跨部门协作沟通工具会议纪要与任务分配.docVIP

一、适用工作情境

在需要多部门协同推进的工作中，如跨部门项目启动、复杂问题联合攻关、阶段性目标对齐、资源协调分配等场景，需通过规范化的会议沟通明确职责、同步进度、凝聚共识时，可使用本工具。具体包括但不限于：新产品研发跨部门协作会、市场活动联合执行会、客户问题跨部门解决会、年度目标分解与落地会等。

二、全流程操作步骤

（一）会前筹备：保证会议高效聚焦

明确会议目标与议题

组织人（如项目负责人*）需提前梳理本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线排期”“解决客户投诉跨部门响应流程卡点”），明确会议目标（如“输出任务清单及责任部门”“达成资源分配共识”），并细化3-5个具体议题，按优先级排序。

示例：议题1——各部门对产品需求方案反馈；议题2——研发与测试资源协调；议题3——上线前市场推广分工确认。

确定参会人员与分工

邀请与议题直接相关的部门负责人及核心执行人（如研发部、市场部、客服部），避免无关人员参会；明确会议记录人（建议由项目助理或中立的协调岗*担任），提前告知其需重点记录“讨论结论”“待办任务”“责任人”“时间节点”。

准备会议资料并提前分发

组织人需汇总背景资料（如项目计划书、问题数据汇总、初步方案），提前至少1个工作日通过协作工具（如企业钉钉）发送给参会人，要求提前熟悉内容，准备好本部门意见。

发送会议通知

通知中需包含：会议主题、时间（精确到分钟，如“2024年X月X日14:00-15:30”）、地点（线上会议需附）、参会人、核心议题、会前准备资料，并提醒“请携带本部门相关进展说明”。

（二）会中执行：聚焦共识，明确任务

开场与目标重申（5分钟内）

主持人（通常为组织人或部门负责人*）开场，简要说明会议目标及议题顺序，强调“本次会议需达成结论，输出任务清单”，提醒参会人围绕议题发言，避免跑题。

议题讨论与记录（核心环节）

按议题顺序逐项讨论，主持人引导各部门发言，记录人同步记录：

讨论要点：各部门观点、分歧点、关键数据（如“研发部*提出：当前测试资源紧张，需增加2名测试工程师，预计需3天到位”）；

共识结论：经讨论达成的统一意见（如“同意市场部*提出的推广方案，预算控制在5万元内”）；

待办任务：明确“做什么”“谁负责”“何时完成”（如“任务1：完成用户调研报告——负责人：客服部*——截止时间：X月X日”）。

讨论中若遇重大分歧，可先记录争议点，约定会外小范围沟通后再同步，避免会议陷入僵局。

决议与任务确认（会议结束前10分钟）

主持人逐项复述共识结论及待办任务，与参会人确认是否有遗漏或异议；明确任务优先级（如P0-紧急、P1-重要、P2-常规），保证每个任务均有唯一负责人（若需多部门协作，明确牵头部门及协助部门）。

（三）会后跟进：闭环管理，落地执行

整理会议纪要与任务分配表（24小时内）

记录人根据会中记录，整理《会议纪要与任务分配表》（模板见第三部分），内容需包含：会议基本信息、各议题讨论过程、共识结论、任务明细（负责人、截止时间、交付成果等）。

纪要整理完成后，先发送给主持人审核，保证信息准确无误。

分发与确认（审核后2小时内）

通过协作工具将审核通过的纪要及任务分配表发送给所有参会人，抄送相关部门负责人，要求收到后2小时内回复“确认”或提出异议（异议需具体说明，如“任务3的截止时间需延后2天，因原因”）。

任务跟踪与反馈

记录人/项目助理建立任务跟踪表，每周更新任务进度（如“进行中-已完成80%”“延期-需协调资源”），在协作工具中设置任务提醒（如截止日前3天提醒负责人）。

每周召开15分钟短会（或线上同步进度），聚焦未完成任务及风险点，及时协调解决（如“研发部任务延期，需市场部配合提供素材，双方协商调整时间”）。

归档留存

会议结束后，将纪要、任务分配表、任务跟踪表等资料整理归档（按“年份-月份-会议主题”命名），方便后续查阅及复盘。

三、标准化会议纪要与任务分配表

（一）会议基本信息区

项目

内容

会议主题

【示例】Q3产品上线跨部门协作会

会议时间

2024年X月X日14:00-15:30

会议地点

线上会议（：X）/3号会议室

主持人

项目经理*

记录人

项目助理*

参会人员

研发部（经理、工程师）、市场部（经理、专员）、客服部（主管）、测试部（负责人）

发放范围

全体参会人员、相关部门负责人、项目组

（二）会议议程与讨论区

议题序号

议题名称

讨论要点记录

共识结论

1

产品需求方案反馈

研发部：技术实现难度高，建议简化部分功能；市场部：需保留核心引流功能

简化非核心功能3项，优先开发核心功能，研发部*2天内输出简化版技术方案

2

研发与测试资源协调

测试部：当前测试用例覆盖率不足，需增加5天测试周期；研发部：可压缩开发周期3天

测试周期调整为8天，研发部*同步增加1名测试工程师协助用