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团队会议纪要编写及存档标准化模板

一、适用场景与价值

团队会议纪要作为会议成果的书面载体，适用于各类团队协作场景，包括但不限于：

常规例会：如周例会、月度总结会，用于同步工作进展、明确下一步计划；

项目推进会：针对项目关键节点、风险问题进行讨论，记录决策与分工；

跨部门协调会：解决跨团队协作中的资源冲突、流程衔接问题，明确责任边界；

专题研讨会：如新业务规划、流程优化等议题，记录核心观点与结论。

标准化模板的价值在于：统一记录格式，避免信息遗漏；提升纪要可读性，便于快速检索关键信息；明确责任分工，推动决议落地；规范存档管理，为后续复盘、审计提供依据。

二、标准化操作流程

（一）会前准备：奠定高效记录基础

明确会议基本信息

提前确认会议名称（建议包含“会议类型+主题+日期”，如“2024年Q3产品规划周会-0715”）、时间、地点（线上需注明会议平台及）、主持人、记录人。

提前3天向参会人发送会议通知，附上议程（含各议题讨论时长、负责人）及预阅读材料（如项目数据、方案草案）。

准备记录工具与框架

记录人提前熟悉本模板，根据议程设计记录重点（如“议题1：用户反馈问题处理”需记录问题详情、讨论方案、决策结果）；

线上会议可提前共享，实时协作记录；线下会议可打印模板手写，会后及时整理电子版。

（二）会中记录：保证信息完整准确

聚焦核心内容，避免流水账

重点记录“讨论要点”（如针对“用户投诉率上升”，记录各方观点：认为需优化客服响应流程、建议增加预处理功能）、“关键结论”（如“优先优化客服响应流程，本周五前提交方案”）、“决议事项”（明确“做什么”“谁负责”“何时完成”）。

简化过程描述，避免冗长发言原文（如“详细介绍了Q2销售数据”可简化为“Q2销售额同比增长15%，但新用户转化率下降3%”）。

明确责任与时间节点

对待办事项，需实时记录“负责人”（如负责：）、“截止时间”（如“2024-07-20”）、“交付标准”（如“包含流程图、风险预案及资源需求”）。

对存疑或未决事项，标注“需进一步确认”（如“用户画像数据来源需与市场部核对，下次会议前反馈”）。

（三）会后整理：提升纪要专业性与执行力

24小时内完成初稿，保证时效性

会后立即整理记录，补充遗漏信息（如核对参会人名单、决议细节），形成初稿。

初稿需包含“会议基本信息”“会议议程与内容”“待办事项”“附件清单”四部分核心内容。

审核与分发：多方确认，避免歧义

将初稿发送至主持人审核（重点核对决议、待办事项准确性），如有修改意见，1小时内反馈并调整。

审核通过后，1个工作日内通过邮件/企业等方式分发至所有参会人及相关协作部门，抄送存档负责人。

标注“版本号”与“更新记录”

纪要文件命名格式：“会议名称-日期-版本号”（如“2024年Q3产品规划周会-0715-V1.0”）；

如后续需更新（如待办调整），需在“更新记录”中注明“更新时间、修改人、修改内容”。

（四）存档管理：规范分类，便于追溯

分类存储，建立索引

按会议类型（例会/项目会/协调会）、项目名称、年份建立三级文件夹（如“会议纪要/产品部/2024/Q3产品规划周会”）；

同一会议纪要需保存“原始记录（手写稿/初稿）”“最终版”“附件”三个文件，最终版命名加“-Final”后缀。

存档时限与权限管理

常规会议纪要保存期限为2年，重要项目会议纪要（如立项会、结项会）保存5年以上；

通过企业云盘/共享文档系统存档，设置“查阅权限”（仅参会人及部门负责人可查看），“编辑权限”（仅记录人、主持人可修改）。

三、会议纪要模板示例

团队会议纪

会议基本信息

会议名称

2024年Q3产品规划周会-0715

会议时间

2024年7月15日14:00-16:00

会议地点

3号会议室（线上：腾讯会议，会议号：）

主持人

**

记录人

**

参会人

、赵六、孙七

缺席人及原因

周八（出差，已同步会议纪要）

会议议程与内容记录

议程

讨论要点

关键结论/决议

1.Q2产品数据回顾（15分钟）负责人：**

-Q2销售额同比增长15%，新用户转化率下降3%；-用户投诉TOP3问题：“登录卡顿”（占比40%）、“功能指引不清晰”（占比30%）。

-优先解决“登录卡顿”问题，由技术部**牵头，7月20日前提交优化方案；-市场部赵六负责7月18日前完成“功能指引”优化素材制作。

2.Q3产品功能规划（30分钟）负责人：**

-新增“智能推荐”功能，预计开发周期2周；-是否保留“老版本界面”争议：**建议保留（避免用户流失），孙七建议下线（简化维护）。

-决定保留“老版本界面”至Q4，同步上线“新功能引导弹窗”，由**协调开发资源，7月25日前完成原型设计。

3.跨部门协作事项（15分钟）负责人：赵六

-设计部反馈：市场部提供的“活