综合行政管理手册模板.docVIP

综合行政管理手册模板通用

一、手册编制说明

本手册旨在规范企业综合行政管理流程，明确各环节职责与操作标准，提升行政工作效率，保障日常运营有序开展。适用于各类企业、事业单位的综合行政管理部门，可根据实际规模与业务特点调整内容细则。

二、日常办公管理规范

（一）办公环境维护流程

区域划分与责任明确

行政部门根据部门职能划分办公区域，明确各区域负责人，制定《办公区域责任表》。

员工需保持个人工位整洁，文件、物品摆放有序，每日下班前清理桌面杂物。

公共区域管理

公共区域（会议室、走廊、茶水间等）由行政部门统一维护，每日安排专人巡查，保证设施完好、环境整洁。

禁止在公共区域堆放私人物品，使用后需恢复原状（如会议室桌椅归位、茶水间台面清洁）。

设施报修与维护

办公设备（空调、打印机、照明等）出现故障时，员工通过OA系统或《设施报修单》提交申请，行政部门在24小时内响应并协调维修。

定期对公共设施进行巡检，每季度检查一次电路、消防设备，保证安全运行。

（二）办公用品管理流程

需求统计与采购

每月25日前，各部门提交《办公用品需求表》，注明名称、规格、数量，经部门负责人审核后报行政部门。

行政部门汇总需求，编制《月度采购计划》，报分管领导审批后实施采购，优先选择性价比高、售后有保障的供应商。

入库与领用管理

采购物品到货后，行政部门核对数量与质量，填写《办公用品入库登记表》，分类存放并标注领取信息。

员工领用办公用品时，填写《办公用品领用表》，注明领用人、部门、用途，低值易耗品（如笔、本）按需领用，耐用品（如计算器、U盘）需登记领用日期并定期归还。

库存盘点与补充

每季度末进行库存盘点，核对实物与台账是否一致，编制《库存盘点表》，对积压物品及时调配或处理。

常规物品库存量保持在1-2个月用量，避免短缺影响办公。

（三）办公环境维护相关表格

办公区域责任表

区域名称

负责部门

负责人

检查频率

备注

一楼前台

行政部

*某

每日一次

保持整洁

二楼会议室A

市场部

*某

每次使用后

设施复位

三楼茶水间

全体员工

-

每日下班前

垃圾清理

办公用品领用表

领用日期

领用人

部门

物品名称

规格

数量

用途

审批人

2023-10-01

*某

销售部

A4纸

A4

5包

日常打印

*某

2023-10-02

*某

人事部

签字笔

0.5mm

10支

招聘登记

*某

（四）办公环境管理注意事项

严禁在办公区域吸烟、使用明火，下班需关闭所有电器设备电源。

公共设施不得私自拆卸或挪用，如需调整布局需报行政部门审批。

节能减排，提倡无纸化办公，打印文件优先使用双面。

三、会议组织与记录管理

（一）会议筹备流程

会议发起与审批

需召开会议的部门提前2个工作日提交《会议申请表》，注明会议主题、时间、地点、参会人员、议程及所需物资（如投影仪、麦克风）。

行政部门根据会议重要性协调场地（如大会议室需提前1天预订），并通知参会人员。

会前准备

会前30分钟，工作人员调试设备（投影、音响、灯光），摆放会议资料、名牌、饮用水，检查座位安排是否合理。

重要会议需提前准备签到表，电子会议可通过线上工具签到。

会议召开与记录

主持人按议程主持会议，控制会议时间，参会人员需提前5分钟入场，关闭手机或调至静音。

行政人员或指定记录人全程记录会议内容，重点记录决议事项、责任人及完成时限，形成《会议纪要初稿》。

（二）会议纪要管理流程

纪要整理与审批

会议结束后2个工作日内，记录人整理《会议纪要初稿》，经部门负责人审核后，发送给参会人员核对。

核对无误后，报分管领导审批，最终版由行政部门存档并分发至相关部门。

决议事项跟踪

行政部门建立《会议决议跟踪表》，明确每项决议的责任部门、完成时限，每周跟进进度，及时向领导汇报。

未按时完成的需说明原因，必要时协调资源推动落实。

（三）会议管理相关表格

会议申请表

会议主题

时间

地点

参会人员

议程

所需物资

申请人

审批人

第三季度工作总结会

2023-10-1514:00

大会议室

全体部门负责人

1.各部门汇报工作2.领导总结

投影仪、签到表

*某

*某

会议决议跟踪表

决议事项

责任部门

责任人

计划完成时间

实际完成时间

完成情况

备注

完成年度预算编制

财务部

*某

2023-10-30

2023-10-28

已完成

提前2天

优化招聘流程

人事部

*某

2023-11-15

-

进行中

需协调技术部支持

（四）会议管理注意事项

会议需围绕主题高效进行，避免无关讨论，超时会议需提前申请延长。

会议纪要需客观准确，不得遗漏关键信息，决议事项需明确可执行。

涉密会议需在指定保密场所召开，参会人员需遵守保密规定，不得外泄会议内容。

四、档案资料管理细则

（一）档案分类与归档流程

档案分类标准

档案分为行政类（制度、通知、会议纪要）