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会议纪要内容编写及归档标准模板

一、适用范围与价值

本模板适用于企业内部各类会议（包括但不限于部门例会、项目推进会、专题研讨会、决策会等）的纪要编写与归档管理，旨在规范会议记录流程、保证信息传递准确、明确责任分工，同时为后续工作追溯、复盘及知识沉淀提供标准化依据。通过统一模板与流程，可有效提升会议效率，避免信息遗漏，实现会议成果的可视化、可追溯化管理。

二、会议纪要编写全流程操作指南

（一）会前准备：夯实基础，保证记录顺畅

明确会议核心信息

提前获取会议通知，确认会议名称、时间、地点、参会人员（含主持人、记录人）、会议主题及议程，保证记录时能快速定位关键环节。

准备记录工具与资料

根据会议规模选择记录方式（电子文档/手写+后期整理），准备好笔记本电脑、录音设备（需提前征得主持人同意）、会议议程、相关背景资料（如项目方案、数据报表等），方便实时查阅与核对信息。

梳理记录框架

预先搭建会议纪要基础框架（如会议基本信息、议程讨论、决议事项、待办任务等），对重点议题（如需决策的问题、争议点）可提前标注，保证记录时逻辑清晰、重点突出。

（二）会中记录：客观全面，抓住核心要素

记录基础信息

会议名称：需与通知一致，如“项目Q3进度推进会”；

时间：精确到上/下午具体时刻（如“2023年10月26日14:00-16:30”）；

地点：线下会议需写明具体会议室（如“公司3楼第一会议室”），线上会议需注明平台及（如“腾讯会议，会议号：X-X-X”）；

参会人员：列出实际参会人员姓名（用号代替，如“经理、主管、专员”），注明缺席人员及原因（如“*主管因出差缺席”）；

主持人、记录人：明确身份，如“主持人：总监，记录人：助理”。

记录议程讨论内容

按议程顺序逐项记录，每个议题需标注“讨论要点”：包括不同参会人的发言摘要（避免冗长，提炼核心观点，如“经理提出需优化项目排期，建议将测试阶段提前3天”）、争议焦点（如“关于预算分配，团队与*团队存在分歧”）、共识结论（如“最终确定按原方案执行，但增加风险备用金5%”）。

关键数据、专业术语需准确记录（如“当前项目进度滞后15%”“需协调市场部提供Q2用户调研报告”）。

明确决议事项与待办任务

决议事项：对会议达成的结论性意见需单独标注，如“决议：同意调整项目交付时间，由原定11月30日提前至11月15日”；

待办任务：需包含“任务描述、责任人、完成时限、备注”四要素，如“任务1：整理客户反馈意见，责任人：专员，完成时限：10月28日前，备注：需同步抄送经理审核”。

（三）会后整理：核对完善，规范格式

核对信息准确性

会议结束后2个工作日内，根据会议记录（含录音）核对内容，保证参会人员姓名、任务分工、时间节点等关键信息无误，对模糊表述（如“尽快完成”）需联系参会人明确具体时限。

补充细节与润色

补充记录过程中遗漏的背景信息（如会议讨论某问题的原因），对口语化表达进行书面化调整（如“这个方案不行”改为“该方案需进一步优化可行性”），但需保留原意，避免主观臆断。

统一格式与排版

统一为“会议纪要”，字体二号加粗；

一级标题（如“一、会议基本信息”）用三号黑体，二级标题（如“（一）会议议程”）用四号黑体，内容用四号宋体，行距1.5倍；

重点内容：决议事项、待办任务可加粗或使用不同颜色标注（建议红色标注“完成时限”）。

（四）审核与定稿：多方确认，保证权威性

提交审核

整理完成后，先将纪要初稿提交给主持人审核，确认会议内容无遗漏、决议与待办事项准确无误。

修改完善

根据主持人的反馈意见修改纪要，重点核对决议事项的表述、待办任务的分工与时限，修改后再次提交审核，直至通过。

最终确认与签字

审核通过后，由记录人、主持人签字确认（电子版可使用电子签名），保证纪要的正式性与可追溯性。

（五）归档管理：分类存储，便于查阅

分类存储

电子归档：按“年份-月份-会议类型”文件夹层级存储（如“2023-10-部门例会”），文件名命名为“会议名称+日期+版本号”（如“项目Q3推进会v1.0”），存储至公司指定共享服务器或文档管理系统；

纸质归档：重要会议（如决策会、战略会）需打印纸质版，经签字后存入会议档案盒，标注“会议名称+日期”，存放至档案室。

借阅与追溯

电子归档需设置权限，仅相关人员可查阅；纸质归档需登记借阅信息（借阅人、借阅时间、归还时间），保证档案安全。归档期限一般为3-5年（根据公司档案管理制度确定），到期后按规定销毁或延长保存。

三、标准会议纪要模板表格

会议纪要

会议基本信息

会议名称

会议时间

年月日时分至时分

会议地点

（线下：会议室名称；线上：会议平台+会议号）

参会人员

（列出实际参会人员，用*号代替姓名）

缺席人员及原因

主持人

记录人

会议主题

会议议程及讨论内容

议