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人力资源档案管理体系文件归档模板
一、适用场景与价值
本模板适用于企业人力资源部门对员工全生命周期档案的规范化管理，覆盖新员工入职、在职期间异动、离职、退休等各阶段档案材料的收集、整理、归档与利用。通过标准化归档流程，可实现档案信息的完整留存、高效检索与合规使用，为企业人才决策、劳动争议处理、审计检查等提供可靠依据，同时降低因档案管理混乱导致的信息泄露、丢失风险。
二、标准化归档操作流程
（一）档案收集：明确范围与责任
收集节点与材料清单
入职阶段：员工身份证复印件、学历/学位证书复印件、职业资格证书复印件、体检报告、劳动合同签订记录、入职登记表、背景调查报告（如适用）、录用通知书。
在职阶段：岗位变动审批单、培训记录（含证书）、绩效考核结果、奖惩通知（含表彰/处分文件）、薪酬调整审批表、社保公积金缴纳记录、考勤异常说明（如病假、事假相关材料）。
离职阶段：离职申请表、工作交接清单、解除/终止劳动合同证明、离职面谈记录、竞业限制协议（如适用）。
其他特殊阶段：退休审批材料、工伤认定书、劳动仲裁裁决书（如涉及）。
责任分工
入职材料：由招聘专员在员工入职3个工作日内收集并提交档案管理员；
在职异动材料：由各部门负责人在事件发生（如岗位变动、奖惩）后2个工作日内提交人力资源部；
离职材料：由离职员工直属上级在员工离职当日完成交接，同步提交档案管理员。
（二）档案分类：科学划分层级
按“一级分类+二级分类”逻辑对档案进行划分，保证结构清晰：
一级分类：按员工在职状态分为“在职员工档案”“离职员工档案”“退休员工档案”。
二级分类：按档案材料类型分为“基础信息类”“合同协议类”“异动记录类”“考核培训类”“薪酬福利类”“其他类”。
示例：在职员工档案→基础信息类（含入职登记表、身份证复印件等）。
（三）档案整理：规范排序与装订
排序规则：按“时间倒序”排列（最新材料在前），同一材料类型内按“文件日期”排序。
剔除无效材料：去除订书针、回形针等金属夹，去除复印件上的无关标记（如“复印件”字样未注明日期的需补充）。
装订要求：使用无酸档案夹或牛皮纸袋封装，每份档案附《档案材料清单》（详见模板1），注明材料名称、页码、日期及经办人签字。
（四）档案编号：唯一标识与管理
采用“部门代码-入职年份-员工流水号-档案类型代码”组合编号，保证唯一可追溯：
部门代码：用2位字母表示（如“HR”代表人力资源部，“SA”代表销售部）；
入职年份：4位数字（如2023年入职为“2023”）；
员工流水号：3位数字（按入职顺序从001开始）；
档案类型代码：2位字母（如“JB”代表基础信息类，“HT”代表合同协议类）。
示例：HR2023001JB表示“人力资源部2023年入职第1位员工的基础信息类档案”。
（五）系统录入：电子化备份与检索
信息录入：将档案编号、员工姓名、部门、岗位、档案类型、材料清单、归档日期等信息录入人力资源管理系统（如eHR），扫描纸质材料并为附件，保证电子档案与纸质档案一致。
关键字段设置：系统需支持按“档案编号”“员工姓名”“部门”“归档日期”“档案类型”等多维度检索，并设置“借阅权限”“查看权限”等管理功能。
（六）归档存储：物理与电子双轨管理
物理存储：
档案柜需标注“部门-档案类型”（如“人力资源部-在职员工基础信息类”），存放在干燥、通风、防火、防潮的档案室；
每个档案柜附《档案存放目录》（含档案编号、员工姓名、存放位置），定期（每季度）检查档案完整性。
电子存储：
电子档案存储于企业专用服务器，设置访问权限（仅HR部门负责人及档案管理员可修改），定期（每月）进行本地备份与云端备份；
电子档案保存期限与纸质档案一致，离职员工电子档案需额外保存2年（符合《劳动合同法》要求）。
（七）档案借阅：规范流程与追溯
借阅申请：员工因工作需要借阅档案需填写《档案借阅申请表》（详见模板2），经部门负责人审批后提交档案管理员；外部机构（如劳动监察部门）借阅需持单位介绍信及工作人员身份证复印件，经HR负责人审批。
借阅与归还：
档案管理员核对申请表与身份证信息后，提供档案复印件（原则上不借阅原件，特殊情况需经HR负责人书面批准）；
借阅期限：内部员工不超过3个工作日，外部机构不超过5个工作日，到期需归还并填写《档案归还确认书》。
记录留存：档案管理员需在《档案借阅登记表》（详见模板3）中记录借阅人、借阅日期、归还日期、借阅用途及档案编号，保证全程可追溯。
（八）档案销毁：合规处理与记录
销毁条件：
离职员工档案：自离职之日起满2年（劳动合同类材料）或5年（其他类材料），且无未结劳动争议；
过期档案：已超过法定保存期限（如退休员工档案满10年），且经审计确认无需留存。
销毁流程：
档案管理员编制《档案销毁清单》（详见模板4），注明档案编
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