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文档管理资料归档与检索系统操作手册

第一章引言

欢迎使用文档管理资料归档与检索系统！本手册旨在帮助用户快速掌握系统操作方法，实现文档的规范归档、高效检索与安全共享。本系统适用于企业、事业单位、科研机构等各类需要对文档进行全生命周期管理的场景，通过数字化手段提升资料管理效率，降低信息检索成本，保证文档数据的安全性与可追溯性。

在开始操作前，建议您仔细阅读本手册，熟悉系统功能与操作规范。如有疑问，可联系系统管理员（李工，分机号：8001）获取支持。

第二章系统应用场景概览

一、日常办公文档集中管理

企业内部产生的合同、报告、通知、会议纪要等办公文档，可通过系统进行分类归档，避免传统纸质文档易丢失、查找困难的问题。例如市场部的季度营销方案完成审批后，需及时归档至“市场-营销方案”分类，保证团队成员可随时查阅最新版本。

二、项目资料全周期跟踪

项目从立项到结题的全过程资料（如项目计划书、调研数据、验收报告等），可通过系统按项目编号或阶段进行归档，实现项目资料的集中管控与进度追溯。例如“智慧办公系统升级项目”的所有资料可归档至“项目-2024-智慧办公”专属目录，方便项目经理与成员协同查阅。

三、历史档案快速检索

对于历史形成的纸质档案或电子档案，可通过系统进行数字化转换后归档，支持按标题、关键词、日期、创建人等多维度检索，大幅缩短资料查找时间。例如财务人员需查询2023年度“差旅费报销”相关文档，可通过输入关键词“2023差旅费报销”快速定位目标文件。

四、跨部门资料共享协作

系统支持按部门、项目或用户角色设置共享权限，实现跨部门资料的有序共享。例如人力资源部发布的《员工手册》更新版，可设置为“全公司可见”，保证所有员工及时获取最新制度信息。

五、合规审计资料调阅

针对审计、检查等场景，系统可快速调取指定时间段、指定类型的文档，审计轨迹日志，满足合规性要求。例如外部审计机构需调取2024年上半年“采购合同”时，系统可按“2024-01-01至2024-06-30”+“采购合同”分类筛选，并导出归档记录与操作日志。

第三章系统操作流程详解

第一节用户登录与权限管理

一、用户登录

访问系统入口：打开浏览器，输入系统网址（请咨询系统管理员获取），进入登录页面。

输入账号信息：在“用户名”栏输入您的工号（或邮箱），“密码”栏输入初始密码（初始默认密码为“56”，首次登录需修改）。

选择角色登录：若用户存在多个角色（如“部门管理员”“普通员工”），需在下拉菜单中选择当前登录角色，“登录”进入系统首页。

二、密码修改

登录后，右上角用户头像，选择“个人设置”-“密码修改”。

输入原密码、新密码（需包含大小写字母、数字及特殊字符，长度8-20位）、确认新密码，“保存”完成修改。

三、权限说明

普通员工：可查看、权限范围内的文档，无法修改或删除他人文档。

部门管理员：可管理本部门文档的分类、归档与共享设置，审核本部门成员的归档申请。

系统管理员：拥有全系统权限，可管理用户账号、系统配置、数据备份与恢复等。

第二节文档归档操作

一、新建文档分类

登录系统后，左侧“文档分类”菜单，进入分类管理页面。

“新建分类”，输入分类名称（如“财务-报销单据”）、选择上级分类（若为一级分类则无需选择）、设置分类描述（可选），“确定”保存。

二、文档归档

方式一：单文档

进入目标分类目录（如“市场-营销方案”），“文档”按钮。

“选择文件”，从本地电脑选择需归档的文档（支持.doc/.docx/.pdf/.xlsx/.jpg等格式，单个文件不超过50MB），“打开”。

填写文档元数据信息（必填项用*标注）：

文档编号：按规则填写（如“QD-MARKET-2024-001”），保证唯一性；

文档与文件名一致或更简洁（如“2024年Q2营销方案”）；

密级：选择“内部公开”“机密”“绝密”（默认“内部公开”）；

创建人：系统自动填充，可修改为实际创建人（如**）；

创建日期：默认当前日期，可手动修改为文档实际创建日期；

关键词：输入3-5个核心关键词（如“营销方案、Q2、市场推广”），便于检索。

“提交归档”，系统自动完成文件与信息存储。

方式二：批量

在分类目录下“批量”，选择“文件夹”或“多选文件”。

选择需的多个文件，系统会自动提取文件名作为文档标题，用户可批量修改元数据信息后“提交”。

三、归档审核（若部门开启审核流程）

部门管理员登录后，“待办审核”-“归档审核”，查看待审核文档列表。

文档标题查看详情，确认文档信息完整、分类准确后，“审核通过”；若需修改，“驳回”并填写驳回原因，退回给提交人重新编辑。

第三节文档检索查询

一、基础检索

在系统首页顶部“检索框”中输入关键词（如“合同模板”“2024年”），“检索”按钮。

系统返回符合条件的文档列