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采购管理审批流程标准化工具

一、工具概述

本工具旨在规范企业采购活动的全流程审批，明确各环节责任主体与操作要求，通过标准化流程提升采购效率、控制采购成本、降低合规风险，适用于各类企业的日常采购管理场景，包括但不限于生产物料采购、办公用品采购、服务采购等。

二、适用范围与应用场景

（一）适用主体

本工具适用于企业内部所有涉及采购需求的部门（如生产部、行政部、市场部等）及采购管理部门、财务部门、高层审批岗位。

（二）典型应用场景

常规采购场景：部门因日常运营或项目需要采购非紧急、预算内的物料或服务（如办公用品、原材料等）。

紧急采购场景：因生产突发状况、市场供应短缺等需快速响应的采购需求（如急需的备品备件）。

大额采购场景：单次采购金额超过企业规定阈值（如10万元以上）或涉及重要设备/服务的采购。

跨部门协同场景：需多个部门（如需求部门、采购部、财务部、法务部）共同参与的复杂采购项目。

三、标准化操作流程详解

（一）第一步：采购需求发起与提报

责任主体：需求部门申请人（如部门专员或部门负责人）

操作说明：

需求部门根据实际业务需求（如生产计划、办公消耗、项目执行等），填写《采购申请表》（模板见第四章），明确以下核心信息：

采购物品/服务的名称、规格型号、数量、技术参数、用途；

预估单价、总价及预算科目；

期望交付时间、供应商偏好（如有）；

紧急程度（一般/紧急）。

需求部门负责人对申请内容的真实性、必要性及预算合理性进行审核，签字确认后提交至采购管理部门。

输出成果：《采购申请表》（部门负责人签字版）

（二）第二步：采购需求审核与预算确认

责任主体：采购管理部门、财务部门

操作说明：

采购管理部门审核：

核对采购申请的完整性（如规格型号、数量是否清晰）；

评估采购需求的合理性（如是否可替代、是否重复采购）；

查询历史采购数据，提供同类物资的参考价格及供应商信息。

审核通过后，流转至财务部门；若审核不通过，注明原因并退回需求部门修改。

财务部门预算审核：

核对采购申请金额是否在部门年度/季度预算范围内；

检查预算科目使用是否正确；

对超预算采购，需求部门需提交《预算调整申请表》，经财务负责人及分管高层审批后，方可继续流程。

输出成果：审核通过的《采购申请表》（采购部、财务部签字版）

（三）第三步：供应商选择与商务洽谈

责任主体：采购管理部门、需求部门（必要时）

操作说明：

供应商寻源：

采购部通过企业合格供应商库、公开招标、询价比价（至少3家供应商）等方式筛选供应商；

对新供应商，需进行资质审核（如营业执照、相关行业资质、生产/经营许可等），保证其符合企业采购要求。

商务洽谈与定价：

采购部与供应商洽谈价格、交付周期、付款方式、售后服务等条款；

大额或重要采购需需求部门参与技术参数确认，保证采购物资/服务满足使用要求。

形成采购方案：

拟定《采购方案》，明确供应商信息、最终报价、关键商务条款，提交至下一审批环节。

输出成果：《采购方案》（含供应商报价单、资质证明材料）

（四）第四步：采购审批与订单下达

责任主体：按企业权限矩阵划分的审批人（如部门总监、分管副总、总经理、董事会等）

操作说明：

分级审批：

根据采购金额、采购类型及企业授权体系，逐级提交审批（示例权限矩阵见下表）：

采购金额（元）

审批人

以下5,000

需求部门负责人

5,000-50,000

需求部门负责人+采购部经理

50,000-200,000

需求部门负责人+采购部经理+分管副总

200,000以上

需求部门负责人+采购部经理+分管副总+总经理

审批人需重点审核采购必要性、预算合规性、供应商选择合理性及商务条款风险。

下达采购订单：

审批通过后，采购部根据《采购方案》制作《采购订单》，经采购经理签字后加盖公章送达供应商；

同时将《采购订单》抄送需求部门、财务部备案。

输出成果：审批通过的《采购方案》、《采购订单》（供应商盖章版）

（五）第五步：订单执行与交付验收

责任主体：供应商、采购管理部门、需求部门、仓储部门（如涉及）

操作说明：

订单跟踪：

采购部定期与供应商沟通，确认生产/备货进度，保证按约定时间交付；

若遇延迟风险，及时协调供应商调整计划或启动备选方案，并通知需求部门。

物资/服务交付：

供应商按《采购订单》约定交付，附送货单、合格证等资料；

需求部门与仓储部门共同对物资进行验收：

核对数量、规格型号是否与订单一致；

检查外观、质量、技术参数是否符合要求；

服务类采购需确认服务内容、完成标准是否达标。

验收确认：

验收合格，需求部门及仓储部门在《采购验收单》上签字确认；

验收不合格，注明问题原因，由采购部联系供应商退换货或处理，直至合格为止。

输出成果：《采购验收单》（需求部门、仓储部门签字版）

（六）第六步：付款申请与财务结算

责任主体：采购管理部