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会议纪要与执行模板

一、适用场景说明

二、操作流程详解

（一）会前准备：明确会议目标与框架

确定会议核心目标：根据会议类型（如决策类、沟通类、部署类），明确需达成的具体成果（如确定方案、分配任务、解决问题等），避免目标模糊导致会议偏离方向。

梳理会议议题与议程：提前与主持人沟通，梳理核心议题（建议不超过5个），明确每个议题的讨论时长、负责人及预期输出，形成会议议程并提前1天发给参会人员。

准备会议材料：收集与议题相关的背景资料、数据报表、方案草案等，提前同步给参会人，保证其有充分时间准备意见，提高会议讨论效率。

确认参会人员与分工：明确主持人、记录人（建议由熟悉业务的同事担任）、参会人员（含关键决策人、执行人），提前通知会议时间、地点及线上接入方式（如适用）。

（二）会中记录：聚焦关键信息与行动项

记录会议基本信息：在纪要模板中准确填写会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、会议主题及目标。

逐项记录议题讨论内容：按议程顺序，记录每个议题的讨论要点（包括关键意见、争议点、数据支撑等），避免记录冗余发言，聚焦核心结论。

明确决议事项：对每个议题的最终结论进行清晰记录，需包含“决议内容”“决策依据”（如数据、政策、会议共识等），保证决议无歧义。

细化任务分配与要求：对决议中需执行的任务，逐条记录“任务描述”“负责人”（含协作人，如需）、“交付成果”“截止时间”“优先级”（如高/中/低），避免责任模糊。

标注待办事项与疑问点：对会议中未解决的问题或需进一步确认的事项，单独列出“待办事项”栏，明确跟进人与反馈时间。

（三）会后整理：规范纪要与分发

整理会议纪要初稿：会后2小时内根据会议记录整理初稿，保证信息准确、条理清晰，重点突出决议事项与任务分配，避免口语化表达。

审核与确认：初稿完成后，先交由主持人审核（确认决议与任务准确性），再分发给参会人员确认（如需修改，反馈时限不超过24小时），保证纪要内容经各方认可。

正式分发与归档：确认无误后，通过邮件或办公系统正式分发纪要（抄送相关人员），并按公司规定归档（如命名格式：“会议名称-日期-版本号”），便于后续查阅。

（四）执行跟踪：闭环管理任务进度

任务分解与同步：任务负责人收到纪要后，需在1个工作日内将任务分解为具体行动步骤，同步给协作人，明确各环节时间节点。

定期更新进度：负责人需按任务优先级，在纪要模板“任务分配与执行跟踪表”中更新进度（如“进行中”“已完成”“延期”），并填写“完成情况说明”（如延期需注明原因及新计划）。

跟踪与反馈：记录人/项目经理每周同步一次任务进度，对逾期未完成的任务及时提醒，协调解决执行中的问题（如资源不足、跨部门协作障碍）。

闭环确认：任务完成后，负责人需提交交付成果（如报告、方案、系统更新等），由接收人确认签字，记录人在跟踪表中标记“已完成”，保证任务有始有终。

三、核心模板表格

表1：会议基本信息表

项目

内容

会议名称

例：“项目Q3进度推进会”

会议日期

YYYY年MM月DD日

会议时间

HH:MM-HH:MM

会议地点

例：3楼会议室A/线上会议（腾讯会议号：*）

主持人

*经理

记录人

*助理

参会人员

主管、专员、工程师（共人）

缺席人员及原因

（事假）/（出差）

会议主题

明确本次会议需解决的核心问题（如“确定项目延期解决方案”）

会议目标

例：1.明确项目延期原因；2.制定新的排期计划；3.分配责任分工

表2：议题讨论与决议表

议题编号

议题名称

讨论要点（关键意见/争议点）

决议内容（明确结论）

依据/依据文件

1

项目延期原因分析

工程师：因供应链问题导致硬件交付延迟；主管：需求变更导致开发周期增加

项目延期主要原因为硬件交付延迟（占比60%）及需求变更（占比40%）

供应链反馈记录、需求变更申请单

2

新排期计划制定

主管：需优先完成核心功能开发，非核心功能可延后；专员：建议增加2名开发人员缩短周期

新排期计划：核心功能模块于MM月DD日前完成，非核心模块延期至MM月DD日；增派2名开发人员

项目原计划表、资源评估报告

3

责任分工

明确主管负责整体协调，工程师负责硬件对接，*专员负责需求变更跟进

主管：统筹项目进度，每周五输出进度报告；工程师：MM月DD日前完成硬件测试；*专员：同步需求变更

《项目责任矩阵》

表3：任务分配与执行跟踪表

任务编号

任务描述

负责人

协作人

交付成果

截止时间

优先级

当前状态

完成情况说明

更新日期

T001

硬件测试完成并提交报告

*工程师

*技术员

硬件测试报告（含签字）

YYYY-MM-DD

高

进行中

已完成80%，剩余接口测试待完成

YYYY-MM-DD

T002

需求变更文档整理与确认

*专员

*产品经理

需求变更确认单

YYYY-MM-