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档案管理制度

第一章总则

第1条目标

档案是过去工作和历史情况统计，它能够为工作提供备查依据。档案是历史真凭实证，是第一手参考材料。档案是企业文化关键部分，是企业成功金桥。为了加强档案管理，特制订本制度，请各部门实施。

第2条管理部门

行政管理部是企业文书档案管理部门，其关键职责以下。

（1）制订或参与制订档案工作规章制度。

（2）对企业其它部门文件材料归档工作进行指导和监督。

（3）做好企业档案搜集、整理、保管和利用工作。

（4）做好永久性档案向相关档案机构移交工作。

（5）提升级案管理水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

第二章企业档案管理体制

第1条归档范围

企业多种含有保留价值文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等全部必需立卷、归档。具体分类：

（1）办公文件包含企业多种请示和批复文件、多种申请文件（如：用印申请文件）、企业对外发文（企业发出各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件）、注册年检资料、验资文件、融资资料、法律事物、处理纠纷等含有保留价值文件

（2）证件性文书资料：包含法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、计划许可证、预售许可证、企业和产品取得各类荣誉牌匾和证书，证书、证实等。

（3）法规性文件：包含上级频发、需企业实施，或由企业发行多种标准、规章制度等。

（4）企业重大决议：包含由企业会议、总经理办公会及其相关行政会议等形成文件和会议材料会议统计等。

（5）计划性文件：包含企业总体计划或计划、开发计划、项目质量计划营销计划、财务计划等

（6）总结性文件:包含企业年度和月度工作总结、下属部门年度和月度工作总结、单向性工作总结调查汇报等

（7）指示性文件：包含企业各类计划指标、技术指标、营销指标等和企业各类任命工作指示等。

（8）凭证性文件：包含企业各部门上报在日常活动中形成原始统计和凭证、如财产情况房屋销售、协议书、协议书、意向书等原始统计和文本。

（9）汇报性文字资料：包含企业上报各级主管部门文件资料和相关统计表，和企业领导在外部公共场所讲话，汇报或公布各类文书资料。

（10）声像制品资料：包含企业及下属各部在其经营活动或政治，文件娱乐活动中，和在外学习，考察时或外部门提供，以声像形式统计下来多种资料，如照片资料录音资料，影片资料等。

（11）题赠性资料：包含上级领导和外协友好部门或个人提供题词书画，工艺制作等。

（12）工程档案：立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，开工审批文件，招投标文件，工程质量监督手续，工程财务文件，工程完工验收文件，完工图等从立项到完工含有保留价值全过程系统资料。

（13）会计档案：相关会计工作方针、政策、制度、预算、计划、总结、汇报、协议和往来文书全部应归档。会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核实专业材料可由会计部门自行归档。

（14）人事档案：人事档案由部门自行立卷、归档、管理。

第2条管理部门

（1）企业档案工作要实施集中和分散管理相结合体制。由行政管理部负责主体档案管理，并对其它部门档案管理工作进行督促和指导。

（2）企业设置四个档案管理点，分管各类文件、资料档案。工程技术部负责工程建设过程所需各类文件、资料及制度建档和管理；人力资源部负责企业全部些人员及制度建档和管理；财务部负责全部财务文件、资料及制度建档和管理；行政管理部负责其它文件、资料及制度建档和管理，同时负责其它部门移交档案管理。

（3）各档案点管理文件、资料及制度各部门不得随意处理，由行政管理部定时归档统一处理。

第三章平时归卷

第1条各部门全部要建立健全平时归卷制度。对处理完成或批存文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。

第2条各部门应依据本部门业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用《案卷类目》。《案卷类目》条款必需简明确切，并编上条款号。

第3条公文承接人员应立即将办理完成或经领导人员批存文件材料搜集齐全，并加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。

第四章立卷

第1条案卷质量总要求是：遵照文件形成规律和特点，保持文件之间有机联络，区分不一样价值，便于保管和利用。

第2条归档文件材料种数、份数和每份文件页数均应齐全完整。

第3条在归档文件材料中，应将每份文件正件和附件、印件和定稿、请示和批复、转发文件和原件、多个文字形成同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷。绝密文电应单独立卷，少数一般文件假如和绝密文件有亲密联络，也可随同绝密文件立卷。

第4条不一样年度文件通常不得放在一起立卷，但跨年度请示和批复，应放在复文立卷；没有复文，放在请示年立卷；跨年度计划放在针正确第十二个月立卷；跨年度总结放在针正确最终十二个月立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年，其它文件立卷根据相关要求实施。

第5条卷