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企业质量管理记录填写规范

在现代企业管理体系中，质量管理记录扮演着不可或缺的角色。它们是质量管理体系运行有效性的客观证据，是产品质量追溯的依据，也是企业持续改进的基础。规范、准确、及时地填写质量管理记录，不仅体现了企业的管理水平和员工的专业素养，更直接关系到质量管理体系的有效运行和企业的长远发展。本规范旨在为企业各部门及员工提供质量管理记录填写的统一指导，以确保记录的真实性、完整性、准确性和可追溯性。

一、质量管理记录的重要性

质量管理记录是企业质量管理活动的真实写照，其重要性主要体现在以下几个方面：

首先，它是证明。证明企业的质量管理体系是否按照规定的要求运行，证明产品或服务是否达到了预定的质量标准。在内部审核、外部审核（如客户审核、第三方认证审核）以及应对各类质量投诉时，完整有效的记录是最直接、最有力的证据。

其次，它是追溯。当出现质量问题时，通过查阅相关记录，可以追溯问题发生的时间、地点、过程、责任人以及当时的环境条件等，为问题的分析、原因查找和纠正措施的制定提供依据。

再次，它是改进。通过对记录数据的统计、分析，可以发现质量管理体系运行中存在的薄弱环节和潜在风险，为企业的质量改进、过程优化提供数据支持，从而推动企业质量管理水平的不断提升。

最后，它是知识。长期积累的质量管理记录，蕴含着企业在质量控制、过程管理等方面的经验和教训，是企业宝贵的知识财富，可为新员工培训、新流程设计等提供参考。

二、记录填写的基本原则

为确保质量管理记录的质量，所有填写人员必须遵循以下基本原则：

（一）真实性原则

这是记录填写的首要原则。记录必须真实反映实际发生的质量活动，不得虚构、篡改或隐瞒。任何不真实的记录不仅毫无价值，反而会误导管理决策，甚至可能导致严重的质量后果和法律风险。填写人员应对所填写记录内容的真实性负责。

（二）准确性原则

记录内容必须准确无误，包括文字描述、数据、图表等。数据的录入应精确到规定的单位，计算公式和方法应正确。避免使用模糊不清、模棱两可的词语（如“大约”、“可能”、“差不多”等，除非在特定允许的情况下并加以说明）。对容易引起歧义的术语或缩写，应在记录中予以明确或参照相关文件。

（三）完整性原则

记录的所有规定栏目都应填写完整，不得遗漏。对于确实不适用的栏目，应使用统一的方式（如划斜线“/”）进行标识，而不是空白。记录的编号、名称、版本号、填写日期、填写人、审核人（如需）等基本信息必须齐全。涉及到的相关文件编号、产品批号、设备编号等关键信息也应完整记录。

（四）及时性原则

质量活动发生后，应及时填写相关记录，避免事后回忆补记。及时性不仅能保证记录的准确性，也能确保在需要时能及时提供有效的信息。拖延记录可能导致遗忘关键细节，影响记录的真实性和准确性。

（五）清晰性原则

记录的填写应字迹工整、清晰可辨（手写时），或录入规范、排版合理（电子版时）。使用易于辨认的笔（如黑色或蓝色签字笔、钢笔）填写，不得使用铅笔或易褪色的笔。电子版记录应采用清晰的字体和格式。避免潦草涂改，确保记录的可读性。

（六）规范性原则

记录的填写应符合企业规定的格式和要求。对于标准化的记录表格，应严格按照表格设计的意图和说明进行填写。计量单位、符号、代号等应采用国家法定标准或企业统一规定。术语的使用应符合相关质量管理体系文件的定义。

三、记录填写的具体要求

在遵循上述基本原则的基础上，填写记录时还应注意以下具体要求：

（一）记录载体的选择与管理

企业应根据实际需要和管理要求，规定记录的载体形式（如纸质、电子版）。纸质记录应使用规定的表格，保持页面整洁，无破损、无污染。电子版记录应存储在指定的位置，做好备份和保密工作，防止数据丢失或被非授权访问、修改。

（二）信息的规范填写

1.表头信息：记录名称、编号、版本号、页码（如“第X页，共Y页”）等应准确填写在指定位置。

2.日期和时间：应按照规定的格式填写（如年-月-日，时:分），确保清晰无歧义。

3.人员信息：填写人、复核人、批准人等应填写全名，并确保签字清晰。必要时，可注明其职务或岗位。

4.数据记录：

*数据应直接填写测量或观察的原始结果，不得随意取舍或估算（除非有明确规定的修约方法）。

*对于连续测量的数据，应记录足够的有效位数。

*当记录数据出现异常值时，应在记录中注明，并分析原因，按规定程序处理，不得随意删除或修改。

5.文字描述：应简明扼要，条理清晰，使用规范的书面语言。避免使用口语化、随意性的表达。

（三）记录的修改与控制

1.修改要求：记录一旦填写，原则上不应随意修改。如确需修改，应遵循以下要求：

*只能修改本人填写的记录，或在授权情况下修改并注明。

*采用“划改”方式，即在错误内容上划一条横线，使原内容仍清晰可辨，然后在其上方