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跨部门协作沟通工具团队会议记录通用模板
一、适用工作场景
项目启动会：明确项目目标、分工、时间节点及跨部门协作机制；
阶段性复盘会：同步项目进展、分析问题、调整策略，保证各部门目标对齐；
问题协调会：针对跨部门流程卡点、资源冲突或职责模糊等问题，协商解决方案；
资源对接会：协调人力、预算、技术等跨部门资源，保障工作高效推进；
决策评审会：对跨部门事项进行集体决策，明确责任主体与执行路径。
二、会议记录全流程操作指引
（一）会前准备：明确目标，夯实基础
确认会议核心目标
组织人（如项目经理、部门负责人）需提前明确会议需解决的核心问题（如“确定产品上线前各部门测试资源”“解决客户投诉处理流程中的部门推诿问题”），避免议题发散。
目标需具体、可衡量，例如“明确市场部与技术部在需求变更时的响应时效”而非“加强部门沟通”。
确定参会人员与分工
邀请与议题直接相关的部门负责人及执行人（如涉及技术开发需技术部接口人、涉及设计需设计部接口人等），避免无关人员参会导致效率低下。
提前指定记录人（建议由非主导讨论的人员担任，保证专注记录），明确记录要求：重点记录“讨论结论”“行动项”“负责人”“时间节点”。
提前分发会议材料
组织人需提前1-2个工作日将会议议程、背景资料、待讨论问题清单等材料发送至参会人，保证各方提前熟悉内容，会上高效聚焦。
材料命名需规范，例如“项目启动会议程“客户投诉问题数据汇总_设计部”。
（二）会中记录：聚焦核心，抓取关键
记录会议基本信息
按模板表格填写会议名称、时间、地点（线上会议需注明平台及）、主持人、记录人、参会部门及人员（姓名用代替，如“市场部-张”“技术部-李*”）。
按议程顺序记录讨论内容
逐项记录议题下的讨论要点，避免逐字逐语记录，重点关注“不同部门意见分歧”“共识点”“未达成一致的问题”。
示例：议题“需求变更流程优化”，记录“市场部-张：建议需求变更需提前3天提交书面申请，明确变更影响范围；技术部-李：同意书面申请，但需增加优先级评估环节（由产品部牵头）”。
提炼决议事项与行动项
对讨论达成的共识，明确记录“决议内容”（如“确定需求变更流程为：提交申请→产品部评估优先级→技术部确认工期→市场部反馈客户”）。
对未解决的问题，记录“待办事项”“负责人”“完成时间”，例如“待办：梳理现有需求变更案例，形成优先级评估标准；负责人：产品部-王*；完成时间：2023年11月5日”。
（三）会后整理：核对分发，跟进落实
记录人核对与完善
会议结束后2个工作日内，记录人需根据会议录音（需提前征得参会人同意）、笔记及参会人反馈，补充完善记录，保证信息准确、无遗漏。
重点核对“行动项”的负责人、时间节点是否明确，避免出现“尽快”“尽快完成”等模糊表述。
分发与归档
将最终版会议记录通过协作工具（如企业钉钉）发送至所有参会人抄送相关领导，并标注“请确认收到，如有异议请在1个工作日内反馈”。
归档至公司共享文件夹（如“跨部门会议记录/2023年10月”），命名规则为“会议名称_日期_记录人”，例如“项目启动会记录赵*”。
跟进行动项落实
记录人或会议组织人需在行动项截止时间前1天提醒负责人，并在完成后更新记录状态（如“已完成”“进行中”“延期”）。
对未按时完成的行动项，及时组织沟通，分析原因并调整计划。
三、标准化会议记录模板
会议基本信息
会议名称
会议时间
年月日时分
会议地点/平台
线下/线上（平台：______，：______）
主持人
记录人
参会部门及人员
市场部：张、王；技术部：李、刘；产品部：陈；财务部：杨
会议议程
1.项目当前进展同步（技术部）；2.市场部反馈客户需求变更问题；3.协调测试资源（设计部/技术部）；4.下阶段工作计划确认
议题讨论详情
议题1：项目当前进展同步（技术部）
讨论内容
技术部-李：前端开发已完成80%，后端接口调试进度滞后，主要因第三方数据对接文档延迟提供（市场部负责）；技术部-刘：测试环境已搭建完成，需设计部在10月30日前提供UI界面终稿。
关键意见
市场部-张：第三方文档预计10月28日提供，将优先协调技术部需求；设计部-陈：UI终稿可提前至10月29日提交，但需技术部确认交互细节。
议题2：市场部反馈客户需求变更问题
讨论内容
市场部-王：本周收到3个客户紧急需求变更（涉及功能模块调整），技术部响应时效未达客户预期（平均48小时，客户要求24小时）；技术部-李：需求变更未提前评估，导致开发资源紧张。
关键意见
产品部-陈*：需建立需求变更优先级评估机制，紧急需求需由产品部、技术部、市场部联合评审后确认开发可行性。
决议事项与行动项
序号
决议内容/待办事项
负责人
完成时间
所需支持/备注
1
确立需求变更流程：
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