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文件传递保密规定

一、概述

文件传递保密规定旨在规范组织内部及外部文件流转过程中的保密管理，确保敏感信息不被泄露、滥用或遗失。本规定适用于所有涉及保密文件的创建、存储、传递、使用和销毁等环节，旨在通过明确流程和责任，提升保密防护能力。

二、文件分类与标识

（一）文件分类

1.**绝密文件**：涉及核心商业秘密、核心技术数据，一旦泄露可能对组织造成重大损害。

2.**机密文件**：包含重要业务信息、关键项目数据，泄露可能导致较严重后果。

3.**秘密文件**：涉及一般性敏感信息，泄露可能对组织产生一定影响。

4.**内部文件**：非敏感信息，但需在组织内部管理。

（二）文件标识

1.在文件标题或首页显著位置标注密级（如“绝密”“机密”），并注明文件编号。

2.对电子文件，通过加密或权限设置强化标识。

三、文件传递流程

（一）内部传递

1.**审批流程**：

(1)传递部门填写《文件传递申请表》，注明密级、接收人及事由。

(2)部门主管审核，密级高于秘密文件需报上级领导批准。

2.**传递方式**：

(1)纸质文件通过机要交换或专人递送，禁止复印后随意传递。

(2)电子文件通过加密邮件或内部安全平台传输，需验证接收人身份。

3.**记录管理**：

(1)传递双方签字确认，纸质文件存档于传递登记簿。

(2)电子文件传输需记录时间、IP地址及操作人。

（二）外部传递

1.**评估风险**：

(1)接收方需具备相应保密资质，必要时签署保密协议。

(2)禁止向无保密条件的第三方传递。

2.**安全措施**：

(1)纸质文件通过机要部门邮寄或专人护送。

(2)电子文件需采用强加密算法（如AES-256），并设置动态验证码。

3.**事后确认**：

(1)确认接收方已妥善保管，并记录联系方式。

(2)对重要文件进行定期回访，核实信息使用情况。

四、使用与存储管理

（一）使用规范

1.**授权原则**：仅授权人员可接触保密文件，多人使用需登记。

2.**禁止行为**：

(1)禁止拍照、复印、截屏敏感内容。

(2)禁止在公共网络处理保密文件。

（二）存储要求

1.**物理存储**：

(1)纸质文件存放在带锁的保密柜，密级越高存放越严格。

(2)电子文件存储在加密硬盘或专用服务器，定期备份。

2.**销毁管理**：

(1)纸质文件通过碎纸机粉碎销毁，确保无法复原。

(2)电子文件需彻底删除，并记录销毁时间。

五、违规处理

（一）责任界定

1.明确各级人员的保密责任，违反规定者按制度处罚。

2.出现泄密事件时，需立即启动应急预案，追查责任链条。

（二）整改措施

1.对违规人员进行保密培训，强化意识。

2.定期开展保密检查，对薄弱环节进行专项整改。

六、附则

本规定自发布之日起生效，解释权归组织保密委员会所有。各部门需根据本规定制定细化操作指南，并定期更新。

一、概述

文件传递保密规定旨在规范组织内部及外部文件流转过程中的保密管理，确保敏感信息不被泄露、滥用或遗失。本规定适用于所有涉及保密文件的创建、存储、传递、使用和销毁等环节，旨在通过明确流程和责任，提升保密防护能力。

二、文件分类与标识

（一）文件分类

1.**绝密文件**：涉及核心商业秘密、核心技术数据，一旦泄露可能对组织造成重大损害。

(1)具体内容包括：未公开的财务预测、核心算法设计文档、客户名单及合同细节、重大研发成果等。

2.**机密文件**：包含重要业务信息、关键项目数据，泄露可能导致较严重后果。

(1)具体内容包括：部门年度预算、重要客户关系策略、项目进度表及风险点、供应链关键节点信息等。

3.**秘密文件**：涉及一般性敏感信息，泄露可能对组织产生一定影响。

(1)具体内容包括：一般性客户反馈汇总、内部培训材料、非核心项目数据、员工绩效考核初稿等。

4.**内部文件**：非敏感信息，但需在组织内部管理。

(1)具体内容包括：会议纪要、通知公告、行政流程表、部门通讯录等。

（二）文件标识

1.在文件标题或首页显著位置标注密级（如“绝密”“机密”），并注明文件编号。

(1)标识格式示例：“绝密-2023-XX-001”。

2.对电子文件，通过加密或权限设置强化标识。

(1)具体操作：使用组织统一配置的加密软件（如PGP、BitLocker）对文件进行加密，并在共享平台（如SharePoint）中设置基于密级的访问权限（如绝密文件仅允许部门主管及项目负责人访问）。

三、文件传递流程

（一）内部传递

1.**审批流程**：

(1)传递部门填写《文件传递申请表》，注明密级、接收人及事由。

(a)申请表需包含以下内容：

-传递人姓名及职位

-接收人姓名及职位

-文件密级及编号

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