新员工采购培训.pptxVIP

演讲人：

日期:

新员工采购培训

目录

CATALOGUE

01

采购基础概述

02

采购流程详解

03

采购工具与系统操作

04

合规与风险管理

05

供应商管理技巧

06

培训总结与应用

PART

01

采购基础概述

采购定义与核心原则

采购的定义

采购是指企业为满足生产和经营需求，以合理的价格从供应商处获取商品或服务的过程，涵盖需求识别、供应商选择、合同签订、订单执行及付款等环节。

01

成本效益原则

采购需在保证质量的前提下，通过比价、谈判、批量采购等方式降低成本，实现企业资源的最优配置。

合规性与透明度

所有采购活动必须符合法律法规及公司内部制度，确保流程公开透明，避免利益冲突和腐败行为。

供应商关系管理

建立长期稳定的供应商合作关系，通过绩效评估和动态管理优化供应链，提升采购效率与可靠性。

02

03

04

公司采购政策简介

集中采购制度

公司实行集中采购管理，由采购部门统一负责大宗物资和服务的采购，以增强议价能力并降低分散采购的风险。

02

04

03

01

审批权限分级

根据采购金额划分审批层级，小额采购由部门负责人审批，大额采购需提交至财务总监或总经理终审。

绿色采购要求

优先选择环保、节能的供应商和产品，符合国家可持续发展政策及公司社会责任目标。

反贿赂条款

严禁员工接受供应商礼品、宴请或其他利益输送，违者将按公司纪律条例严肃处理。

关键术语与缩略语解析

招标邀请书，用于向潜在供应商详细说明采购需求，要求其提交包含技术方案和报价的正式投标文件。

采购订单，是企业向供应商发出的具有法律效力的书面文件，明确商品数量、价格、交付时间等条款。

从下单到货物交付的全过程时间，包括生产、运输及清关等环节，需在采购计划中预留缓冲期以应对延误风险。

最小起订量，供应商要求的最低采购数量，可能影响成本核算和库存管理策略。

RFP（RequestforProposal）

PO（PurchaseOrder）

LeadTime（交付周期）

MOQ（MinimumOrderQuantity）

PART

02

采购流程详解

需求识别与确认步骤

需求分析与优先级排序

通过跨部门沟通明确采购需求，区分紧急与非紧急需求，结合预算限制制定采购计划，确保资源合理分配。

技术规格与质量标准确认

与使用部门协作细化产品参数（如材质、尺寸、性能指标），避免因标准模糊导致后续验收纠纷。

需求文档规范化

编制包含需求描述、数量、交付时间等要素的采购申请单，需经部门负责人签字审批后进入下一流程。

采用价格（30%）、交货周期（25%）、质量（30%）、服务（15%）加权评分法，量化评估供应商竞争力。

综合评估模型应用

对重点供应商进行实地考察（生产环境、质量管理体系），并要求提供样品进行第三方检测验证。

现场审核与样品测试

基于行业资质、历史合作记录、产能等维度建立合格供应商名单，剔除存在法律纠纷或质量问题的企业。

供应商数据库建立与初筛

供应商筛选与评估方法

订单处理与交付跟踪

合同条款风险管控

到货验收与异常处理

物流状态实时监控

明确违约责任、验收标准、付款节点等条款，法务审核后生成正式采购订单（PO），双方盖章确认生效。

通过ERP系统对接供应商发货数据，更新运输轨迹，预警延迟风险并提前协调备用方案。

按合同要求抽检或全检货物，记录不合格品并启动退货/索赔流程，同步更新供应商绩效档案。

PART

03

采购工具与系统操作

采购订单创建与管理

库存与需求分析

ERP系统支持采购订单的创建、审批、跟踪和关闭，新员工需掌握如何根据需求生成采购订单，并实时监控订单状态，确保供应商按时交货。

通过ERP系统的库存管理模块，采购人员可实时查看库存水平、安全库存阈值及物料需求预测，从而制定合理的采购计划，避免库存积压或短缺。

ERP系统基本功能使用

供应商信息管理

ERP系统提供供应商资质审核、绩效评估及合同管理功能，新员工需学习如何维护供应商基础数据，确保采购流程合规且高效。

报表与数据分析

系统内置采购成本分析、交货准时率等报表工具，新员工需熟练生成并解读报表，为采购决策提供数据支持。

学习使用采购软件的电子签名功能，完成合同在线起草、审批及签署，确保采购流程合法且可追溯。

电子合同签署流程

根据采购金额或物料类型，系统可自动触发不同层级的审批流程，新员工需了解如何配置规则并跟踪审批进度。

自动化审批设置

01

02

03

04

采购软件支持多供应商询价，新员工需掌握如何通过系统发送询价单、接收报价并自动比价，筛选出最优供应商方案。

询价与比价功能

软件可对交货延迟、价格波动等异常情况发出预警，新员工需熟悉预警机制及应对措施，及时协调供应商解决问题。

异常预警与处理

采购软件操作指南

数据录入与维护规范

物料编码与分类规则

严格遵循公司统一的物