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工作手册创建及修订指引书

一、适用范围

本指引书适用于公司各部门、各项目组工作手册的首次创建、定期更新及不定期修订管理，旨在规范工作手册的编制流程，保证手册内容的准确性、实用性和时效性，为日常工作开展提供标准化指导。具体场景包括：

新部门/新业务成立时，需系统性创建工作手册；

现有工作流程、制度或岗位职责发生调整时，需修订原手册；

运行中发觉手册内容存在遗漏、错误或与实际操作不符时，需优化完善；

公司层面政策、法规或标准更新后，需同步更新手册相关内容。

二、工作手册创建全流程

（一）前期准备：明确目标与基础准备

需求分析与目的确定

由部门负责人牵头，明确手册的编制目的（如规范操作、提升效率、新人培训等）和适用范围（如部门全员/特定岗位、全流程/关键节点）。

梳理当前工作中的痛点问题（如流程不清晰、职责不明确），保证手册内容针对性解决实际问题。

组建编制小组

明确编制负责人（通常为部门骨干或主管），统筹手册编写工作；

核心成员应包括：业务专家（提供实操经验流程）、岗位代表（反馈一线需求）、文控人员（负责格式规范与版本管理）。

资料收集与梳理

收集现有相关文件：公司制度、SOP（标准作业程序）、岗位职责说明书、过往工作总结、客户反馈记录等；

对收集的资料进行分类整理，识别有效信息（如现行有效流程）和需更新内容（如已废止的规定）。

（二）内容框架设计：搭建逻辑清晰的目录结构

工作手册框架需遵循“从宏观到微观、从原则到操作”的逻辑，建议包含以下核心模块（可根据部门特点调整）：

手册概述：编制目的、适用范围、术语解释、手册效力说明；

职责分工：部门/岗位核心职责、协作接口（如与其他部门的配合事项）；

工作流程：按业务环节划分，明确各流程的输入、输出、操作步骤、责任主体及时间要求（可辅流程图）；

操作规范：具体操作指引（如工具使用、数据填报、安全注意事项）、质量标准（如成果交付的验收要求）；

表单模板：各环节需使用的表单（如申请单、检查表、报告模板）及填写说明；

引用文件：手册中涉及的公司制度、国家标准、行业规范等清单（注明版本号和生效日期）；

附则：手册解释权、生效日期、修订记录查阅方式等。

（三）初稿撰写：聚焦实操性与准确性

模块分工撰写

按照框架分工，由编制小组成员负责对应模块撰写，保证内容由“业务专家+岗位代表”共同把关，避免脱离实际。

撰写要求：

语言简洁明了，避免歧义（如使用“应”“须”“严禁”等明确表述，减少“建议”“原则上”等模糊词汇）；

步骤化描述（如“第一步：提交申请→第二步：部门审核→第三步：审批通过”），关键动作需明确责任岗位（如“由经办人填写表单，经部门经理签字确认”）；

配图表辅助说明（如流程图、表单样表、示意图），提升可读性。

交叉审核初稿

初稿完成后，编制小组内部交叉审核，重点检查：内容是否符合部门实际、流程是否完整、职责是否清晰、表单是否齐全、引用文件是否有效。

（四）内部评审与修订：保证内容共识

组织评审会议

由部门负责人组织召开评审会，参会人员包括：编制小组成员、相关岗位代表、协作部门接口人、公司文控专员。

评审重点：内容的合规性（是否符合公司制度/法规）、实操性（一线员工能否按手册操作）、完整性（是否覆盖关键业务场景）。

意见收集与修改

评审会发放《工作手册评审意见表》（详见模板示例），收集书面意见；

编制小组汇总意见，逐条分析并修改初稿，形成修订说明（记录修改原因、修改内容及对应意见人）。

（五）发布与归档：实现标准化落地

审批与发布

修订后的手册经部门负责人签字确认后，报公司文控部门审核备案；

审核通过后，由文控部门统一编号、排版（格式要求：标题黑体三号、宋体小四、行距1.5倍，页码连续），发布至公司内部知识库或共享平台，明确查阅权限（如全员公开/岗位权限内公开）。

培训与宣贯

手册发布后1周内，由部门负责人组织全员培训，解读手册内容、操作要点及注意事项；

培训后收集员工反馈，对理解偏差的条款进行补充说明。

归档管理

文控部门将手册最终版（PDF+可编辑版）存档，同时记录发布日期、版本号、审批人等信息；

部门留存纸质版（加盖部门公章）及电子版，方便日常查阅。

三、工作手册修订管理机制

（一）修订触发情形

出现以下情况时，需启动手册修订流程：

政策/法规变更：公司制度、行业标准、国家法律法规更新，导致手册内容冲突或滞后；

业务/流程调整：部门职能、岗位职责、工作流程发生优化或新增业务场景；

问题反馈：员工在实际操作中频繁反映手册内容错误、遗漏或与实际不符（如连续3次同类操作因手册指引不清导致失误）；

定期回顾：建议每12个月对手册进行全面回顾，评估内容时效性，必要时修订。

（二）修订申请与审批

提交修订申请

由需求人（岗位员工/部门负责人）填写《工作手册修订申请表》（详见模板示例），说明修订原因、