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采购管理标准化流程清单验收与结算规范版

一、适用范围与应用场景

本规范适用于企业各类采购项目的验收与结算环节，涵盖货物采购、服务采购两大类型，涉及采购部、仓库管理部门、使用部门、财务部等协同参与。具体应用场景包括：日常生产物料采购验收、办公设备采购验收、IT服务外包项目验收、工程类采购验收等，保证采购物资及服务符合合同约定，结算流程合规高效。

二、标准化操作流程详解

（一）采购验收流程

验收准备阶段

责任部门：采购部、仓库管理部门/使用部门

操作步骤：

（1）采购部在供应商交货前1个工作日，将《采购订单》复印件（含物料名称、规格型号、数量、交付时间、验收标准等）送达仓库管理部门或使用部门，明确验收时间、地点及参与人员。

（2）仓库管理部门/使用部门根据采购订单准备验收工具（如称重设备、检测仪器、验收记录表等），安排至少2名验收人员（其中1名为部门指定负责人，另1名为执行人员，均以“”“”代替姓名）。

现场验收实施阶段

责任部门：仓库管理部门/使用部门、采购部（必要时）

操作步骤：

（1）数量验收：对照采购订单，采用点数、称重、测量等方式核对实物数量，保证与订单一致。如为分批交付，需记录每批次的交付数量及累计数量。

（2）质量验收：

货物类：依据合同约定的质量标准（如国标、行标或技术参数）进行外观检查、功能测试，必要时可委托第三方检测机构出具检测报告。

服务类：对照服务合同中的交付成果（如项目报告、培训记录、系统运行报告等）进行完整性、准确性验证，并记录服务过程中的关键节点执行情况。

（3）资料核对：检查供应商随货附带的《合格证》《检验报告》《保修卡》等资料是否齐全，与采购订单信息是否一致。

问题处理阶段

责任部门：仓库管理部门/使用部门、采购部、供应商

操作步骤：

（1）验收过程中如发觉数量不符、质量不达标或资料缺失，需当场填写《采购问题处理记录表》，详细描述问题现象、差异数量、涉及批次等信息，并由双方验收人员签字确认。

（2）采购部在收到《采购问题处理记录表》后2个工作日内，与供应商沟通解决方案，包括：补货、换货、降价、退货或整改服务，并将处理结果反馈给验收部门。

（3）问题未解决前，对应批次物资或服务暂不予办理入库或验收确认。

验收确认阶段

责任部门：仓库管理部门/使用部门、采购部

操作步骤：

（1）验收合格后，验收人员填写《采购验收单》，注明“验收合格”、验收数量、合格数量、验收日期等信息，并由验收负责人、使用部门代表（如涉及）、采购员签字确认。

（2）《采购验收单》需在验收完成后1个工作日内提交至采购部及财务部，作为后续结算依据。

（二）采购结算流程

结算资料准备阶段

责任部门：采购部、财务部

操作步骤：

（1）采购部在结算周期内（如月度、季度末）收集完整结算资料，包括：

《采购合同》复印件（含结算条款、付款方式等）；

《采购验收单》（需为验收合格版本）；

《采购订单》及供应商开具的结算凭证（如结算单、对账函等）；

其他支持性文件（如问题处理记录、整改报告等）。

（2）采购部对资料的完整性、准确性进行初步审核，保证所有资料签字齐全、信息一致。

财务审核阶段

责任部门：财务部

操作步骤：

（1）财务部收到结算资料后，3个工作日内完成以下审核：

单据一致性：核对《采购合同》《采购订单》《采购验收单》、结算凭证中的供应商名称、物料/服务名称、数量、金额、结算周期等信息是否完全一致；

合规性：检查结算方式、付款节点是否符合合同约定，是否存在超合同结算、重复结算等情况；

金额准确性：复核结算金额是否依据验收合格数量及合同单价计算正确。

（2）审核无误后，财务部在《采购结算申请表》中签署“审核通过”意见；如发觉问题，注明具体原因并退回采购部补充或修正。

付款审批阶段

责任部门：财务部、相关管理层

操作步骤：

（1）财务部根据企业《资金支付审批权限表》，将审核通过的《采购结算申请表》及附件提交至对应审批层级（如部门负责人、财务负责人、总经理）。

（2）审批人重点审核结算的必要性、金额合理性及流程合规性，在1-3个工作日内完成审批。

（3）审批通过后，财务部根据合同约定的付款方式（如银行转账、承兑汇票等）办理付款手续，并同步更新应付账款台账。

结算归档阶段

责任部门：财务部、采购部

操作步骤：

（1）付款完成后，财务部将结算资料（含审批流程记录、付款凭证等）整理成册，按供应商及采购项目分类归档，保存期限不少于5年。

（2）采购部在财务部付款后1周内，与供应商完成结算确认，获取《结算确认函》，并存档备查。

三、配套工具表单模板

表1：采购验收单

基本信息

采购订单号

供应商名称

物料/服务名称

规格型号

单位

采购数量

交付日期

验收日期

验收详情

验收数量

合格数量

不合格数量

验收标准（简述）

验收结论□合格□不合格（需附《