销售订单处理流程模板信用额度与合同管理结合版.docVIP

销售订单处理流程模板（信用额度与合同管理结合版）

一、适用范围与应用场景

本模板适用于各类企业销售部门处理客户订单时，需同步开展信用额度核查、合同条款匹配及风险管控的全流程管理场景。具体包括但不限于：

制造业、贸易业、服务业等以信用销售为主的企业；

客户订单涉及大额交易、长期合作或特殊付款条件的情况；

需通过标准化流程降低超额度发货、合同条款违约等风险的管理需求。

通过将信用额度控制与合同条款约束嵌入订单处理各环节，可保证订单在合规、风险可控的前提下高效流转，实现“订单-信用-合同”三者的动态联动。

二、标准化操作流程详解

（一）订单接收与初步审核

目标：保证订单信息完整、基础要素合规，为后续信用与合同核查提供依据。

操作步骤：

订单信息收集：销售代表（*经理）通过线上系统（如ERP、CRM）或线下表单接收客户订单，需同步收集以下信息：

客户基本信息（名称、统一社会信用代码、联系人、联系方式）；

订单明细（产品/服务名称、规格型号、数量、单价、金额、交货期、交付地点）；

付款约定（预付款比例、账期、付款方式）；

特殊要求（如定制化需求、包装方式、验收标准）。

基础信息校验：销售助理（*助理）核对订单信息是否完整，重点检查：

客户名称与合同主体是否一致；

产品/服务描述、数量、价格是否清晰无歧义；

付款方式、交货期等关键条款是否明确。

若信息缺失或模糊，需24小时内联系客户补充完善，并书面确认（邮件/系统留痕）。

（二）客户信用额度核查

目标：评估客户当前信用状况，保证订单金额未超信用额度，降低坏账风险。

操作步骤：

信用额度调取：财务部信用管理员（*会计）通过企业信用管理系统，查询客户当前信用额度、已用额度、可用额度及历史回款记录，填写《客户信用额度核查表》（见表1）。

信用风险评估：

若订单金额≤可用额度：直接进入下一步合同条款匹配；

若订单金额可用额度：销售代表（经理）需提交《超额信用申请表》，附客户近期经营数据（如财报、订单增长情况）、担保资料（如保函、抵押物说明），由销售总监（总）、财务总监（*总）联合审批。审批通过后，临时调整信用额度并记录；审批不通过，与客户协商降低订单金额或调整付款方式。

信用动态更新：对存在逾期回款、信用降级记录的客户，财务部需更新信用等级并通知销售部门，后续订单从严核查。

（三）合同条款匹配与审核

目标：保证订单内容与已签订合同条款一致，避免因条款不符导致履约纠纷。

操作步骤：

合同关联查询：法务专员（*专员）通过合同管理系统，核查客户是否有生效的销售合同（框架协议/专项合同），若存在，提取合同关键条款（价格体系、交货期、质量标准、付款条件、违约责任等），填写《合同条款匹配表》（见表2）。

条款一致性核对：

价格条款：订单单价、折扣是否与合同约定一致（如阶梯价格、促销期间价格）；

交付条款：交货期、交付地点、运输方式是否符合合同要求；

付款条款：账期、付款节点是否超出合同约定范围（如合同约定“30天账期”，订单申请“60天账期”需补充补充协议）；

特殊条款：定制化产品、质量验收、知识产权等约定是否在订单中明确体现。

合同补签与审批：

若为新客户或订单超出原合同范围，需先签订《销售合同》（由法务专员（专员）起草，销售总监（总）、法务总监（*总）审批）；

若订单条款与原合同冲突，需签订《补充协议》，明确差异处理方式，并同步更新订单信息。

（四）订单与内部审批

目标：整合信用、合同核查结果，正式订单并完成内部审批，保证流程闭环。

操作步骤：

订单录入系统：销售助理（*助理）在ERP系统中录入订单，关联客户信用额度核查结果、合同编号及条款匹配表，《销售订单审批表》（见表3）。

多级审批流程：

销售部门审批：销售总监（*总）核查订单合理性（如销量匹配客户需求、毛利水平）；

财务部门审批：财务总监（*总）确认信用额度使用、付款条件合规性；

法务部门审批：法务专员（*专员）确认合同条款无法律风险；

总经理审批（大额订单/特殊客户）：订单金额≥50万元或战略客户，需总经理签字确认。

订单生效与分发：审批通过后，系统自动正式销售订单（订单编号唯一），分发至销售、仓库、财务、物流部门，同步更新客户信用台账。

（五）订单执行与跟踪

目标：保证订单按约定交付，同步跟踪回款及履约情况，及时处理异常。

操作步骤：

交付执行：仓库部根据订单信息备货、发货，物流部跟踪物流状态，发货后24小时内将《发货单》（含订单编号）反馈给销售代表（*经理）及客户。

回款跟踪：财务部根据订单约定的付款节点，提前5天向客户发送《付款提醒函》；逾期未付款的，由销售代表（*经理）跟进催收，填写《回款跟踪表》（见表4），必要时启动信用管控（如暂停后续订单发货）。

异常处理：

交付异常（如延迟发货、产品不符）：销售部牵头协调仓库、生产部门解决，48小