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采购需求审批与供应商管理工具模板

一、模板适用范围与核心目标

本模板适用于各类企业（含生产型、服务型、贸易型企业）的日常采购活动管理，聚焦采购需求审批全流程规范与供应商全生命周期管理。核心目标包括：明确采购需求发起、审核、执行的权责边界；建立供应商准入、评估、淘汰的标准化机制；提升采购效率，降低合规风险，优化采购成本，保证采购活动与企业战略目标一致。

二、采购需求审批操作流程

采购需求审批需遵循“需求合理、预算可控、流程规范”原则，具体操作步骤

步骤1：采购需求发起

操作主体：需求部门（如生产部、行政部、市场部等）

需求部门根据业务需求（如生产物料补充、办公用品采购、项目服务等），填写《采购需求申请表》（详见模板表格1），明确以下信息：

①需求名称（如“2024年Q3生产部A物料采购”）；

②需求明细（品名、规格型号、技术参数、数量、预估单价、总价）；

③需求背景与紧急程度（如“生产计划急需，常规采购”或“新项目启动，需定制化采购”）；

④预算来源（如“年度预算-生产物料费”“专项预算-研发项目”）；

⑤期望交付时间。

需求部门负责人（如*经理）对需求的必要性、合理性进行初审，签字确认后提交至采购部。

步骤2：采购部需求复核

操作主体：采购部专员

采购部收到需求后，1个工作日内完成复核，重点审核：

①需求明细是否清晰（规格、参数是否明确，避免模糊描述）；

②预估总价是否符合市场公允价（可通过历史采购数据、询价初步判断）；

③预算来源是否合规（是否在部门预算范围内，有无超预算情况）；

④紧急需求是否合理（避免“紧急”为名规避正常流程）。

复核通过：进入下一步审批流程；复核不通过：退回需求部门补充说明或调整需求，注明退回原因（如“规格不明确，需补充技术参数”“预估价偏离市场，需重新询价”）。

步骤3：财务部预算与价格审核

操作主体：财务部专员

财务部在1个工作日内完成审核，重点确认：

①预算额度是否充足（需求总价是否≤剩余可用预算）；

②价格构成是否合理（物料/服务成本是否与预算标准匹配，大额采购需提供至少3家供应商初步报价对比）；

③付款方式是否符合企业财务制度（如“预付款比例≤30%”“账期≤60天”）。

审核通过：签署意见后转交对应层级管理层；审核不通过：说明原因（如“预算不足，需申请追加预算”“价格虚高，需重新议价”），反馈至需求部门或采购部。

步骤4：管理层审批（分级授权）

操作主体：根据采购金额分级审批（示例）

采购金额（人民币）

审批层级

≤5,000元

部门经理（如*经理）

5,001-50,000元

分管副总（如*副总）

＞50,000元

总经理（如*总经理）

管理层根据需求重要性、预算合理性、战略匹配度进行审批，重点关注：

①大额/关键采购是否对企业经营有重大影响；

②是否存在更优替代方案（如内部调配、租赁等）；

③供应商选择是否符合企业供应商管理政策。

审批通过：在《采购需求申请表》签字确认，采购部启动采购执行；审批不通过：注明原因（如“非必要采购，暂缓执行”“需提供供应商资质证明”），流程终止。

步骤5：审批结果反馈与执行

操作主体：采购部

采购部在收到最终审批结果后1个工作日内，将结果反馈至需求部门（通过OA系统、邮件或书面通知）；

审批通过的，采购部根据需求性质（如标准品/非标品）选择采购方式（招标、询价、单一来源等），同步在《供应商管理台账》中记录采购需求关联信息；

需求部门需配合采购部完成后续对接（如提供技术参数、参与供应商考察等）。

三、供应商管理操作规范

供应商管理遵循“准入从严、评估从实、动态调整”原则，涵盖准入、评估、维护三大环节：

（一）供应商准入管理

适用场景：新增供应商合作、首次合作供应商资质审核。

操作流程：

供应商申请：潜在供应商提交《供应商申请表》（详见模板表格2），附以下资质文件（复印件加盖公章）：

①营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）；

②特殊行业资质（如食品行业需《食品生产许可证》，建筑行业需《建筑业企业资质证书》）；

③产品/服务认证（如ISO9001质量体系认证、环境认证等）；

④过往合作案例（合同关键页、客户评价等）。

资质初审：采购部在3个工作日内审核资质文件完整性、有效性，排除以下情况：

①资质过期或未年检；

②与本企业业务范围不符；

③存在严重失信记录（如被列入经营异常名录、严重违法失信企业名单）。

现场考察（非必需，关键供应商/大额采购必做）：

考察小组由采购部、需求部、质量部人员组成（如经理、主管、*工程师），重点考察：

①生产/经营场所规模、设备能力；

②质量管控体系（如检验流程、不合格品处理机制）；

③交付能力（产能、库存、物流合作方）；

④售后服务团队与响应机制。

形成《供应商现场考察