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企业采购流程管理与审批工具

适用工作场景

本工具适用于企业各类采购活动的规范化管理，覆盖日常办公物资（如文具、耗材）、生产原材料（如零部件、原材料）、固定资产（如设备、家具）及服务类采购（如咨询、维修）等场景。适用于企业各部门（如行政部、生产部、市场部）的采购需求发起、审批、执行及后续管理，保证采购过程透明、合规、高效，同时控制成本、防范风险。

操作流程详解

一、采购需求发起与部门初审

需求提报

采购需求部门（如行政部、生产部）根据实际工作需要，填写《采购申请单》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付时间等信息。

需求部门负责人对申请内容的合理性、必要性进行审核，确认无误后签字提交至采购部门。

部门初审

采购部门接收《采购申请单》后，重点审核：

需求是否符合企业采购政策；

预算金额是否在部门年度预算范围内（超预算需同步提交预算调整申请）；

规格型号、技术参数是否明确，避免模糊描述。

初审通过后，进入下一环节；初审不通过，需反馈需求部门修改完善。

二、采购方案制定与供应商选择

采购方案制定

采购部门根据采购物品/服务的类型（如标准化产品、定制化服务、大宗物资），制定采购方案，明确采购方式（如公开招标、询比价、单一来源采购等）。

对于金额较大或关键物资的采购，需组织相关部门（如技术部、财务部）召开采购评审会，共同确定采购需求及技术要求。

供应商选择与管理

供应商寻源：通过企业合格供应商库、公开市场调研、行业推荐等渠道收集供应商信息，优先选择资质齐全、信誉良好、价格合理的供应商。

供应商评估：对候选供应商进行资质审核（如营业执照、相关行业许可证）、价格对比、供货能力评估，填写《供应商评估表》，必要时进行实地考察。

确定供应商：根据评估结果，选择最优供应商，并与其洽谈采购细节（如价格、交付周期、付款方式、质量标准等），形成《采购合同（草案）》。

三、采购审批与合同签订

分级审批

根据采购金额及物品类型，按权限逐级审批（示例）：

金额≤5000元：需求部门负责人→采购部门负责人→财务部备案；

5000元＜金额≤50000元：需求部门负责人→采购部门负责人→财务部→分管副总；

金额＞50000元：需求部门负责人→采购部门负责人→财务部→分管副总→总经理。

审批人需重点审核采购必要性、预算合规性、供应商选择合理性，审批通过后方可进入合同签订环节。

合同签订

采购部门根据审批通过的《采购合同（草案）》，与供应商正式签订合同，合同需明确双方权利义务、标的物详情、价格、交付时间、验收标准、违约责任等条款。

合同签订后，原件交由行政部归档，采购部门、财务部、需求部门留存复印件或电子版。

四、采购执行与交付验收

订单下达与跟踪

采购部门根据签订的《采购合同》，向供应商下达《采购订单》，明确交付时间、地点、方式等，并全程跟踪订单执行进度，保证供应商按时履约。

若遇延迟交付或规格不符等问题，需及时与供应商沟通协调，必要时启动备用供应商或索赔流程。

交付与验收

供应商按订单交付物品/服务后，需求部门联合采购部门、质检部门（如涉及）进行现场验收：

核对物品名称、规格型号、数量、外观质量等是否与合同一致；

对技术参数、功能指标进行测试（如需），出具《验收报告》；

服务类采购需由需求部门确认服务内容、质量达标后签字确认。

验收合格后，办理入库手续（固定资产需登记台账）；验收不合格，及时通知供应商退换货或整改，并留存相关记录。

五、付款结算与档案归档

付款申请

采购部门根据验收合格报告、采购合同、发票（需与合同信息一致），填写《付款申请单》，附相关凭证（如验收单、发票复印件），提交财务部审核。

财务审核与付款

财务部核对《付款申请单》与合同、验收单、发票的一致性，确认金额、付款方式、账户信息无误后，按审批权限报批（审批流程同采购审批）。

审批通过后，由财务部通过银行转账等方式向供应商付款，付款凭证交采购部门存档。

档案归档

采购部门负责整理采购全流程资料，包括《采购申请单》《供应商评估表》《采购合同》《验收报告》《付款申请单》等，按采购项目编号归档保存，保存期限不少于3年，便于后续查询与审计。

核心工具表单

表1：采购申请单

申请部门

申请日期

采购类型（□物资□服务□固定资产）

申请人

联系方式

期望交付时间

序号

物品/服务名称

规格型号/技术参数

1

2

需求部门负责人签字：

采购部门初审意见：

表2：供应商评估表

供应商名称

联系人

联系方式

评估日期

采购物品/服务名称

评估方式（□资料审核□实地考察□样品测试）

评估项目

评分标准（10分制）

得分

资质合规性（营业执照、行业许可等）

证件齐全、有效

价格合理性（对比市场均价）

价格≤市场均价得10分，每高5%扣1分

供货能力（产能、交付周期）

按时交付得10分，