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文档管理标准化流程模板（信息安全保障版）

一、适用行业与典型应用场景

本模板适用于对信息安全及文档规范性要求较高的各类组织，涵盖但不限于以下场景：

企业内部管理：如研发文档、财务报表、人事档案、合同协议等核心信息的全生命周期管理；

金融机构：客户资料、交易记录、合规报告、审计文档等敏感数据的存储与流转；

部门：政策文件、会议纪要、行政审批材料、涉密信息等文档的规范化处理；

医疗机构：病历资料、诊断报告、患者隐私信息、科研数据等医疗文档的安全管控；

制造业：产品设计图纸、工艺文件、供应链信息、知识产权文档等工程资料的管理。

上述场景普遍存在文档数量庞大、涉及敏感信息、多部门协同需求高、合规审计要求严格等特点，需通过标准化流程保证文档“不丢失、不泄露、不滥用、可追溯”。

二、标准化操作流程详解

（一）文档分类与密级标记

操作目标：明确文档属性，为后续管理奠定基础。

文档分类：根据业务属性将文档分为“管理类”（如制度、流程）、“业务类”（如合同、报告）、“技术类”（如图纸、代码）、“存档类”（如历史记录）四大类，每类下设子类（如“管理类”可分为“人力资源”“财务管理”等）。

密级划分：结合信息敏感度设定三级密级：

普通级：可公开或内部共享的文档（如通知公告、培训资料）；

内部级：仅限部门内部或指定人员知悉的文档（如部门工作计划、未公开报表）；

机密级：涉及核心利益、敏感数据或法规要求保密的文档（如商业合同、客户隐私信息、战略规划）。

标记规范：文档首页右上角统一标注“分类+密级”，格式为“【管理类-内部级】”，电子文档需在文件名中体现（如“2024年度财务预算_【管理类-内部级】.docx”）。

（二）文档创建与审批

操作目标：保证文档内容准确、合规，未经审批不得流转。

创建规范：

电子文档需使用公司统一模板（如Word、Excel模板），注明编制人、编制日期、版本号；

涉及敏感信息的文档，禁止在非加密设备或公共网络环境下创建。

审批流程：

普通级文档：由部门负责人审批，审批时限为1个工作日；

内部级文档：由部门负责人审核后，提交分管领导审批，审批时限为2个工作日；

机密级文档：由部门负责人、分管领导审核后，提交公司信息安全委员会审批，审批时限为3个工作日。

审批方式：通过OA系统或指定审批工具线上完成，审批记录需同步存档（截图或系统日志），纸质文档需审批人签字确认。

（三）文档存储与权限管理

操作目标：实现文档集中存储，严格控制访问权限，防止未授权访问。

存储规范：

电子文档统一存储在公司指定的服务器或云平台（如企业网盘、文档管理系统），禁止本地存储或个人设备存储；

纸质文档存入带锁档案柜，按“分类+密级”分区存放，张贴清晰标识。

权限分配：

遵循“最小权限原则”，仅授予人员完成工作所必需的权限（如“机密级文档”仅限审批人、经办人及授权查阅人员访问）；

权限变更需由申请人提交《文档权限变更申请表》，经部门负责人及信息安全部门审批后执行。

存储安全：

服务器开启加密存储功能，定期备份（每日增量备份+每周全量备份），备份数据异地存放；

档案柜钥匙由专人保管，出入库登记台账（记录时间、人员、事由）。

（四）文档使用与流转

操作目标：规范文档查阅、复制、修改等操作，保证可追溯。

查阅规范：

查阅机密级文档需提前1个工作日提交《文档查阅申请表》，说明查阅目的、范围，经部门负责人及信息安全部门批准后，在指定场所（如档案室）由专人陪同查阅；

电子文档查阅需通过系统内置功能，禁止或截屏（特殊情况需审批）。

复制与修改：

复制机密级文档需经分管领导批准，复印件需标注“复印件”字样及复制日期，与原件同等管理；

修改文档需保留版本历史（如V1.0、V1.1），重大修改需重新审批，原版本作为历史版本归档。

外部流转：

向外部单位提供文档需签订《保密协议》，明确接收方的保密义务；

电子文档外部流转需加密传输（如使用公司指定加密邮箱），纸质文档需通过密封快递并寄送回执。

（五）文档归档与销毁

操作目标：保证文档到期合规处理，避免信息滞留风险。

归档范围：

已完成审批、无需日常使用的文档（如年度总结、已关闭项目资料）；

到达保存期限的文档（如合同到期后保存3年、财务凭证保存10年）。

归档流程：

编制人整理文档，填写《文档归档清单》（含文档编号、名称、分类、密级、保存期限、归档日期），提交部门负责人审核；

信息安全部门核对清单后，将文档移交至档案室（电子文档导入归档系统，纸质文档装入档案盒）。

销毁管理：

超过保存期限且无保存价值的文档，由档案室编制《文档销毁清单》，经信息安全部门、法务部门联合审批后销毁；

纸质文档使用碎纸机销毁（保证无法还原），电子文档进行低级格式化或物理销毁；

销毁过程需全程录像，销毁清单由审批人、监销人签字存档，保存期不少于2年。

三、