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企业日常行政流程标准作业程序手册

前言

为规范企业日常行政管理行为，提高行政工作效率，保证各项行政事务有序开展，特制定本手册。本手册适用于企业内部所有部门及员工，涵盖办公用品管理、会议室预订、访客接待、费用报销、文件流转等高频行政流程，旨在通过标准化操作减少沟通成本，降低管理风险，保障企业行政工作高效、合规运行。

第一章办公用品管理流程

一、适用范围

本流程适用于企业各部门办公用品的申领、采购、入库、领用、盘点及报废全生命周期管理，涵盖办公文具、耗材、设备等物资。

二、操作流程

（一）需求申请

申请人发起申请：各部门员工根据工作需要，通过OA系统或《办公用品申请表》（表1-1）提交申请，填写物品名称、规格型号、需求数量、用途说明及预计使用日期。

部门负责人审核：部门经理对申请的必要性及合理性进行审核，确认后提交至行政部。

（二）采购执行

行政部汇总需求：行政部每月25日前汇总各部门当月办公用品需求，编制《月度采购计划》，报行政负责人审批。

供应商选择与下单：

通用办公用品（如A4纸、签字笔等）从合格供应商名录中选择合作方，按月度计划批量采购；

特殊或紧急需求（如专业设备耗材），由行政部联系至少3家供应商比价，填写《比价记录表》，报行政负责人审批后采购。

物资验收：

货物送达后，行政部采购员与仓管员共同核对物品名称、规格、数量及质量，确认无误后签字验收；

若存在质量问题或数量不符，需在24小时内联系供应商退换货，并记录《异常处理台账》。

（三）入库与领用

入库登记：仓管员根据验收单，在《办公用品库存台账》（表1-2）中登记入库信息，更新库存数量。

领用流程：

员工凭OA审批通过的《办公用品申请表》或部门签字的领用单至行政部仓库领用；

仓管员核对领用单信息与库存，发放物品并要求领用人签字确认；

部门公用物品（如打印机、扫描仪）领用需在《固定资产领用登记表》中额外记录，明保证管责任人。

（四）盘点与报废

定期盘点：行政部每季度末组织全公司办公用品盘点，核对台账库存与实际库存，编制《盘点报告》，对盘盈、盘亏情况分析原因并报行政负责人审批。

报废处理：

对于损坏、过期或无法使用的物品，由使用部门提交《办公用品报废申请表》，说明报废原因；

行政部鉴定后，对可回收物品按环保流程处理，对不可回收物品登记销毁，相关记录存档备查。

三、表单模板

表1-1办公用品申请表

申请人

所在部门

申请日期

物品名称

规格型号

需求数量

预计使用日期

部门经理审批

行政部审批

备注（特殊需求说明）

表1-2办公用品库存台账

日期

物品名称

规格型号

入库数量

出库数量

结存数量

保管人

备注

四、关键控制点

申领需按“按需申领、杜绝浪费”原则，严禁超量或非工作用途申领；

采购必须坚持“货比三家、质优价廉”原则，大额采购（单次超5000元）需签订采购合同；

库存实行“先进先出”管理，避免物品积压过期；

盘点差异需在3个工作日内完成原因追溯及责任认定，保证账实相符。

第二章会议室预订管理流程

一、适用范围

本流程适用于企业内部各类会议室（包括普通会议室、视频会议室、多功能厅等）的预订、使用、设备及清洁管理。

二、操作流程

（一）会议室预订

提交预订申请：申请人通过OA系统“会议室预订”模块或填写《会议室预订申请表》（表2-1），填写会议主题、时间（起止时间）、地点、参会人数、设备需求（如投影仪、麦克风、视频会议系统等）及联系人信息。

行政部审核：

行政部根据会议室使用情况审核预订申请，优先保障重要会议及部门核心工作需求；

若遇时间冲突，及时与申请人沟通，协调调整至其他可用时段或推荐替代会议室。

确认预订：审核通过后，行政部在OA系统中确认预订，并向申请人发送《会议室预订确认单》，同时更新《会议室使用日程表》（表2-2）。

（二）会议前准备

设备检查：行政部在会议开始前30分钟检查会议室设备（电源、投影仪、空调、麦克风等）是否正常运行，保证设备可用。

环境布置：根据申请人需求，摆放座椅、调试灯光、准备白板笔、饮用水等基础物资（如需特殊布置，需提前1天告知行政部）。

（三）会议使用与后续管理

签到与使用：参会人员签到后，按预订时间使用会议室；申请人负责维持会场秩序，爱护会议室设施。

清洁与复位：会议结束后，申请人需通知行政部，由行政部安排清洁人员清理会场，复位桌椅及设备；若造成设备损坏或物品丢失，需填写《会议室异常情况说明》，承担相应责任。

三、表单模板

表2-1会议室预订申请表

申请人

部门

联系电话

申请日期

会议主题

预订时间

起止时间

参会人数

所需会议室

□普通会议室□视频会议室□多功能厅（可多选）

设备需求

□投影仪□麦克风□白板□视频会议系统□其他：________

部门负责人审批

行政部审批

预订确认号

备注（如需茶歇、横幅等特