供应商信息存档及合作评估模板.docVIP

适用场景说明

标准化操作流程

一、评估启动与需求明确

确定评估目的：根据合作阶段（如新引入、年度复评、专项评估）明确评估重点，例如新供应商侧重资质与生产能力，现有供应商侧重履约表现与服务质量。

组建评估小组：由采购部门牵头，联合质量、财务、法务、使用部门等成立跨职能评估小组，指定负责人（如采购经理）统筹协调，明确各成员职责（如质量部门负责产品质量评分，财务部门负责价格竞争力分析）。

制定评估计划：明确评估周期（如新供应商需在合作前15个工作日内完成评估）、所需资料清单（如营业执照、资质证书、过往业绩证明等）、时间节点及输出成果要求。

二、供应商基础信息收集与存档

信息收集：向供应商发放《供应商基础信息表》（见模板表格1），要求供应商提供真实、完整的资料，包括但不限于：

企业基本信息（名称、统一社会信用代码、注册地址、经营规模等）；

联系方式（对接人*、联系方式、办公地址等，需标注主要对接人及备用联系人）；

资质文件（营业执照、行业许可证、ISO体系认证、安全生产许可证等，需在有效期内）；

生产经营能力（产能、核心设备、技术团队、主要客户案例等）；

财务状况（近三年财务报表、纳税信用等级、银行资信证明等）。

资料审核：评估小组对供应商提交的资料进行真实性、合规性审核，重点核查资质证书有效期、经营范围与所供产品/服务的匹配性、财务数据的合理性等。

信息建档：审核通过后，将供应商基础信息及附件资料分类归档至企业供应商管理系统（或电子档案库），建立唯一供应商编码，保证信息可追溯。

三、合作表现评估（针对现有供应商）

评估维度与数据收集：围绕“产品质量、交付能力、服务响应、价格竞争力、合规履约”五大核心维度，通过以下方式收集数据：

产品质量：调取近6个月来料检验报告（IQC）、客诉记录、不良品处理记录，统计批次合格率、退货率等指标；

交付能力：统计订单准时交付率、平均交付周期、缺货频率，与供应商约定交付周期进行对比；

服务响应：记录问题反馈响应时长（如质量投诉、需求变更）、问题解决满意度（由使用部门评分）；

价格竞争力：对比市场同类产品/服务价格、供应商报价合理性、年度降价幅度等；

合规履约：检查合同执行情况（如付款条款、保密条款）、税务合规性（如发票开具规范性）、社会责任履行情况（如环保、劳动用工合规）。

量化打分：参照《供应商合作评估打分表》（见模板表格2），采用百分制对各维度进行打分，明确评分标准（如批次合格率≥99%得20分，95%-98%得15分，＜95%得0分），保证评估客观性。

四、综合评级与结果应用

计算综合得分：根据各维度权重（如产品质量30%、交付能力25%、服务响应20%、价格竞争力15%、合规履约10%）计算加权得分，得出供应商综合评分。

确定评级：将综合评分对应评级标准（如90分以上为A级“优秀”，80-89分为B级“良好”，70-79分为C级“合格”，70分以下为D级“不合格”），形成《供应商评估结果汇总表》（见模板表格3）。

结果应用：

A级供应商：优先分配订单，纳入战略供应商候选名单，提供付款周期优惠等激励；

B级供应商：维持现有合作，针对薄弱环节（如交付及时率）提出改进要求；

C级供应商：发出《整改通知书》，设定3个月整改期，整改后复评仍不合格则降级或暂停合作；

D级供应商：立即终止合作，纳入供应商黑名单。

反馈与归档：将评估结果书面反馈供应商（A级、B级可发送感谢信，C级、D级需明确整改或终止原因），并将评估报告、打分表、结果汇总表等资料存入供应商档案，作为后续合作的重要依据。

核心模板表格

表1：供应商基础信息表

项目类别

具体内容

附件要求

企业名称

营业执照复印件（加盖公章）

统一社会信用代码

注册地址

实际经营地址

成立时间

年月日

企业性质

□国企□民企□外企□合资□其他

注册资本

万元

员工人数

总人数人，其中研发人，生产人，销售人

主营业务

经营范围页复印件

核心产品/服务

产品说明书/服务介绍资料

联系人信息

姓名*：职务：电话：邮箱：

证件号码复印件（可选）

备用联系人信息

姓名*：职务：电话：

资质证书

□ISO9001□ISO14001□OHSAS18001□行业特许资质□其他：_________（请注明有效期）

证书复印件（加盖公章）

产能情况

核心产品月产能：，主要生产设备：_________

设备清单及照片（可选）

主要客户案例

近3年合作客户（1-3例）：_________，合作项目：_________

合作合同关键页复印件（脱敏处理）

财务状况

近1年营收：万元，净利润：万元（可附简要说明）

近1年财务报表（资产负债表、利润表）

银行资信

开户行：，账号：，信用等级：□AAA□AA□A□其他

银行资信证明（可选）