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2025年文件信息作废销毁登记表推荐

2025年文件信息作废销毁登记表

序号

文件信息详情

来源部门

产生时间

保存期限

作废原因

鉴定人

鉴定日期

批准人

批准日期

销毁方式

销毁时间

销毁地点

监销人

备注

1

关于2023年度公司市场推广活动的详细策划方案及执行报告文件，包含市场调研数据、活动预算明细、合作商协议等内容。文件以纸质文档和电子文档形式同时存在，纸质文档为A4规格，装订成册，共80页；电子文档存储于公司内部服务器的市场部文件夹中，文件名为“2023市场推广方案及报告”，格式为PDF，大小约5MB。

市场部

2023年3月-2023年12月

根据公司档案管理规定，保存期限为2年

该推广活动已结束两年，活动效果及相关数据已在公司年度总结中充分体现，且活动涉及的合作商协议已履行完毕，后续不会再作为重要参考依据。同时，随着市场环境和公司业务方向的变化，此类活动策划方案的参考价值已大幅降低。

张三

2025年3月10日

李四

2025年3月15日

纸质文件采用碎纸机粉碎，电子文件通过专业数据清除软件进行多次覆盖擦除

2025年3月20日

公司档案室内

王五、赵六

无

2

2022年度公司员工绩效考核相关文件，包括各部门员工的绩效评估表、考核指标设定文档、绩效面谈记录等。纸质文件为A4规格，按部门分类装订，共12册；电子文件存储于公司人力资源管理系统中，以员工工号为文件夹名进行分类存储，格式为Excel，总大小约3MB。

人力资源部

2022年1月-2022年12月

公司规定员工绩效考核文件保存期限为3年

目前已到保存期限，且2022年度的绩效考核结果已用于当年的薪酬调整、晋升等决策，后续不会再对员工的职业发展产生实质性影响。同时，公司的绩效考核体系在2024年进行了全面升级，旧的考核文件与新体系差异较大，参考价值有限。

孙七

2025年4月15日

周八

2025年4月20日

纸质文件交由专业文件销毁公司进行焚毁处理，电子文件在备份至外部存储设备后，从人力资源管理系统中彻底删除

2025年4月25日

专业文件销毁公司场地

吴九、郑十

无

3

公司2021年与某供应商签订的临时采购合同及相关补充协议，纸质文件为A4规格，共5份，加盖了双方公司公章；电子文件存储于公司合同管理系统中，文件名为“2021供应商临时采购合同”，格式为Word，大小约1MB。

采购部

2021年6月

合同执行完毕后保存4年

该采购合同的执行期在2021年底已结束，且双方的权利义务均已履行完毕，货款已结清，无任何遗留问题。同时，公司自2023年起与该供应商建立了长期合作关系，签订了新的框架合同，旧的临时采购合同已不再具有实际作用。

王十一

2025年5月2日

李十二

2025年5月8日

纸质文件采用切碎机切碎后进行填埋处理，电子文件通过数据擦除工具进行多次复写清除

2025年5月15日

公司指定的填埋场地

张十三、刘十四

无

4

2020年度公司内部培训计划及培训效果评估报告，纸质文件为A4规格，装订成册，共60页；电子文件存储于公司内部培训管理系统中，文件名为“2020培训计划与评估报告”，格式为PPT，大小约2MB。

培训部

2020年1月-2020年12月

保存期限为5年

虽然未到规定的5年保存期限，但培训内容主要针对当时的业务需求和技能要求，随着公司业务的快速发展和技术的不断更新，培训内容已严重过时，对当前员工的培训和发展几乎没有参考价值。同时，培训部在2023年重新制定了全面的培训体系和计划，旧的培训文件已不再适用。

陈十五

2025年6月10日

杨十六

2025年6月15日

纸质文件使用碎纸机进行粉碎后，作为废品出售；电子文件通过格式化存储设备并进行多次数据写入操作进行销毁

2025年6月20日

公司废品回收处

黄十七、何十八

无

5

公司2019年参与的一个已终止项目的可行性研究报告、项目计划书及过程文档，纸质文件为A4规格，按项目阶段分类装订，共15册；电子文件存储于公司项目管理系统中，以项目名称为文件夹名进行存储，包含Word、Excel、PPT等多种格式，总大小约8MB。

项目管理部

2019年3月-2019年12月

项目结束后保存6年

该项目由于市场环境变化和公司战略调整在2019年底终止，相关的研究报告和计划已不具有实际应用价值。且公司在后续的项目管理中采用了新的方法和工具，旧项目的过程文档对新项目的指导意义