企业固定资产管理流程与规范模板.docVIP

企业固定资产管理流程与规范模板

一、适用范围与行业背景

新成立企业需建立固定资产管理体系；

现有企业需优化资产管理流程，降低资产流失风险；

多部门协同场景中明确资产权责与流转规则；

审计合规要求下完善资产管理痕迹化记录。

二、固定资产管理全流程操作规范

固定资产管理遵循“谁使用、谁负责”原则，按“需求审批→采购执行→入库登记→领用发放→内部转移→定期盘点→报废处置”七大环节推进，各环节责任部门及操作要求

1.需求提出与审批

责任部门：使用部门（如生产部、行政部、研发部等）

操作说明：

（1）使用部门根据业务需求（如新增设备、替换老旧资产），填写《固定资产购置申请表》，注明资产名称、规格型号、预估数量、用途、预算金额及使用人等信息；

（2）部门负责人审核需求合理性，确认预算符合公司年度预算规划；

（3）行政部门（或资产管理部门）复核资产配置必要性，避免重复购置；

（4）财务部门审核预算合规性及资产折旧方案；

（5）按金额分级审批（如5万元以下由行政副总审批，5万元以上需总经理审批），审批通过后启动采购流程。

2.采购执行与验收

责任部门：行政部门（主导采购）、使用部门（参与验收）、财务部门（监督）

操作说明：

（1）行政部门根据审批结果，通过招标、询价或定点供应商采购等方式签订合同，明确资产规格、价格、交付时间及质保条款；

（2）资产到货后，组织使用部门、行政部、财务部共同验收：核对实物与订单信息是否一致（名称、型号、数量、配件等），测试设备功能并填写《固定资产验收单》；

（3）验收不合格的，由行政部门联系供应商退换货，直至验收合格；

（4）验收合格后，供应商提供发票，财务部门据此入账。

3.入库与台账登记

责任部门：行政部门（资产台账管理员）、财务部门（财务账登记）

操作说明：

（1）行政部门对验收合格的资产粘贴“固定资产标签”，标签包含唯一资产编号（规则：年份+部门简称+流水号，如2024-SC-001）、名称、购置日期等信息；

（2）资产台账管理员在《固定资产台账》中登记资产信息，字段包括：资产编号、名称、规格型号、购置日期、原值、使用部门、责任人、存放地点、使用状态（在用、闲置、报废）、折旧年限、净值等；

（3）财务部门同步在财务系统中建立资产卡片，保证台账与财务账一致。

4.领用与发放

责任部门：使用部门（领用人）、行政部门（发放人）

操作说明：

（1）领用人填写《固定资产领用申请表》，注明资产编号、领用事由及使用人；

（2）使用部门负责人审批后，行政部门核对领用资格（如岗位是否需配置该资产），发放资产并办理交接；

（3）双方在《固定资产领用/归还登记表》签字确认，明确资产保管责任；

（4）行政部门更新台账中的“使用部门”“责任人”“存放地点”等信息，并同步通知财务部门。

5.内部转移

责任部门：转出部门、转入部门、行政部门

操作说明：

（1）因部门调整、人员变动等需转移资产时，由转入部门填写《固定资产内部转移申请表》，注明转移原因、资产编号、转出/转入部门及责任人；

（2）转出部门确认资产状态完好，双方部门负责人审批后提交行政部门；

（3）行政部门监督资产交接，核对实物与信息无误后，更新台账中的“使用部门”“责任人”“存放地点”，并保留转移申请表存档。

6.定期盘点

责任部门：行政部门（牵头）、财务部门、各使用部门

操作说明：

（1）每半年/年度组织全面盘点，采用“账实核对法”，以台账为基础逐项清点实物；

（2）盘点前，行政部门冻结资产异动（领用、转移等），保证盘点期间数据稳定；

（3）盘点小组（由行政、财务、部门代表组成）现场核对资产编号、名称、状态，记录《固定资产盘点表》，注明账面数量、实盘数量及差异原因（如盘亏、盘盈、毁损等）；

（4）差异分析：盘亏需查明责任人（如管理不善、遗失），由责任部门提交说明；盘盈需核实是否为未入账资产，补充登记台账；

（5）形成《固定资产盘点报告》，报管理层审批后调整台账，保证账实一致。

7.报废与处置

责任部门：使用部门（申请）、行政部门（鉴定）、财务部门（残值核算）

操作说明：

（1）资产达到折旧年限、损坏无法修复或技术淘汰时，由使用部门提交《固定资产报废申请表》，注明报废原因、资产信息及原值；

（2）行政部门组织技术鉴定（如设备部、工程师），确认是否具备维修价值或符合报废条件；

（3）财务部门核算残值（如可变卖零件），审批通过后，由行政部门处置资产（如交由专业回收公司、公开拍卖）；

（4）处置完成后，在台账中标注“报废”状态，同步更新财务系统，注销资产卡片，保留报废申请表及处置记录存档。

三、配套工具表格清单

1.固定资产台账表

序号

资产编号

资产名称

规格型号

购置日期

原值（元）

使用部门

责任人

存放地点

使用状态

折旧年限（年）

净值（元）

备注

1