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企业合同管理标准模板

一、适用范围与应用场景

本标准模板适用于各类企业（含中小企业、集团化公司）的合同管理工作，覆盖企业运营中涉及的采购、销售、服务、劳务、技术合作、租赁等各类合同场景。具体包括：

业务部门：起草业务相关合同（如采购合同、销售合同），发起审批流程；

法务部门：审核合同条款合规性，规避法律风险；

行政部门：统筹合同归档管理，保证档案完整可追溯；

管理层：审批重大合同，决策合同履行中的重大变更或终止事宜。

二、合同管理全流程操作指引

（一）合同起草：明确需求，规范内容

需求确认

业务部门根据合作需求（如采购物资、提供服务），与对方初步沟通合作意向，明确合同核心要素（标的、数量、价格、履行期限等），填写《合同需求确认单》（模板见第三章），经部门负责人*业务经理签字确认后启动起草。

模板选择与内容填充

优先使用企业标准化合同模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），无模板时参考行业通用范本；

填写合同主体信息（甲方/乙方名称、统一社会信用代码、法定代表人、联系方式等），保证与营业执照一致；

明确合同标的（货物名称/服务内容、规格型号、技术标准等）、数量与质量要求、价款及支付方式（含税价、支付账户、分期计划等）、履行期限与地点（交货时间/服务开始时间、交付地点）、违约责任（违约金比例、赔偿范围等）、争议解决方式（仲裁/诉讼管辖法院）等核心条款；

特殊需求（如保密条款、知识产权归属、不可抗力等）需单独列示，经法务部门审核后补充。

内部初审

业务部门负责人*业务经理对合同内容进行初审，重点核对需求匹配度、数据准确性（如数量、金额），确认无误后提交法务部门审核。

（二）合同审核：合规把关，风险防控

法务审核（1-2个工作日）

法务部门重点审核以下内容：

主体资格：对方营业执照、授权委托书（如签约人非法定代表人，需核实授权范围及有效期）；

条款合法性：是否存在无效条款（如“霸王条款”）、法律漏洞（如未约定争议解决方式）；

权利义务对等性：双方责任、违约责任是否平衡，避免显失公平；

语言表述：条款是否清晰无歧义，避免模糊用语（如“尽快”“大约”）。

法务部门出具《合同审核意见表》，注明“通过”“修改后通过”或“不通过”，并说明修改理由。

会签审核（重大合同适用）

涉及金额较大（如超过*万元）、或跨部门合作（如技术合作+采购）的合同，需增加财务、技术等部门会签：

财务部门审核价款合理性、支付方式安全性（如预付款比例不超过*%）、发票开具要求；

技术部门审核技术参数、服务标准是否符合企业需求。

会签部门需在《合同会签单》上签字确认，无异议后提交管理层审批。

管理层终审

根据合同金额重要性分级审批：

金额≤万元：由分管副总分管副总审批；

金额＞万元：由总经理总经理审批，重大战略合同需提交董事会审议。

审批通过后，法务部门出具《合同审批通过通知书》，进入签署环节。

（三）合同签署：规范签署，效力保障

文本定稿与打印

审批通过后，业务部门根据审核意见修改定稿，打印纸质合同文本（一式份，双方各执份，企业留存*份归档），保证文本与审批版本一致，无涂改（如有修改需双方盖章确认）。

签署方式与盖章

法定代表人签署：由甲乙双方法定代表人或授权代表人签字，需提供授权委托书（模板见第三章）及身份证复印件；

盖章规范：合同骑缝章（多页合同需加盖骑缝章）、公章/合同专用章（加盖在法定代表人签字及公司名称处），保证清晰可辨；

电子签署：符合《电子签名法》条件的合同，可采用电子签名（如企业OA系统对接的电子签章平台），与纸质签署具有同等法律效力。

文本分发与存档

签署完成后，*日内将合同文本分发给相关部门（业务部门留存执行原件，法务部门留存备案原件，行政部门留存归档原件），并同步更新《合同台账》（模板见第三章）。

（四）合同履行：动态跟踪，及时预警

履行监控

业务部门为合同履行第一责任人，按合同约定跟踪履行进度（如货物交付验收、服务阶段性成果确认），填写《合同履行跟踪表》（模板见第三章），记录履行时间、结果、对方签字确认情况等。

风险预警

发觉对方可能违约（如延迟交货、服务质量不达标）或企业自身无法按约履行时，业务部门需在*个工作日内书面通知法务部门及管理层，说明风险情况及应对建议（如协商延期、解除合同）。

验收与确认

合同标的交付后，业务部门联合质检、技术等部门按约定标准验收，出具《验收确认单》（模板见第三章），由双方签字盖章确认；服务类合同需阶段性验收的，按约定周期完成验收并记录。

（五）合同变更与终止：规范流程，避免纠纷

合同变更

变更原因：因政策变化、市场需求调整等需变更合同内容（如数量、价款、履行期限）；

流程：双方协商一致，签订《合同变更协议》（模板见第三章），明确变更内容、生效时间，履行原合同审批流程（金额变更需重新审批）；

注意：变更协议需作为