数

差旅费

2024-05-10

1200.00

北京出差住宿费（3晚）

2（发票1张，行程单1份）

业务招待费

2024-05-12

800.00

宴谈客户餐费

1（发票1张）

交通费

2024-05-08

150.00

北京-高铁往返票

1（发票1张）

汇总金额

小写：￥2150.00

大写：人民币贰仟壹佰伍拾元整

审批意见

部门负责人签字：__________日期：__________

财务审核签字：__________日期：__________

分管领导签字（如需）：__________日期：__________

财务支付确认：__________日