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标准化采购流程管理工具集

一、工具集概述

本工具集旨在为企业构建规范、高效的标准化采购管理体系，通过明确流程节点、细化操作步骤、配套标准化表格，覆盖采购需求提报至归档全生命周期，助力企业实现采购流程透明化、合规化、成本可控化，适用于生产制造、服务、工程等各类企业的日常采购及专项采购场景，涉及需求部门、采购部门、财务部门、仓库、法务等多角色协同。

二、采购流程全环节操作指南

（一）需求提报：明确采购必要性与规格

操作主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

核心目标：保证采购需求真实、必要，规格参数清晰可执行。

操作步骤：

需求部门根据业务计划（如生产计划、项目进度、办公需求），填写《采购需求申请表》，详细填写以下信息：

物料/服务名称、规格型号、技术参数（如质量标准、功能要求）、需求数量、单位；

采购用途（如“生产A产品所需原材料”“办公室办公设备补充”）；

预算金额（含单价、总价）及资金来源（如“年度运营预算”“专项项目资金”）；

期望交付时间及交付地点（如“2024年X月X日前送达仓库”）；

附件（如技术图纸、样品要求、服务需求说明书等）。

需求部门负责人（*经理）审核需求合理性，重点核对“需求是否与业务匹配”“预算是否在部门额度内”，签字确认后提交至采购部门。

关键输出：《采购需求申请表》（含附件）

（二）需求审批：合规性与预算审核

操作主体：采购部门、财务部门、分管领导

核心目标：避免重复采购、超预算采购，保证需求符合公司战略。

操作步骤：

采购部门接收《采购需求申请表》后，1个工作日内完成初审，重点核查：

需求描述是否清晰（无模糊表述如“类似设备”“大概规格”）；

是否存在可替代的闲置物资（如查询仓库库存系统）；

是否属于集中采购目录内品类（如公司电脑、统一劳保用品需走集中采购流程）。

初审通过后，采购部门将申请表转至财务部门，财务专员（*会计）2个工作日内审核预算合规性：

预算金额是否与年度/季度预算匹配；

大额采购（如超过万元，具体金额根据企业规模设定）是否履行专项预算审批。

预算审核通过后，根据采购金额分级审批：

金额≤元：采购部门负责人（*总监）审批；

元＜金额≤元：分管副总（*总）审批；

金额＞元：总经理（*总）审批。

所有审批节点完成后，审批表返回采购部门，启动供应商选择流程。

关键输出：《采购需求审批表》（含各环节审批意见）

（三）供应商选择：公平公正的寻源与评估

操作主体：采购部门、需求部门、审计部门（必要时）

核心目标：选择性价比最优、资质合规的供应商，保证采购质量。

操作步骤：

采购部门根据需求类型确定采购方式：

公开招标：预算≥元或纳入/集团招标目录的项目，通过指定招标平台发布招标公告，不少于3家供应商参与投标；

询比价：元＜预算＜元，向3家及以上合格供应商发出询价单，要求提供报价单、产品资质、供货周期等，形成《询比价记录表》；

单一来源采购：仅1家供应商能满足需求（如专利产品、独家代理），需提交《单一来源采购申请表》，说明理由并经总经理审批；

紧急采购：突发需求（如生产设备故障急需备件），可简化流程，但需需求部门负责人、采购部门负责人双签确认，事后补办手续。

采购部门组织供应商评估（采用《供应商评估表》），评估维度包括：

资质文件（营业执照、相关行业许可证、ISO9001质量认证等）；

报价合理性（与市场均价对比，是否虚高）；

质保障能力（历史供货合格率、质量异议处理记录）；

交付能力（产能、物流配送方案、应急供货能力）；

服务水平（售后响应速度、技术支持团队、培训服务等）。

评估得分前2名的供应商进入候选名单，需求部门参与技术参数确认，最终确定中标/成交供应商。

关键输出：《询比价记录表》《供应商评估表》《中标通知书》（或成交通知书）

（四）合同签订：权责清晰的协议固化

操作主体：采购部门、法务部门、供应商

核心目标：明确双方权利义务，规避法律风险。

操作步骤：

采购部门根据采购结果，与供应商洽谈合同条款，使用《采购合同模板》，核心条款包括：

标的物信息（名称、规格、数量、单价、总价）；

质量标准（如“符合国家GB标准”“提供第三方检测报告”）；

交付要求（时间、地点、运输方式、风险转移节点）；

验收标准（“按技术图纸验收”“抽样比例依据ISO2859”）；

付款方式（如“预30%到货验收合格后付60%质保金10%”）；

违约责任（逾期交货每日扣款X%，质量不符无条件退换等）；

争议解决方式（“提交仲裁委员会仲裁”）。

法务部门（或外聘律师）审核合同条款，重点核查法律风险、违约条款合理性，提出修改意见；

采购部门与供应商最终确认合同文本，双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章，合同生效。

关键输出：《采购合同》（正本2份，双方各执1份；副本采购部门归档）

（五）订单执行：动态跟踪与过程管控