行政工作工作流程标准化手册导引.docVIP

行政事务工作流程标准化手册导引

一、适用范围与应用场景

本手册适用于企业、事业单位及各类组织内部行政事务的规范化管理，覆盖日常办公中的高频工作场景，包括但不限于：会议组织与管理、文件起草与流转、办公物资申领与分发、来访接待与安排、办公环境维护协调等。通过标准化流程设计，帮助行政人员高效处理事务，减少工作疏漏，提升跨部门协作效率，保证行政工作有序运转。

二、标准化操作流程详解

（一）会议组织全流程

需求提出与方案制定

发起部门（或人员）根据工作需要，明确会议主题、目标、预计参会人数、时长及核心议题，填写《会议需求申请表》（见模板一），提交至行政部门。

行政部门对接需求方，确认会议形式（线上/线下）、地点需求（如需特殊设备，提前确认投影仪、麦克风等availability）、时间安排（避开部门重要工作节点），并制定初步会议方案（含议程、时间分配、物料清单等）。

会议通知与确认

行政部门根据会议方案，提前2-3个工作日通过内部系统/邮件发送会议通知，明确会议时间、地点、议程、参会人员、着装要求（如有）及需提前准备的资料。

参会人员需在收到通知后24小时内通过会议系统/邮件反馈是否参会，行政部门汇总参会名单，如有调整及时通知相关方。

会前准备与场地布置

行政人员提前1小时到达会场，检查设备（投影、音响、灯光）运行情况，摆放会议资料（议程、签到表、笔等），设置席卡（如有重要嘉宾），调试线上会议软件（如腾讯会议、Zoom等）并测试音视频效果。

涉及茶歇的会议，提前与餐饮供应商对接，确认茶歇种类、摆放时间及位置。

会议召开与现场支持

行政人员在会场入口引导签到，发放会议资料，提醒参会人员将手机调至静音；会议期间，负责设备操作、计时控制（如议程中有时间限制）、茶歇服务（如需），并记录会议过程中的关键问题（如临时议题、待办事项）。

会后整理与归档

会议结束后，行政部门回收会议资料，清理会场，整理设备；2个工作日内完成《会议纪要》（见模板二）撰写，经会议主持人（或需求方负责人）审核确认后，发送至参会人员及相关领导，并同步更新会议台账。

重要会议的录音、录像、签到表等资料需整理存档，保存期限不少于1年。

（二）文件审批与流转流程

文件起草与初审

拟稿人根据工作需求起草文件（如通知、报告、制度等），保证内容准确、逻辑清晰、格式规范（字体、字号、行距等符合组织公文要求），经本部门负责人审核后，提交至行政部门进行形式审查（如标题是否完整、文号是否规范、附件是否齐全等）。

部门间会签（如需）

文件涉及多个部门职责时，由行政部门根据内容分发至相关部门，会签部门需在2个工作日内反馈意见，无异议则签字确认；存在分歧时，由行政部门协调沟通，必要时组织专题会议讨论解决。

领导审批

会签通过后，文件按审批权限提交至对应层级领导（如部门负责人、分管领导、总经理等）审批，审批人重点审核文件内容合规性、决策可行性及与现有制度的衔接性。

印发与分发

审批通过后，行政部门根据文件份数需求安排印发（加盖公章），填写《文件印发登记表》（见模板三），明确分发范围（部门/人员），并通过内部系统/纸质形式送达，同时同步电子版至指定共享文件夹。

执行与归档

接收部门收到文件后，需在1个工作日内确认签收，并组织落实文件要求；执行过程中如有疑问，及时与行政部门沟通。文件执行完毕后，原件由行政部门统一归档，电子版备份至档案管理系统，保存期限按组织档案管理规定执行。

（三）办公物资申领与管理流程

申领发起与需求确认

申领人填写《办公物资申领表》（见模板四），注明物资名称、规格型号、数量、用途及预计使用时间，经部门负责人审批后提交至行政部门。

行政部门核对申领物资是否在库存范围内，如无库存或需特殊采购，确认采购周期及预算，反馈至申领人。

审批与采购

行政部门根据申领表及库存情况，提交采购申请（如超出预算，需额外走预算审批流程），经审批后启动采购（优先选择协议供应商，保证物资质量与性价比）。

采购完成后，行政部门核对物资数量、规格与订单一致，办理入库手续，填写《物资入库登记表》（更新库存台账）。

领用与登记

申领人凭审批通过的《办公物资申领表》至行政部门领用，当面核对物资数量与质量，签字确认；行政部门在《物资领用登记表》中记录领用人、领用时间、物资信息，同步更新库存台账。

使用与维护

申领人负责妥善保管和使用所领物资，避免浪费或损坏；如需维修，及时联系行政部门协调处理；离职或岗位调整时，需将剩余物资交回行政部门，办理交接手续。

三、常用工作表单模板

模板一：会议需求申请表

项目

内容

会议名称

发起部门

发起人

联系方式

会议主题

会议目标

预计参会人数

会议时间

年月日时分至时分

会议地点

（线上请注明平台及会议号，线下请注明具体会议室）

会议形式

□现场会议□线上会议□线上线下