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劳动合同终止的程序性要求

引言

劳动合同终止是劳动关系结束的重要节点，既涉及劳动者的权益保障，也关系到用人单位的合规管理。实践中，因终止程序不规范引发的劳动争议屡见不鲜，如未提前通知、未出具离职证明、未完成工作交接等问题，往往导致双方陷入诉讼纠纷。因此，明确劳动合同终止的程序性要求，既是用人单位履行法定义务的体现，也是保护劳动者合法权益的关键。本文将围绕终止情形的识别、通知程序的规范、手续办理的要点及特殊情形的处理等核心环节，系统梳理劳动合同终止的程序性要求，为用人单位和劳动者提供实践指引。

一、劳动合同终止情形的识别：程序启动的前提

劳动合同终止并非用人单位或劳动者的任意行为，其启动需以法定或约定情形的出现为基础。只有准确识别终止情形，才能确保后续程序的合法性。根据相关法律规定，劳动合同终止情形可分为法定终止与约定终止两类，其中法定终止是主要形式，约定终止则受严格限制。

（一）法定终止情形的具体类型

法定终止情形由法律直接规定，用人单位与劳动者不得通过约定排除或变更。常见的法定终止情形包括：

首先，劳动合同期满。这是最普遍的终止情形，指双方在合同中约定的期限届满且未续签。需注意的是，若合同期满时劳动者处于医疗期、孕期、产期、哺乳期等特殊期间，合同期限应自动延续至相应情形消失（如医疗期结束、哺乳期届满），此时“期满”的判断需以延续后的期限为准。

其次，劳动者开始依法享受基本养老保险待遇。根据规定，劳动者达到法定退休年龄且累计缴费满一定年限后，可按月领取养老金，此时劳动合同自然终止。实践中需注意，部分劳动者虽达退休年龄但未满足养老金领取条件，此时是否终止需结合地方规定，部分地区要求继续履行合同至满足条件或协商处理。

再次，劳动者死亡或被宣告死亡、失踪。劳动者作为合同主体灭失，劳动合同无法继续履行，终止程序需以死亡证明、法院宣告文书等为依据。

最后，用人单位主体灭失。如用人单位被依法宣告破产、吊销营业执照、责令关闭、撤销或决定提前解散，此时用人单位丧失用工主体资格，劳动合同终止。

（二）约定终止情形的限制与边界

约定终止情形是指双方在劳动合同中约定的其他终止条件，如完成特定工作任务、达到某一业绩目标等。但需注意，约定终止情形受法律严格限制，不得违反法律强制性规定。例如，双方不得约定“劳动者结婚则终止合同”“劳动者怀孕则终止合同”等歧视性或侵犯基本权利的条款，此类约定因违反公序良俗和法律原则而无效。

（三）终止情形的确认与证据留存

识别终止情形后，用人单位需通过书面材料确认情形是否实际发生。例如，劳动合同期满需核对合同文本中的起止日期；劳动者退休需核查其身份证、社保缴费记录及养老待遇领取证明；用人单位解散需提供股东会决议、行政机关的处罚决定书等。同时，相关证据需妥善留存，避免因举证不能导致终止行为被认定为违法解除。

二、终止通知程序：意思表示的合法传递

在确认终止情形后，用人单位需向劳动者发出终止通知，这是程序中关键的“告知环节”。通知的时间、形式、内容是否规范，直接影响终止行为的法律效力。

（一）通知的时间要求：提前告知的必要性

法律对部分终止情形规定了提前通知义务。例如，劳动合同期满终止时，虽无法律强制要求必须提前通知，但实践中为给劳动者预留重新就业时间，多数地区会通过地方性法规或司法实践引导用人单位提前30日通知（如某些省份规定未提前通知需支付代通知金）。对于用人单位因经营困难解散等情形，也需提前与劳动者沟通，避免因突然终止引发矛盾。

需特别注意的是，若终止情形涉及“自动延续”（如劳动者处于医疗期），用人单位需在延续情形消失后及时通知，而非原合同期满日直接终止。例如，劳动者原合同6月30日到期，但因5月生病进入3个月医疗期，合同应延续至9月30日，用人单位需在9月30日前通知终止，否则可能被认定为违法。

（二）通知的形式要求：书面形式的优先性

法律明确要求终止通知需采用书面形式。书面通知不仅能固定双方意思表示，还能作为争议中的关键证据。实践中，书面通知应通过直接送达、EMS邮寄（注明“劳动合同终止通知书”）、电子邮件（需确认劳动者预留邮箱）等可追溯的方式送达。若劳动者拒绝签收，用人单位可通过公证送达或在两名以上见证人在场的情况下记录送达过程，以证明通知已有效传递。

口头通知在司法实践中通常不被认可，除非劳动者明确表示接受且后续无争议。但为避免风险，用人单位应严格采用书面形式。

（三）通知的内容要求：明确具体的核心要素

终止通知需包含以下关键内容：

终止的具体日期：需与终止情形发生时间一致（如合同期满日、退休当月最后一日），避免“倒签”或随意更改；

终止的法定或约定理由：需明确引用具体情形（如“因劳动合同于XX年XX月XX日到期，且双方未续签，现终止劳动合同”）；

后续手续的办理指引：包括工作交接的时间、地点、对接人，工资结算的