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公司组织架构及部门职能手册编制指南

一、手册应用场景与价值

本手册适用于企业规范化管理场景，主要解决以下核心问题：

新员工快速融入：帮助新员工清晰知晓公司整体架构及各部门职能，缩短熟悉周期；

跨部门协作规范：明确部门间权责边界，减少推诿扯皮，提升协作效率；

管理层决策支持：为战略调整、部门优化、岗位配置提供架构与职能依据；

合规与风险控制：保证部门设置符合企业战略及外部监管要求，避免职能缺失或重叠。

通过系统梳理组织架构与部门职能，可实现“人人清楚定位、事事明确责任”，为高效运营奠定基础。

二、手册编制全流程指南

（一）前期准备与信息收集

目标：全面掌握公司现有架构及职能现状，为手册编制提供基础数据。

操作步骤：

明确编制目的与范围

与管理层沟通，确定手册编制的核心目标（如优化架构、明确职责、支撑新业务等）；

界定涵盖范围（全公司/特定板块、含/含分支机构等）。

组建编制小组

牵头部门：通常为人力资源部或总经办；

参与部门：各业务部门负责人、战略部、财务部等（保证信息全面性）；

明确分工：小组负责人统筹协调，成员负责本部门信息提报与审核。

收集现有资料清单

现有组织架构图（含部门名称、负责人、汇报关系）；

各部门现有职责说明、岗位说明书；

公司战略文件、年度经营目标、业务流程文档；

部门间协作中已发觉的职责争议或空白点记录。

关键输出：《信息收集完成表》（含资料名称、提供部门、责任人、收集状态）。

（二）组织架构框架设计

目标：基于公司战略与业务需求，设计清晰、高效的组织架构层级与部门设置。

操作步骤：

确定架构类型

根据企业规模与业务模式选择：

直线职能制：适用于中小型企业（如生产、销售、职能部门垂直管理）；

事业部制：适用于多元化集团（如按产品/业务线划分独立事业部）；

矩阵制：适用于项目型组织（如按项目/客户线与职能部门双重管理）。

梳理部门层级与隶属关系

从上至下划分层级：决策层（如董事会、总经理办公会）→管理层（如副总、总监）→执行层（如部门经理、主管）；

明确部门间汇报关系（如“市场部向销售总监汇报”“人力资源部向总经理汇报”）；

标注关键岗位（如部门负责人）及编制人数（需与人力资源部核对）。

绘制架构图

使用工具（如Visio、PPT、OrgChart等）绘制可视化架构图；

要求：层级清晰、部门名称规范、汇报关系明确，避免交叉线过多。

关键输出：《公司组织架构图》（标注部门、负责人、汇报关系）。

（三）部门职能深度梳理

目标：明确各部门核心职能、具体职责及协作边界，避免职能重叠或空白。

操作步骤：

制定部门职能描述原则

SMART原则：具体（Specific）、可衡量（Measurable）、可实现（Achievable）、相关性（Relevant）、时限性（Time-bound）；

动词规范：使用“负责”“组织”“协调”“监督”等明确动作，避免“参与”“协助”等模糊表述。

收集部门职能初稿

由各部门负责人牵头，基于现有职责与业务需求，填写《部门职能梳理表》（模板见下文）；

内容包括：部门核心价值、主要职责模块（3-5项）、具体工作内容（每项职责列出2-3条关键任务）。

跨部门对齐与审核

组织编制小组召开评审会，重点审核：

职能是否覆盖部门核心业务；

跨部门职责边界是否清晰（如“客户需求调研”由市场部还是产品部主导需明确）；

是否与公司战略匹配（如新业务拓展是否需新增部门职能）。

关键输出：《部门职能明细表》（经各部门负责人签字确认）。

（四）手册内容整合与编制

目标：将架构与职能信息整合为结构化、易查阅的手册文档。

操作步骤：

确定手册框架

建议章节：

第一章：总则（编制目的、适用范围、解释权归属）；

第二章：组织架构（架构图、架构说明）；

第三章：部门职能（各部门职能明细、负责人信息）；

第四章：协作机制（跨部门流程示例、争议解决路径）；

第五章：附则（修订记录、生效日期）。

内容撰写与排版

语言简洁专业，避免冗余描述；

架构图与职能表结合，图文并茂；

关键信息（如负责人、核心职责）突出显示（如加粗、标黄）。

内部试读与修订

选取不同层级员工（高管、中层、基层）试读，收集可读性、准确性反馈；

根据反馈调整内容表述，保证“不同角色均能快速理解”。

关键输出：《公司组织架构及部门职能手册》（初稿）。

（五）审核修订与发布执行

目标：保证手册内容权威性，并推动落地应用。

操作步骤：

多级审核

一级审核：编制小组核对内容与架构、职能是否一致；

二级审核：各部门负责人确认本部门职能描述准确性；

三级审核：总经理办公会审批手册最终版本。

正式发布与培训

通过公司官网、内网、公告栏等渠道发布手册；

组织全员培训（重点讲解架构逻辑、本部门及协作部门职能）；

发放纸质版/电子版手册，保证人手一册（关键岗位可额外备份）。

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