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会议策划与执行工作指导模板

一、适用范围与工作价值

本模板适用于企业内部各类会议（如战略研讨会、部门例会、项目启动会）、客户沟通会、行业峰会、培训会等不同规模、不同主题的会议策划与执行全流程。通过标准化操作指引，可帮助会议组织者系统梳理工作节点、明确责任分工、降低执行风险，保证会议目标高效达成，提升参会体验与会议效果。

二、会议全流程操作指引

（一）会前筹备阶段：奠定会议基础

明确会议核心要素

会议目标：清晰定义会议需解决的问题或达成的成果（如“确定Q3产品迭代方向”“跨部门项目资源协调”），避免目标模糊导致会议偏离主题。

会议类型：根据目标选择会议形式（决策型、沟通型、汇报型、培训型等），例如决策型会议需提前分发议案材料，沟通型会议需设计互动环节。

参会范围：列出核心决策人、执行层、支持人员（如技术、后勤），避免无关人员参会浪费资源，关键人员缺席影响决策。

制定会议方案与预算

会议方案：包含会议主题、时间、地点、议程、参会人员、分工安排、物料需求、应急预案等核心内容，需提前3-5天获得项目负责人*经理审批。

预算编制：按场地费、物料费、餐饮费、交通住宿费（如涉及）、设备租赁费等分类测算，预留10%-15%备用金应对突发支出，预算上限需符合公司财务制度。

落实场地与设备

场地选择：根据参会人数（10人以下选会议室，50人以上选多功能厅）、会议性质（正式会议选酒店会议厅，内部brainstorming选创意空间）确定场地，提前确认场地容量、布局（课桌式/剧院式/圆桌式）、配套服务（投影、音响、WiFi、茶歇）。

设备调试：提前1天布置场地，测试投影仪、麦克风、音响、灯光、翻页笔等设备，准备备用设备（如无线麦克风备用电池、笔记本电脑转接头），避免设备故障中断会议。

准备会议物料与资料

电子物料：制作会议PPT（简洁明了，重点突出，每页不超过6行文字）、签到二维码/线上会议（如腾讯会议、Zoom）、参会人员通讯录（提前1天发送至群内）。

纸质物料：打印会议议程、签到表、会议手册（含议程、参会名单、场地地图、紧急联系人）、笔记本、笔、桌牌（标注姓名+职务）、相关资料（如项目方案、数据报表，按参会人数准备+10%备用）。

特殊物料：根据会议主题准备（如产品发布会需样品、演示设备；培训会需学员手册、练习册；表彰会需奖杯、证书）。

发送会议通知与跟进

通知内容：至少包含会议主题、时间（精确到分钟，含提前签到时间）、地点（具体楼层+会议室号）、参会人员、议程概要、需提前准备的资料（如“请各部门携带Q2数据报表”）、联系人及电话（*助理，138）。

发送方式：提前7天通过邮件+企业/钉钉双渠道发送，提前3天、1天分别提醒参会人员，重点确认核心决策人及外部嘉宾（如客户代表、行业专家）的出席情况，无法参会者需提前反馈替代人选或意见。

（二）会中执行阶段：保证流程顺畅

签到与引导

签到组织：设置签到处（入口处），安排专人负责签到（纸质签到/扫码签到），发放会议资料袋（含议程、笔记本、笔、物料），引导参会人员就座（提前按部门/职务摆放桌牌）。

暖场准备：会议开始前15分钟播放暖场视频（如公司宣传片、行业动态）或背景音乐，避免冷场；提醒参会人员调至静音，测试麦克风效果。

议程推进与控场

开场主持：主持人*总监按开场流程进行：介绍会议主题、目标、议程、时长，强调纪律（如手机静音、禁止随意走动），介绍主要参会人员（重点突出外部嘉宾）。

环节把控：严格按照议程时间推进，每个环节预留5分钟缓冲时间（如“9:00-9:30领导致辞，超时2分钟提醒”）；主持人需适时引导发言，避免偏离主题或冗长发言（如“感谢经理的分享，请总补充，时间控制在5分钟内”）。

互动管理：根据会议类型设计互动环节（如头脑风暴、小组讨论、问答），提前准备好讨论题板、便签纸、马克笔；记录员*助理实时记录关键发言、决议事项、待办任务（标注负责人+截止时间）。

应急处理

设备故障：立即启用备用设备（如投影仪故障切换至备用电脑），同时安排技术人员快速修复，主持人可穿插简短互动或休息，避免冷场。

人员缺席：关键人员临时缺席时，主持人需调整议程（如将需其决策事项暂缓，先推进其他环节），会后及时与缺席人员同步会议内容。

突发争议：出现意见分歧时，主持人需引导各方聚焦目标，理性讨论（如“我们今天的核心是确定方案方向，先不纠结细节，请双方各提出1-2个关键论据”），必要时暂时休会10分钟，待各方情绪平复后继续。

（三）会后总结阶段：固化会议成果

资料整理与分发

会议纪要：会后24小时内由记录员助理完成初稿，内容需包含：会议基本信息（时间、地点、参会人员）、议程要点、关键发言摘要、决议事项、待办任务（明确“做什么-谁负责-何时完成”），发送给主持人总监审核，确认无误后（不超过48小时）分发至所有参会人员及相