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固定资产采购及维护标准化管理手册

前言

为规范企业固定资产全生命周期管理，明确各环节职责分工，提高资产使用效率，降低运营风险，特制定本手册。本手册涵盖固定资产从采购申请、入库使用到维护保养、盘点处置的标准化流程，适用于公司各部门及全体员工，旨在实现固定资产管理的规范化、流程化与数据化。

一、手册适用范围与核心目标

（一）适用范围

本手册适用于公司所有固定资产（包括但不限于电子设备、办公家具、生产设备、运输工具等）的采购申请、审批、执行、验收、登记、维护、盘点及处置等管理活动，涉及行政部门、财务部门、使用部门及采购部门等相关部门。

（二）核心目标

规范流程：统一固定资产各环节操作标准，避免管理混乱；

明确责任：清晰界定各部门及人员职责，保证责任可追溯；

控制成本：通过合理采购与维护，降低资产全生命周期成本；

保障安全：防止资产闲置、损坏或流失，提高资产使用效率；

合规管理：保证资产采购、处置等环节符合国家法律法规及公司制度要求。

二、固定资产全流程标准化操作指引

（一）固定资产采购申请与审批

采购申请发起

使用部门：根据业务需求或资产报废情况，填写《固定资产采购申请表》（详见模板一），注明资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途、预算金额、使用人及申请理由，部门负责人签字确认后提交至行政部门。

特殊情况：对于紧急采购（如生产设备突发故障需立即更换），需在申请表中注明“紧急采购”，并同步抄送财务部门备案，后续3个工作日内补全正常审批流程。

需求审核与预算核对

行政部门：收到申请后1个工作日内完成需求审核，重点核对资产必要性、规格参数是否符合公司标准，以及是否在年度预算范围内。

财务部门：同步审核预算金额，确认预算余额充足；若超预算，需由使用部门提交《预算调整申请表》，按公司预算审批流程报批。

审批流程

权限划分（根据公司实际情况调整）：

单笔金额≤5000元：行政部门负责人审批；

5000元＜单笔金额≤20000元：行政部门负责人→财务总监审批；

单笔金额＞20000元：行政部门负责人→财务总监→总经理审批。

审批时限：各审批节点需在1个工作日内完成，无异议后签字反馈；若需补充材料，由行政部门通知使用部门及时提交。

采购任务下达

审批通过后，行政部门向采购部门下达《固定资产采购任务单》，明确采购需求、交货时间、质量要求及供应商资质要求（如需）。

（二）固定资产采购执行与验收

供应商选择与采购执行

采购部门：根据采购需求，通过询价、比价或招标方式选择合格供应商（优先选择公司合格供应商名录内的单位），保证价格合理、质量可靠。

合同签订：单笔金额＞10000元的采购需签订正式采购合同，明确双方权利义务、质保期限、售后服务等条款，合同需由采购部门负责人及法务（若有）审核后生效。

订单下达：采购部门向供应商下达采购订单，同步跟踪生产/发货进度，保证按期交货。

资产到货验收

验收组织：资产到货后，由行政部门牵头，组织使用部门、财务部门共同参与验收，大型设备可邀请技术专家参与。

验收内容：

核对清单：检查资产名称、规格型号、数量、生产厂家、出厂日期等是否与采购订单一致；

质量检查：通过外观检查、通电测试（若为电子设备）、功能测试等方式，确认资产是否符合质量要求；

资料核对：核对供应商是否提供合格证、保修卡、说明书、发票等资料。

验收结果处理：

验收合格：填写《固定资产验收单》（详见模板二），三方验收人签字确认，资产交由使用部门保管；

验收不合格：填写《不合格品处理单》，及时与供应商沟通退换货或索赔事宜，不合格资产不得入库。

资产登记与入库

信息录入：行政部门根据《固定资产验收单》，在固定资产管理系统中录入资产信息，包括资产编号、名称、规格型号、采购日期、原值、使用部门、使用人、存放地点、折旧年限等信息，唯一资产标签（二维码或条形码），粘贴于资产显眼位置。

财务入账：财务部门收到《固定资产验收单》及发票后，按会计制度规定进行固定资产入账，建立固定资产明细账，保证账实、账账相符。

（三）固定资产日常维护与保养

维护责任划分

使用部门：负责资产日常清洁、简单保养（如设备表面清洁、定期开机检查），发觉故障及时报修，并填写《固定资产维护报修单》（详见模板三）。

行政部门：负责制定年度维护计划，联系专业维保单位（若需），监督维护执行情况，记录维护历史。

维保单位：负责专业维修、定期巡检（如生产设备），提供维护报告及质保服务。

预防性维护计划

行政部门：每年12月底前，根据资产使用年限、使用频率及厂家建议，制定下一年度《固定资产预防性维护计划表》（详见模板四），明确维护周期、维护内容、执行部门及责任人，报财务总监审批后执行。

维护执行：按计划开展维护，使用部门需配合提供设备及场地，维护完成后由双方签字确认，行政部门更新维护记录。

故障维修处理

报修流程：使用