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企业资料档案分类与存储管理模板

一、模板适用场景与价值体现

本模板适用于各类企业（含初创期、成长期、成熟期）的资料档案规范化管理，尤其适合需系统化整理行政、人事、财务、业务、法务等多部门档案的场景。通过统一分类标准、存储规则及管理流程，可实现以下价值：

提升检索效率：避免档案散乱丢失，快速定位所需文件；

保障合规性：满足《会计档案管理办法》《企业档案管理规定》等法规要求；

降低管理成本：减少重复整理、归档的人力与时间投入；

支撑决策分析：通过结构化档案积累，为企业运营、审计、风控提供数据支持。

二、档案分类与存储管理全流程操作指南

（一）前期准备：明确管理架构与标准

成立专项小组

由行政部经理牵头，联合法务、财务、业务部门负责人组成“档案管理专项小组”，明确职责分工：行政部统筹协调，各部门指定档案联络员*负责本部门档案收集与初步整理。

调研档案现状

各部门梳理现有档案类型（如合同、报表、制度、会议纪要等）、数量及存储方式（电子/纸质），填写《档案现状调研表》（见附件1），专项小组汇总分析痛点（如分类混乱、检索困难等）。

制定分类与编码规则

分类原则：采用“一级分类（部门/职能）+二级分类（业务类型）+三级分类（文件性质）”三级分类法，保证逻辑清晰、无重叠。

示例：一级分类“财务部”，二级分类“会计核算”，三级分类“原始凭证”。

编码规则：统一为“部门缩写-年份-分类代码-流水号”，部门缩写可自定义（如行政部“XZ”、财务部“CW”），分类代码对应二级分类（如“会计核算”为“KJ”）。

示例：2024年财务部会计凭证第001份，编码为“CW-2024-KJ-001”。

（二）档案分类：构建科学分类体系

根据企业职能与业务特点，参考以下一级分类框架（可根据实际调整）：

一级分类

二级分类示例

三级分类示例

行政部（XZ）

办公用品管理

采购合同、库存清单、领用记录

会议管理

年度经营会、部门例会、专题研讨会

人事部（RS）

员工管理

劳动合同、入职登记表、离职证明

薪酬绩效

工资表、绩效考核表、社保缴纳记录

财务部（CW）

会计核算

原始凭证、记账凭证、财务报表

税务管理

纳税申报表、税务发票、税务审计报告

业务部（YW）

客户管理

客户合同、客户资料、沟通记录

项目管理

项目计划书、验收报告、项目总结

法务部（FL）

合同管理

销售合同、采购合同、合作协议

纠纷处理律师函、起诉状、判决书

综合管理（ZH）

制度文件

公司章程、管理制度、操作流程

证照资质

营业执照、许可证、认证证书

（三）档案存储：规范物理与电子存储

电子档案存储

存储路径：按“服务器/云盘-一级分类-二级分类-年份”分层建立文件夹，例如“F:\2024”。

文件命名：统一采用“档案编号-文件名称-版本号-日期”格式，例如“CW-2024-KJ-001-采购发票-V1。

备份要求：重要电子档案需“本地+云端”双备份，本地服务器每周五17:00自动增量备份，云端（如企业网盘）每月1日全量备份，由IT部*负责检查备份有效性。

纸质档案存储

档案盒标注：档案盒正面标注“一级分类-二级分类-年份-档案编号范围”，例如“财务部-会计核算-2024-CW-2024-KJ-001至050”，侧面标注起止档案编号。

存放位置：专用档案库房按“分类-年份”排序存放，档案柜编号规则为“楼层-区域-柜号-层号”（例如“3楼-A区-01柜-02层”），填写《纸质档案存放位置表》（见附件2）存档。

环境要求：档案库房保持温度14-24℃、湿度45-60%，配备防火、防潮、防虫、防盗设备，每月由行政部*检查1次。

（四）档案归档：明确收集与移交流程

归档范围与时间

日常归档：各部门每月最后1个工作日将本月形成的档案整理后移交至档案管理员*（电子档案发送至指定邮箱，纸质档案填写《档案移交清单》）。

专项归档：项目结束后5个工作日内，项目负责人*将项目档案（含电子/纸质）整理归档；年度档案次年1月31日前完成归档。

归档审核

档案管理员*核对档案完整性、分类准确性及编码规范性，对不符合要求的退回部门重新整理，审核无误后在《档案移交清单》上签字确认，双方各执一份备查。

（五）档案利用：规范借阅与查询流程

借阅权限

公开档案（如公司制度）：员工可自行查询电子档案；

内部档案（如部门报表）：需经本部门负责人*审批；

秘密档案（如财务报表、客户合同）：需经分管副总*审批。

借阅登记

电子档案：通过OA系统提交《电子档案借阅申请》，审批通过后在线查看，禁止（经审批可的需记录人、时间、用途）；

纸质档案：填写《纸质档案借阅登记表》（见附件3），注明档案编号、借阅原因、归还日期，经审批后由档案管理员*取出，借阅期限不超过3个工作日，到期需归还或办理续借。

（六）档案销毁：履行审批与清点