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采购制度的规划

1.对采购功能之体认

2.优秀采购人员应具有之条件

3.采购部门之组织与地位

4.采购制度与授权

5.采购作业之流程与窗体

6.采购计划与预算之编订

采购制度之规划

1.对采购功能之体认

『买』、『卖』是公司的重要活动，但公司界与学术界以往重卖轻买的现象却相称普遍，偏颇的心态十分严重。而采购的角色，始终隐藏在生产管理或物料管理的范畴中，无法特立凸显其重要性。采购是公司活动中最重要的功能之一，特别是一般公司购料支出约占制导致本55%以上；因此采购管理是否良好，对公司的存续与发展有举足轻重的直接影响。采购之范围，不仅涉及有形的物体，例如原、副料、机具设备、事务用品等；也涉及无形的劳务，例如技术、服务等。在现今竞争剧烈的全球化环境下，公司可借着减少成本而达成立稳利基、增长顾客价值的目的。已有越来越多的公司重视采购和资源管理，良好的采购和资源管理可减少成本，并提高质量与技术。

2.优秀采购人员应具有之条件

要完毕采购重任，采购人员必须具有种种特质要件。采购人员必须具有之特质要件如下：

（1）为人正直、诚正清廉。

（2）值得信赖。

（3）态度积极。

（4）勤勉成性。

（5）富协调性，乐于和别人沟通。

（6）应变能力强，富弹性。

（7）学习能力高。

（8）处事周密。

此外，经验的累积亦是重要的因素之一。

3.采购部门之组织与地位

一般经营体系涉及营销、生产、会计、人事、物料、采购等功能。各功能互相连结而形成经营体系，而采购体系是整体体系中之不可或缺之一部分。所谓的管理体系，乃指为了遂行体系而进行实际的管理工作，其概要如下：

（1）为追求有效的管理，必须透过组织来进行管理的工作，于是在创业时就是要规划公司的组织。之后则视必要加以改善、变更。

（2）管理工作事先要有计划。计划涉及长程、短程计划及预算等等。各部门的计划涉及从销售、生产、财务、人事及物料采购计划等。

（3）有了计划后，为了要达成计划，必须对各种作业的执行加以控制，保证计划能依循而为。

这种组织的设立、计划、执行、考核构成了管理循环。而采购方针与采购计划的拟定，是依据前面所阐述的观念，兹将采购管理的体系说明如下：

采购方针的设定方式

采购人员对外部而言，乃代表公司进行采购工作；而对公司内部而言，富有与有关部门密切配合以顺利获得所需物料之重责。采购方针应列入公司整体性方针中，其重要性可见一斑。采购方针可分为一般性基本方针与个别性执行方针，一般性基本方针是针对采购计划与采购活动而设定，通常涵盖下列范围：

（1）公司原料之自制与外购。

（2）物料的采购与库存。

（3）长期契约与短期契约的签订。

（4）供货商的选择与评估。

（5）上下游互相采购情形。

（6）总公司采购与分公司采购。

（7）采购部门与其相关部门。

（8）采购作业与个人之关系。

（9）采购人员的业务解决。

（10）采购伦理的问题。

采购计划之内容

所谓采购计划就是对种种采购活动于事先就决定其解决的方法，并依循此方法，完毕整个采购任务。因此采购计划的内容，涉及下列各项计划：

（1）采购品的市场调查。如采购品的市场变动，情信息报收集，景气变动的预测等。

（2）合力厂商的调查与选择。调查并选择优良的供货商或合力商以保证物料的供应。

（3）采购品的质量计划，进厂计划（交期计划），供货商计划等等。

（4）采购的技术开发，如采购工程，工业工程，价值分析，系统工程等。

几乎所有的制造业公司，都有采购部门。但是在那些公司里，采购的功能性并不被重视。以下简述数项公司重视采购功能限度之影响因素。

1.历史性：

公司历史或许对于采购功能在公司的位置有最重要的影响力。在较早成立的公司，公司往往都对采购建立一套制式的程序。例如集中采购或分散采购。集中采购是指整个公司公司（包含母子公司、海外单位等），在采购时，是统合起来采购。集中采购和分散采购业界非常盛行。在一家没有分公司的公司，就无集中采购与分散采购的名辞。当一家公司有许多单位分散各地时，集中采购与分散采购之运用极为重要。大宗且共同的物料，由总公司集中采购，由于数量大，又有专职人员负责，可使采购技术与情报较先进与灵通。且因采购数量大，可争取较大价格折扣，并与供货商建立较良好关系。然而在零星、紧急、特殊、供应生产设备使用的小额采购时，重点在短期灵活调度，则以分散采购较为适当。集中采购的优点乃藉由大量购买，获得价格上优势。可是却有一缺陷，就是当大量购买时，事实上也就代表了订单解决流程较缺少弹性，无法及时订购。这会减少当有生产需求时的响应速度。然而由于科技的进步，除了使公司可先行评估出正常的需求外，也有机制使得有特殊需求时，可直接和供货商接