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文档管理规范及电子化存档系统操作指南
目录
一、适用范围与核心目标
二、标准化操作流程详解
（一）新文档创建与归档全流程
（二）历史文档电子化转换操作
（三）文档借阅与审批管理
（四）文档版本更新与维护
（五）定期清理与备份机制
三、关键模板与表单规范
（一）《文档创建审批表》
（二）《文档电子化转换清单》
（三）《文档借阅申请表》
（四）《文档销毁审批表》
四、风险控制与操作要点
五、常见问题处理指南
一、适用范围与核心目标
本指南适用于企业内部各部门（含行政、人事、财务、项目、研发等）的文档管理工作，涵盖制度文件、合同协议、会议纪要、项目资料、技术图纸、人事档案等各类纸质及电子文档的全生命周期管理。核心目标是通过规范化流程与电子化系统，实现文档的“集中存储、权限可控、快速检索、安全追溯”，提升文档管理效率，降低信息泄露风险，保障企业知识资产的完整性与可用性。
二、标准化操作流程详解
（一）新文档创建与归档全流程
发起创建申请
文档编制人需根据业务需求，填写《文档创建审批表》（详见第三部分），明确文档名称、编号、密级、适用范围、编制依据等信息，提交至部门负责人审核。审核通过后，方可启动文档编制。
编制文档内容
格式要求：文字类文档统一采用A4纸、宋体小四号字、1.5倍行距；图表类需添加编号与标题（如“图1-1流程示意图”“表2-1数据统计表”）；电子文档需保存为PDF或Word格式（特殊格式需备注说明）。
内容规范：需逻辑清晰、数据准确、用语专业，避免错别字与表述歧义；涉及跨部门协作的文档，需提前征求相关部门意见并签字确认。
提交审核与定稿
文档编制完成后，提交至部门负责人或指定审核人（如经理、主管）进行内容审核。审核通过后，由编制人根据意见修改定稿，形成最终版本。
系统录入与归档
登录电子化存档系统（以下简称“系统”），左侧“文档管理”菜单，选择“新文档录入”。
填写文档基本信息：最终版电子文档，录入文档编号（按“部门代码-年份-流水号”规则，如“XZ-2024-001”）、关键词（3-5个核心词，如“报销制度”“2024版”）、密级（分为“公开”“内部”“秘密”“机密”，默认为“内部”）、归档部门、编制人、审核人等信息。
选择分类路径：根据文档类型（如“制度文件”“项目资料”）与部门结构，选择二级/三级分类目录，“保存并提交”。系统自动归档时间与唯一文档ID。
（二）历史文档电子化转换操作
筛选待转换文档
各部门需定期梳理纸质文档，对2018年以前（含2018年）的重要文档、高频查阅文档进行电子化转换。筛选范围包括：未电子化的合同、制度、项目报告、审计报告等，优先处理“秘密”“机密”级文档。
扫描与图像处理
使用高分辨率扫描仪（分辨率≥300DPI）扫描纸质文档，保证图像清晰、无黑边、无歪斜。
对扫描图像进行后期处理：使用图像编辑软件去除噪点、校正歪斜、合并多页PDF，每页PDF大小控制在2MB以内（特殊大尺寸图纸可适当放宽）。
录入系统与关联信息
登录系统，选择“历史文档转换”模块，处理后的电子文档。
填写关联信息：录入原纸质文档的编号（如有）、名称、形成日期、原存放位置（如“档案室-第三排-第5层”）、密级、保管期限等信息，勾选“历史文档”标识，提交审核。
由档案管理员（*专员）核对信息无误后，完成归档，并在系统内标注“已转换”状态。
（三）文档借阅与审批管理
提交借阅申请
员工需查阅文档时，登录系统“借阅管理”模块，填写《文档借阅申请表》，需注明文档编号/名称、借阅用途、借阅期限（最长不超过7个工作日）、申请人联系方式等信息。
审批流程
公开/内部级文档：由部门负责人（*经理）在线审批，审批通过后，系统自动发送借阅权限至申请人账号。
秘密/机密级文档：需经部门负责人、分管领导（总）两级审批，审批通过后，由档案管理员（专员）授权查看，申请人仅可在指定电脑（IP绑定）或档案室查阅，禁止或截图。
借阅与归还
电子文档借阅：申请人获得权限后，可在系统内在线查阅或（仅限内部级及以下），系统自动记录操作日志（含人、时间、IP地址）。
纸质文档借阅：申请人持审批通过的《文档借阅申请表》至档案室，由档案管理员（*专员）核对信息后，交接文档并登记《纸质文档借阅登记表》。借阅到期前1天，系统自动发送归还提醒，逾期未归还者，暂停借阅权限30天。
（四）文档版本更新与维护
触发更新条件
当文档内容发生以下变化时，需启动版本更新：
国家法律法规、行业标准或企业制度发生调整；
业务流程、组织架构发生变化，导致文档内容不适用；
发觉文档存在重大错误或遗漏。
版本更新流程
更新申请：文档维护人（原编制人或指定负责人）填写《文档变更申请表》，说明变更原因、变更内容、版本号（原版本号+1，如V1.0→V2.0）。
审核与发布：提交至部门负责人及分
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