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行政事务管理流程标准书

1.总则

1.1目的与意义

为规范组织内部行政事务管理，明确各部门及人员职责，提高行政工作效率，保证行政资源合理配置与合规使用，特制定本流程标准书。本标准书旨在通过标准化流程减少操作随意性，降低管理风险，为组织高效运营提供行政保障。

1.2适用范围

本标准书适用于组织内所有行政事务管理活动，包括但不限于办公用品管理、会议管理、固定资产管理、印证证照管理、档案管理等。各部门及全体员工在开展行政事务时均须遵守本流程。

2.管理职责

2.1行政部门职责

负责制定、修订行政事务管理流程及相关制度，并监督执行；

统筹行政资源（办公用品、场地、车辆等）的调配与管理；

组织行政事务的标准化操作培训，解答流程执行中的疑问；

负责行政档案的收集、整理、归档与保管；

对行政事务执行情况进行定期检查与评估，提出优化建议。

2.2各部门职责

按流程规定提出行政事务需求（如办公用品申领、会议申请等）；

配合行政部门完成事务审批、执行与反馈；

指定专人负责本部门行政事务的对接与材料提交；

遵守行政管理制度，合理使用行政资源，杜绝浪费与违规行为。

3.行政事务分类及管理流程

3.1办公用品管理

3.1.1流程说明

办公用品管理遵循“按需申领、统一采购、规范发放、库存管控”原则，保证满足日常办公需求的同时避免资源浪费。

3.1.2标准化操作流程

步骤

责任主体

操作内容

时限要求

1.需求提出

申请人/部门助理

根据部门实际需求，填写《办公用品申领表》，注明物品名称、规格型号、单位、申领数量、用途等信息。

每月25日前提交次月申领计划（紧急需求可临时提交）

2.部门审核

部门负责人*

核对申领物品的必要性与合理性，签字确认。

收到申领表1个工作日内

3.行政部审批

行政主管*

审核申领计划的合规性（如是否超预算、是否符合库存标准），汇总各部门需求后制定采购计划。

收到汇总需求2个工作日内

4.采购与入库

采购专员/库管员

按采购流程执行采购，到货后核对物品规格、数量与质量，填写《办公用品入库单》，更新库存台账。

采购完成后3个工作日内

5.发放与登记

库管员

申领人凭审批通过的《办公用品申领表》领用，库管员核对无误后发放，双方签字确认，同步更新领用记录。

每周三、周五下午集中发放（紧急需求24小时内响应）

3.1.3相关表单示例

表3-1办公用品申领表

申领日期

申请人

部门

物品名称

规格型号

单位

申领数量

实际发放数量

用途

部门负责人签字

行政部审批意见

发放人签字

领用人签字

3.1.4关键注意事项

办公用品分为“易耗品”（如笔、纸）和“耐用品”（如计算器、U盘），耐用品需以旧换新，遗失需照价赔偿；

库存实行“先进先出”原则，库管员每月末盘点库存，提交《库存盘点表》，对积压物品及时反馈处理；

严禁超量申领或虚假申领，一经发觉将追究部门负责人及申请人责任。

3.2会议管理

3.2.1流程说明

会议管理旨在规范会议组织、召开及后续跟进，保证会议高效有序，提升决策与沟通效率。

3.2.2标准化操作流程

步骤

责任主体

操作内容

时限要求

1.会议申请

发起人/部门助理

填写《会议审批表》，注明会议主题、时间、地点、参会人员、议程、所需设备（投影仪、麦克风等）及预计时长。

提前2个工作日提交（紧急会议可口头申请，后补手续）

2.会议审批

部门负责人*/分管领导

核准会议必要性及参会范围，签字确认；涉及跨部门会议需报请分管领导审批。

收到申请1个工作日内

3.会务安排

行政专员

协调会议室（优先使用内部会议室，外部场地需提前3个工作日申请），准备会议材料、设备，提前1天发送会议通知（含会议、议程）。

审批通过后1个工作日内完成安排

4.会议组织

会务组/申请人

提前30分钟布置会场（调试设备、摆放席卡、茶水等），参会人员签到，会议记录人全程记录要点。

会议召开前

5.会后工作

会议记录人/申请人

会议结束后2个工作日内形成《会议纪要》，经主持人*审核后分发至参会人员及相关部门；行政部回收会议材料，归档纸质与电子版记录。

会议结束后2个工作日内

3.2.3相关表单示例

表3-2会议审批表

会议主题

申请部门

申请人

联系方式

会议时间

会议地点

参会人员

议程

预计时长

所需设备

部门负责人签字

分管领导签字

表3-3会议纪要模板

会议时间

会议地点

主持人

记录人

参会人员

缺席人员及原因

会议议题

讨论内容

决议事项

负责人

完成时限

3.2.4关键注意事项

会议需严格控制时长，原则上不超过2小时；非必要不安排线下会议，优先采用视频会议；

涉密会议需在指定保密会议室召开，严禁携带手机等电子设备，会议材料按涉密文件管理；

会议决议事项需明确责任人与完成时限，未按时完成的需向行