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采购流程与合同管理范本

一、适用范围与典型应用场景

本范本适用于各类企业（含制造业、服务业、事业单位等）的日常采购活动，涵盖原材料、设备、服务、办公用品等各类采购类型。典型应用场景包括：

制造业企业生产原材料批量采购；

企业IT设备、办公设施等固定资产采购；

咨询、设计、维修等服务类项目采购；

机构、事业单位的合规化采购流程管理。

不同规模企业可根据实际需求调整流程复杂度，小型企业可简化审批环节，大型企业或涉及大额采购时需强化内控与合规要求。

二、采购全流程操作指南

（一）步骤1：采购需求提出与审批

操作目标：规范需求提报，保证采购必要性与预算可控性。

操作人：需求部门经办人、部门负责人、采购部专员、财务部审核、分管领导*。

操作步骤：

需求提报：需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》（见表1），明确物料/服务名称、规格型号、数量、用途、预估单价、总价、期望交付日期等关键信息，并附技术规格书或需求说明（如有）。

部门审核：部门负责人*审核需求合理性（如是否为必要采购、数量是否匹配实际需求），签字确认后提交采购部。

采购初审：采购部专员*核对需求是否符合公司采购政策（如是否属于集中采购目录、是否需要招标），审查预算明细（财务部同步审核预算额度），确认无遗漏后提交分管领导。

领导审批：根据采购金额分级审批（例如：金额≤5万元由部门负责人审批；5万＜金额≤20万元由分管领导审批；金额＞20万元由总经理*审批），审批通过后《采购需求审批表》，启动后续供应商选择流程。

（二）步骤2：供应商选择与管理

操作目标：通过公平、公正方式选定合格供应商，保证采购性价比与合规性。

操作人：采购部专员、需求部门代表、财务部、法务部（必要时）、评标小组*（招标时）。

操作步骤：

供应商来源：

公开招标：通过采购平台、行业招标网站发布招标公告，邀请不少于3家合格供应商参与；

邀请招标：针对技术复杂、金额较大的采购，向3-5家优质供应商定向发出邀请；

询价采购：金额较小（如≤5万元）或标准化产品，向不少于3家供应商询价，比价后选定；

单一来源：仅1家供应商可满足需求（如专利产品），需提供《单一来源采购说明》并经总经理*审批。

供应商资质审核：要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证）、近三年类似项目业绩证明、法定代表人身份证明等，采购部联合法务部*审核资质真实性，形成《供应商资质审核表》。

商务谈判/评标：

询价/比价：收集供应商报价单，对比价格、交货期、付款条件、售后服务等，选择综合最优供应商；

招标：组建评标小组（含采购、需求、财务、技术代表），按评分标准（价格权重40%、技术30%、资质20%、服务10%）打分，确定中标供应商并公示。

供应商建档：选定供应商后，录入《合格供应商名录》，定期更新供应商履约评价（每年1次），评价结果作为后续合作依据。

（三）步骤3：采购合同签订

操作目标：明确双方权利义务，规避合同风险。

操作人：采购部专员、法务部、需求部门、供应商授权代表。

操作步骤：

合同起草：采购部根据谈判结果，使用公司标准《采购合同模板》（见表3），填写合同编号、签订日期、甲乙双方信息、采购明细、价款、交付、验收、付款、违约责任等条款，需求部门确认技术参数无误。

法务审核：法务部*重点审核条款合法性（如违约责任是否明确、知识产权归属、争议解决方式是否约定），提出修改意见，采购部与供应商协商修订。

最终审批：合同修订后，采购部提交采购负责人、分管领导审批，重大合同（金额＞50万元）需经总经理*签字。

签署盖章：双方授权代表签字并加盖公章（或合同专用章），合同一式4份（采购部、财务部、需求部门、供应商各执1份），扫描件同步存档电子版。

（四）步骤4：合同执行与交付验收

操作目标：保证供应商按时按质交付，采购方合规验收。

操作人：采购部专员、需求部门验收人、仓库管理员（需入库时）、供应商送货员。

操作步骤：

交付提醒：采购部在供应商交货前3个工作日提醒供应商备货，确认物流方式（如送货上门、自提）、到货时间。

到货核对：供应商送货至指定地点，需求部门与仓库管理员*共同核对物料名称、规格、数量、外包装是否与合同一致，填写《到货记录表》。

质量验收：

现场验收：对可即时检验的物料（如办公用品、简单设备），需求部门按技术规格书验收，合格后签字确认；

试运行验收：对复杂设备或服务（如生产线、IT系统），需安装调试并试运行1-15天，试运行合格后出具《验收报告》；

第三方检测：涉及安全、环保等特殊要求的物料（如医疗器械、化工原料），需委托第三方机构检测，合格后方可验收。

问题处理：验收不合格的，需求部门在24小时内书面通知采购部，采购部与供应商协商处理方案（如换货、退货、折价），处理结果需双方书面确认并存档。

（五）步骤5：付款结算与档