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纸质档案数字化技术规范

DA／T31—2005

1范围???

本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。

本标准适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB／T17235.1—1998信息技术?连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分：要求和指南

GB／T17235.2—1998信息技术?连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分：一致性测试

GB／T18894-2002电子文件归档与管理规范??

3术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

3.1数字化digitization

用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。

3.2纸质档案数字化digitizationofpaper-basedrecords

采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

3.3数字图像digitalimage

表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵(或其他)网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。

3.4黑白二值图像binaryimage

只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。

3.5连续色调静态图像continuous—tonestillimage

以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。

3.6分辨率resolution

单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。

3.7失真度distortionmeasure

对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。

3.8可懂度intelligibility

数字图像向人或机器提供信息的能力。

3.9图像压缩imagecompression

清除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。纸质档案数字化过程中，较常见的有TIFF(G4)、JPEG等压缩格式。??

4纸质档案数字化基本要求

4.1基本原则

纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。

4.2数字化对象的确定原则

应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。

4.2.1符合国家法律法规的原则

纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。

4.2.2价值性原则

属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。

4.3基本环节

纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。

4.4过程管理

4.4.1应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。

4.4.2纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。???

5档案整理

在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。

5.1目录数据准备

按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、

择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。

8.1.2提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。

8.2图像文件的命名

8.2.1纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。

8.2.2多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。???

9目录建库

9.1数据格式选择

目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。

9.2档案著录

按照《档案著录规则》（DA／T18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。

9.3目录数据质量检查

采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是