企业人事档案管理的标准工具.docVIP

企业人事档案管理标准工具模板

一、适用场景与价值体现

企业人事档案管理工具适用于各类企业（含中小微企业、集团化公司）中人力资源部门对员工全生命周期信息的规范化管理，具体场景包括但不限于：

新员工入职建档：系统记录员工基本信息、入职材料及资质证明，建立个人档案基础；

员工动态信息维护：跟踪员工岗位变动、薪酬调整、培训经历、奖惩记录等变化，保证档案实时更新；

档案合规查询：为员工晋升、调岗、离职手续办理、劳动争议处理等提供信息依据；

离职档案交接：规范员工离职后档案的转递、保存及历史追溯，规避管理风险。

通过标准化档案管理，可实现员工信息集中化、流程化、合规化，提升人力资源工作效率，降低因档案缺失或混乱引发的用工风险。

二、标准化操作流程

（一）新员工入职档案建立

材料收集

新员工入职时，需提交以下材料（原件核对后留存复印件，复印件需本人签字确认）：

身份证复印件；

学历/学位证书、职业资格证书复印件；

离职证明（或无业证明）；

近期体检报告；

一寸免冠照片2张；

银行卡复印件（用于薪酬发放）。

特殊岗位还需补充：背景调查报告、保密协议、竞业限制协议等。

信息录入

人力资源专员根据收集的材料，在《企业人事档案信息总表》（见第三部分）中逐项录入信息，保证“人、档、信息”一致；

录入完成后，由部门负责人及HR主管审核签字确认，录入人对信息准确性负直接责任。

归档存储

将员工纸质材料按“入职材料-合同资料-学历资质-其他证明”顺序分类装订，档案袋外标注“姓名-入职日期-工号”；

电子档案同步至企业人力资源管理系统（或指定共享文件夹），命名规则为“姓名-工号-档案类型”（如“-001-入职材料”），设置查阅权限（仅HR部门及直属上级可查看）。

（二）员工信息动态更新

变更情形识别

员工信息发生以下变更时，需及时更新档案：

岗位变动（晋升/调岗/降职）、薪酬调整；

学历/职称提升、职业资格获取/注销；

奖惩记录（公司级表彰/违纪处罚）；

联系方式变更（电话、地址、紧急联系人等）；

婚姻状况、家庭住址等个人重大信息变更。

更新流程

员工提交《人事信息变更申请表》（需本人签字及部门负责人确认），附相关证明材料（如岗位调整通知、学历证书复印件等）；

HR专员核对申请表与证明材料，更新《人事档案信息总表》及电子档案，标注变更日期及原因；

更新完成后由HR主管复核，保证信息无遗漏、无错误。

（三）档案查询与调取

查询权限管理

HR部门：可全权查询所有员工档案；

直属上级：可查询本部门员工基本信息及工作相关记录（如岗位、绩效、奖惩）；

员工本人：可查询本人档案（需提前1个工作日申请，由HR专员陪同查阅）；

外部单位（如劳动仲裁部门）：凭单位介绍信及经办人身份证件，经HR负责人批准后查阅，并记录查阅用途及结果。

查询流程

内部查询：申请人填写《档案查阅申请表》，经部门负责人及HR主管签字后，由HR专员调取档案，查阅后及时归档；

外部查询：HR专员核对介绍信及身份证件，审批通过后复印相关档案页（加盖公章），原件留存，登记《档案外部查阅登记表》（含查阅单位、日期、用途、经办人等信息）。

（四）离职档案处理

离职交接

员工提交离职申请后，HR专员核对《离职档案交接清单》，保证档案材料完整（含劳动合同、离职证明、薪资结算单等）；

员工在《档案交接确认单》上签字，HR部门留存一份，员工部门留存一份。

档案转移/保存

主动离职：员工档案保存2年后，根据本人申请可转递至新工作单位（需提供接收单位证明）或个人（需携带身份证原件）；

被动离职：员工档案保存至劳动合同解除/终止后5年，期间如需调取，参照“档案查询流程”办理；

电子档案：离职员工电子档案标记“离职”状态，保留10年（法律法规另有规定的除外），权限冻结（仅HR管理员可查看）。

三、核心模板工具清单

企业人事档案信息总表

基本信息栏

内容

入职信息栏

内容

姓名

*（如：）

入职日期

YYYY-MM-DD

性别

男/女

所属部门

（如：市场部）

出生日期

YYYY-MM-DD

岗位

（如：销售专员）

身份证号

（18位，录入后加密存储）

劳动合同类型

固定期限/无固定期限/以完成一定任务为期限

户籍地址

（省市区详细地址）

合同期限

（如：2023-01-01至2025-12-31）

现居住地址

（省市区详细地址）

试用期

（如：2个月）

联系电话

（11位手机号）

转正日期

YYYY-MM-DD

紧急联系人

（姓名）

合同信息栏

内容

紧急联系人电话

（11位手机号）

合同编号

（如：HT-2023-001）

学历背景栏

内容

签订日期

YYYY-MM-DD

最高学历

（如：本科）

续签记录

（如有，填写续签次数及最新合同期限）

毕业院校

（如：大学）

学历背景栏

内容

所学专业

（如：市场营销）

第一学历

（