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企事业单位公文档案管理办法

第一章总则

第一条为规范本单位公文档案管理工作，提高公文处理和档案管理的科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用公文档案信息资源，为单位各项工作提供可靠服务，根据国家有关档案管理的法律法规及相关规定，结合本单位实际情况，特制定本办法。

第二条本办法所称公文档案，是指本单位在各项管理活动中形成的，具有查考利用价值、经过整理归档的各种形式的公文材料，包括纸质文件、电子文件及其他载体形式的记录。

第三条本办法适用于本单位各部门及所属各级单位的公文档案管理工作。凡本单位产生、办理、使用和保管公文档案的部门和个人，均应遵守本办法。

第四条公文档案管理工作是单位管理的重要组成部分，应遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、便于利用的原则。各部门应高度重视，加强领导，确保公文档案管理工作顺利开展。

第五条单位档案管理部门是公文档案工作的职能管理机构，负责统筹规划、组织协调、监督指导本单位及所属单位的公文档案管理工作。各部门应指定专人（档案员）负责本部门公文的收集、整理、预归档和向档案管理部门移交工作。

第二章公文的形成与办理

第六条公文的草拟、审核、签发、印制、分发等环节，应严格遵守国家及本单位有关公文处理的规定，确保公文格式规范、内容准确、字迹清晰、手续完备。

第七条公文处理完毕后，承办人应及时将公文原稿、附件、处理单及相关材料整理齐全，根据其内容和性质，判断是否具有保存价值，并按照本办法第三章的规定进行归档或暂存。

第八条凡属本单位工作中形成的具有查考利用价值的各类公文，均为归档范围。具体包括：

（一）本单位制定的各类政策性、规范性文件及重要会议材料；

（二）本单位与上级主管部门、下级单位及其他单位的往来公文；

（三）本单位各项管理工作中形成的工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表等；

（四）涉及单位重要权益、资产、合同、协议等具有法律效用的文件材料；

（五）其他具有保存价值的公文材料。

第九条公文办理过程中，应注意做好公文的登记、传阅、催办和清退工作，防止公文丢失、积压或泄密。电子公文的形成、流转应符合电子档案管理的相关要求，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

第三章公文的归档

第十条公文归档应遵循“谁形成、谁整理”的原则，由公文形成部门负责收集、整理、装订后，定期向单位档案管理部门移交。

第十一条归档公文应符合以下要求：

（一）纸质公文应字迹清楚、图样清晰、签字盖章手续完备，复印件须注明原件保管处；

（二）电子公文应确保内容准确，格式规范，载体稳定可靠，并与纸质公文内容保持一致（如有纸质版本）；

（三）公文的附件、转发件、批办件等应齐全完整，一并归档；

（四）已破损的公文应予以修复，字迹模糊或易褪变的公文应予以复制；

（五）整理归档的公文应按照一定的逻辑关系进行分类、排列、编号和编目。

第十二条公文归档时间：

（一）年度性公文，应在次年上半年内完成归档；

（二）专项工作公文，应在工作结束后三个月内完成归档；

（三）基建项目、科研课题等周期较长的工作形成的公文，应在项目或课题验收后六个月内完成归档；

（四）其他公文应在办理完毕后及时整理，最迟不超过三个月移交归档。

第十三条公文整理归档的步骤和方法，应按照国家档案管理相关标准执行。通常包括：

（一）分类：按照单位档案分类方案进行分类；

（二）组合：将同一事由形成的公文组合在一起；

（三）排列：在同一组合内，按照公文形成时间或重要程度等顺序排列；

（四）编号：按照排列顺序对公文进行编号；

（五）编目：填写卷内文件目录、备考表等；

（六）装订：采用符合档案保护要求的方式装订成册；

（七）装盒：将整理好的公文装入档案盒，并填写档案盒封面、脊背。

第十四条涉密公文的归档，应严格遵守国家保密法律法规，其整理、保管、利用等环节均需符合保密要求，严禁泄密。

第四章档案的管理

第十五条单位档案管理部门负责对接收的归档公文进行验收、登记，并按照档案管理规范进行科学管理。

第十六条档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

第十七条档案管理人员应定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。

第十八条档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为三十年、十年。公文档案的保管期限应根据其内容的重要程度、利用价值和时效性等因素，按照国家有关规定确定。

第十九条档案管理部门应建立健全档案检索体系，编制必要的检索工具，如案卷目录、全引目录、专题索引等，方便档案的查阅利用。有条件的单位应积极推进档案数字化建设，建立档案管理信息系统，提高档案管理和利用效率。

第二十条档