行政文件归档管理模板文件分类与存储策略版.docVIP

行政文件归档管理模板文件分类与存储策略版

一、适用范围与核心目标

本模板适用于企业、事业单位、机关等各类组织的行政管理部门，旨在通过系统化的文件分类与存储策略，实现行政文件的规范管理、高效检索及安全保存。核心目标包括：统一文件分类标准，避免归档混乱；明确存储规则，降低文件丢失风险；优化管理流程，提高行政办公效率；保证文件可追溯性，支撑合规审计与决策调用。

二、文件分类标准制定

（一）分类维度与原则

行政文件分类需遵循“科学性、实用性、扩展性”原则，结合组织架构与业务特点，从以下维度综合划分：

按部门归属：根据文件形成或处理部门划分（如综合管理部、人力资源部、财务部等），保证责任到部门。

按文件类型：根据文件性质与用途划分，涵盖以下常见子类：

管理类：通知、通报、请示、报告、会议纪要、工作计划/总结、规章制度等；

人事类：员工简历、劳动合同、录用/离职证明、考勤记录、奖惩文件、薪资档案等；

财务类：发票、报销单、预算表、审计报告、合同（财务关联）、税务文件等；

资产类：固定资产台账、采购合同、验收单、维护记录、报废申请等；

合同类：业务合同、服务协议、保密协议、补充协议等（可按业务类型进一步细分，如采购合同、销售合同）；

项目类：项目立项书、可行性报告、进度计划、验收报告、项目总结等；

其他：外部来函、资质证书、荣誉文件、应急预案等。

按保管期限：依据《档案管理规定》及组织内部要求，划分为“永久”（如重要规章制度、年度总结、重大合同）、“长期”（10-30年，如会议纪要、人事档案、财务凭证）、“短期”（10年以下，如日常通知、临时请示）。

按密级程度：根据文件敏感性划分为“公开”（可在内部全员范围传阅）、“内部”（仅限相关部门及人员接触）、“秘密”（需严格控制权限，如未公开的财务数据、核心合同）。

（二）分类代码规则

为便于系统化管理，建议采用“部门代码-文件类型代码-保管期限代码-年份-流水号”的组合编码规则，示例：

部门代码：综合管理部（Z）、人力资源部（R）、财务部（C）；

文件类型代码：通知（TZ）、会议纪要（YJ）、劳动合同（LD）；

保管期限代码：永久（Y）、长期（C）、短期（D）；

编码示例：Z-YJ-Y-2023-001（综合管理部2023年永久保存的第1份会议纪要）。

三、行政文件归档全流程操作

（一）文件收集与整理

收集范围：各部门在处理行政事务中形成的具有保存价值的纸质文件、电子文件（含邮件、扫描件、电子文档等），保证应归尽归，避免遗漏。

收集责任：

各部门指定专人（如部门文员）作为文件收集责任人，每月末汇总本部门当月文件；

涉密文件由部门负责人直接移交至档案管理员*，并注明密级与保管期限。

整理要求：

纸质文件：去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，对破损文件进行修补，按“一事一件”原则排序，编写页码（正面用阿拉伯数字标注在右上角，反面在左下角）；

电子文件：检查文件完整性（如附件是否齐全、内容是否清晰），统一转换为PDF格式（避免格式兼容问题），按编码规则重命名文件名。

（二）文件鉴定与归档

鉴定审核：

档案管理员*会同各部门负责人，对收集的文件进行价值鉴定，判断是否属于归档范围及保管期限；

对不确定价值的文件，由综合管理部组织部门主管、法务专员（如需）共同审定。

填写归档清单：

按文件类型分类填写《行政文件归档清单》（详见模板一），注明文件名称、编码、形成日期、页数（纸质）/大小（电子）、保管期限、密级、移交部门、移交人、接收人等信息；

电子文件需同时提交《电子文件登记表》，注明存储路径、备份方式及责任人。

移交与接收：

纸质文件：移交人按归档清单清点无误后，双方签字确认，一联移交档案室，一联留存部门；

电子文件：通过内部加密系统或U盘（经病毒查杀）传输，接收后需核对文件完整性，《电子文件交接记录》。

（三）文件入库与登记

入库登记：

档案管理员*将归档文件录入《行政文件总台账》（详见模板二），记录文件编码、名称、类型、保管期限、存放位置（如档案柜-区域-层架）、归档日期、备注等信息；

电子文件需在档案管理系统中录入元数据（如作者、关键词、摘要），支持多维度检索。

上架存储：

纸质文件：按编码顺序放入档案盒，盒面粘贴《档案盒标签》（注明部门、文件类型、起止编码、保管期限），放入对应档案柜（如“永久保存文件柜”“长期保存文件柜”），并标注区域编号；

电子文件：按分类存储于指定服务器文件夹，文件夹结构为“年份-部门-文件类型”，定期（每月）进行增量备份，每季度进行全量备份。

四、文件存储策略实施方案

（一）物理存储管理

存储环境要求：

档案室需配备专用铁质档案柜，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠功能；

温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%，配备温湿度计并每日记录；

禁止存放易燃易爆物品，配备灭火器（