行政工作督办及跟进落实表格.docVIP

行政工作督办及跟踪落实表格使用指南

一、适用工作场景

本工具适用于各类行政工作中需要明确责任、跟踪进度、保证落实的场景，具体包括但不限于：

领导专项任务督办：如总经理交办的项目调研、制度修订等需限期完成的工作；

跨部门协作事项跟进：如年度活动筹备、办公设备采购等涉及多部门配合的任务；

会议决议落实跟踪：如办公会、专题会中明确的需各部门执行的行动项；

常规行政工作督促：如月度报表提交、档案归档、安全检查等周期性工作；

突发应急事件处理：如疫情防控、设施故障抢修等需快速响应并持续跟进的事项。

二、表格使用全流程指引

（一）第一步：明确督办事项核心要素

在创建表格前，需先梳理待督办工作的核心信息，包括：

事项名称：简洁概括工作内容（如“2024年度员工体检安排”）；

来源依据：明确任务发起方（如“总经理办公室2024年1月5日通知”“2024年第一次办公会决议第3项”）；

目标要求：清晰描述工作需达成的标准（如“覆盖全体在职员工，保证体检报告100%归档”）。

（二）第二步：填写基础信息与责任分工

在表格“基础信息”栏录入以下内容（以“员工体检安排”为例）：

督办编号：按年份+部门+序号规则编制（如“行办2024-001”）；

责任部门/责任人：明确主要承担部门及具体对接人（如“人力资源部*主管”）；

协办部门/协办人：涉及配合的部门及人员（如“行政部专员负责场地协调，财务部会计负责费用结算”）；

计划开始时间：任务启动日期（如“2024年1月10日”）；

计划完成时间：最迟交付期限（如“2024年2月28日”）。

（三）第三步：分解任务并设定关键节点

将复杂事项拆解为具体子任务，明确每个子任务的负责人、时间节点及交付成果，保证责任到人、进度可控。例如：

子任务名称

负责人

计划完成时间

交付成果

依赖前置任务

体检机构询价比选

*专员

1月15日

3家机构报价及对比方案

-

员工体检信息收集

*主管

1月25日

全员体检名单及特殊需求表

机构确定

体检通知发布及预约

*专员

2月5日

员工体检预约汇总表

信息收集完成

体检报告归档

*助理

2月28日

电子+纸质档案册

体检结束（2月20日）

（四）第四步：动态跟踪与进度更新

定期跟进：责任人每周更新子任务进展，在“当前状态”栏选择“未开始/进行中/已完成/延期”，并填写“进展说明”（如“机构比选已完成，待签订合同”）；

问题反馈：若遇阻碍（如供应商无法按时提供报价），需在“存在问题”栏详细描述，同步提出“解决措施”（如“联系备用机构，保证1月18日前补充报价”）及“预计解决时间”；

状态变更：任务完成后，及时更新“实际完成时间”，并交付成果至“附件”栏（如归档档案扫描件）。

（五）第五步：结果确认与归档

验收确认：督办事项完成后，由发起方（或指定验收人）在“验收结果”栏签字确认（如“总经理办公室*主任验收通过”）；

归档管理：每月将已完成的督办表格整理归档，电子版备份至共享文件夹，纸质版按编号分类存放，便于后续查阅。

三、模板表格

行政工作督办及跟踪落实表

督办编号

行办2024-001

事项名称

2024年度员工体检安排

来源依据

总经理办公室1月5日通知

目标要求

全员覆盖，体检报告100%归档

责任部门/责任人

人力资源部*主管

协办部门/协办人

行政部专员、财务部会计

计划开始时间

2024-01-10

计划完成时间

2024-02-28

实际完成时间

2024-02-25

当前状态

已完成

验收结果

合格（验收人：*主任）

附件

体检报告册、费用结算明细

子任务名称

负责人

计划完成时间

实际完成时间

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体检机构询价比选

*专员

2024-01-15

2024-01-14

员工体检信息收集

*主管

2024-01-25

2024-01-24

体检通知发布及预约

*专员

2024-02-05

2024-02-03

体检报告归档

*助理

2024-02-28

2024-02-25

整体进度说明

截至当前，子任务已完成100%，整体进度超前3天，已按目标要求落实。

备注

本次体检因员工配合度高，信息收集阶段提前1天完成，为后续流程留出缓冲时间。

四、使用过程中需重点关注的问题

责任明确性：避免“多人负责等于无人负责”，每个子任务需指定唯一责任人，协办部门需明确具体配合内容，而非笼统标注“配合”；

时间节点合理性：计划时间需结合工作量预留缓冲期，避免因节点过紧导致延期；若遇客观原因需调整时间，需提前更新表格并说明原因；

沟通及时性：责任人需每周向督办部门（如行政部）反馈进度，遇重大问题（如可能延期超过3天）需24小时内上报；

记录完整性：“进展说明”“存在问题”等栏需具体描述，避免使用“正常”“推进中”等模糊