中药材采购作业流程.docVIP

文件名称

中药材采购步骤

文件编号

SMP?GY-GL-006

起草者

起草日期

年月日

原文件编号

审核者

审核日期

年月日

原文生效日

批准者

同意日期

年月日

版本号

00

颁发单位

供给部

生效日期

年月日

分发号

分发单位和数量

质量部2份，化验室、仓储部、财务部、供给部1份

修订记载

版本号

生效日期

修订原因、依据及内容

00

依据《药品生产质量管理规范》要求编写。

目标：为深入完善、细化中药材采购工作，规范采购步骤，保障生产所需物料立即到货，确保购进物料质量达标，控制采购成本等，特制订本步骤。

范围：适适用于供给部中药材采购并为各子企业供给部参考实施。

职责：供给部组长负责编写；

供给部负责管理；

供给部部长、质量部负责审核；

生产副总经理同意；

供给部中药材采购员实施。

内容：

1供给部中药材部于每个月29日将物料在途数量提供给计划员并上报，经供给部部长签字确定后上报生产部，为次月生产计划下达做好准备；同时对在途品种严格监督，确保在途物料立即到货。

2生产部依据需货计划、物料在途及各物料库存情况，于每个月6日前制订当月中药材采购资金预算表，及各子企业上报本月中药材采购计划审批表。我部门依据以上所需品种、数量，做出采购招标前整理工作。

3供给部依据整理后品种、数量，实施网上（必联采购网）招标，此报价时间依据品种数量及是否存在冷背品种，通常要求为4天，提醒供给商按时报价，并跟踪报价情况，了解市场初步行情，邀请主管副总经理参与开标并监督报价情况。

4在实施网上招标时间内对当月采购物料库存情况进行查对；打印传真形式报价单，对新开发供给商实施盘外报价；整理备份上月完成计划价格表，方便以后核查。

5待全部参与本月报价供给商全部提交报价详情后，投标截止，而且下载开标一览表，整理后打印，上交主管副总经理审核确定后，填写中标单，中标单填写要真实正确，本着“相同药材比价格，相同价格比质量，相同质量比服务”标准。

6主管副总经理确定下发中标单后，第一时间以传真形式将已查对无误中标单下发，并电话确定供给商是否收到；认真填写当月中药材采购资金预算表，并查对无误后上交；认真填写子企业当月中药材采购计划审批表中物料价格，仔细审核确保无误，经部领导签字确定后，报还子企业责任人员。

7填写中药材物料采购四联单，本部门保留一份，仓储部一份作为物料接收依据，财务部一份（标明单价）作为审核发票依据，质量部门一份为检验药材做提前准备和检验汇报下发依据；追加计划要确保数量立即按当月采购价格下达，并填写追加中药材物料采购四连单，以确保物料数量及价格不会出现超量或高价问题。

8编撰当月中药材到货明细表，跟踪各供给商发货情况，对生产急需品种提前和中标供给商联络，通知提前将该品种发货；仓储部依据采购四联单进行接收，并向化验室申请检验，在没有接到特殊通知，来料数量超出采购计划15%，仓储部有权拒收；对到货中药材立即登记，确保按时到货，到货数量和计划数量相符，认真关注物料质量情况。

9合格物料质量部应在3日之内出具合格中药材检验汇报单，异常物料，质检部先和我部门协调处理，并提供物料异常情况处理单；我部门在接到通知后立即电话通知供给商退货、补货，必需时以传真形式将物料异常情况处理单传给供给商，要求补货供给商在7日之内将物料按计划量补齐，15日内将退货物料运出我企业；继续跟踪补货物料质量情况，尽可能避免不合格现象再次发生。

10在收到质量部合格中药材检验汇报书后，依据汇报书处理意见，通知所属供给商开具增值税发票，水分超标按百分比扣除到货数量，杂质超标依据百分比折扣单价金额；收到质量部不合格中药材汇报书后，和仓储部立即沟通，并跟踪退货物料运出情况，确保仓库库存不会造成担心情况。

11接收到供给商开具增值税发票后，立即送至仓储部做入库验收，验收后发票要认真查对开具品种名称、数量、单价及金额，无误后送主管副总经理、财务部长及企业总经理签字确定，认真对各发票挂账后，送各企业财务入账；对开具错误发票立即退回该企业换票处理，每三个月和计划员对账，保持账目一致正确。

12季节性中药材采购，需提前向主管副总经理请示，待其作出采购决议后，先由采购员到产地考察、比价，并取回样品由企业质量部检验，达标后报主管副总经理，经同意进行批量采购，同时通知仓储部做接收准备；物料到企业后由企业质量部检验，确保质量、保障货源。

13冷背药材因为存在货源少、供货难特点，在采购上存在一定困难，应先对品种进行网上及各相关书籍查询，了解其俗名、性状、产地、相关检验项目等信息，制订合理采购方案；对不易达成标准品种，要采取多产地送样，找出能够达成标准药材产地，上报部领导同意后，进行计划量采购。