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采购合同审核与验收标准工具使用指南

一、适用场景与核心价值

本工具适用于企业采购活动中，对采购合同签订前的合规性、完整性审核，以及对合同标的物交付后的质量、数量、规格等验收环节的标准化管理。通过结构化流程与标准化表格，可保证采购行为符合企业制度与法律法规要求，降低合同履约风险，保障采购物资/服务符合预期，同时为后续财务结算、争议处理提供依据。具体场景包括：

新供应商合作前的合同条款审核；

常规采购订单的合同合规性检查；

大额、重要物资或服务的交付验收；

涉及跨部门协作的采购验收流程。

二、合同审核操作流程

第一步：接收与初步整理

采购部门向法务/财务部门提交完整的合同材料，包括但不限于：采购合同草案、供应商资质文件（营业执照、相关许可证等）、采购需求说明书、技术规格书、报价单等。

接收人核对材料完整性，对缺失项及时要求采购部门补充，并记录材料提交时间与交接人（如采购专员、法务专员）。

第二步：逐项审核核心条款

审核人需对照以下维度对合同条款进行核查，并填写《采购合同审核表》：

主体资格审核：供应商是否具备合法经营资格，经营范围是否涵盖采购标的，授权代表人是否有效（需核对授权委托书）。

标的物描述审核：物资/服务的名称、规格型号、品牌、技术参数、数量等是否与采购需求一致，避免模糊描述（如“优质产品”等）。

价格与支付条款审核：单价、总价是否与报价单一致，支付条件（如预付款比例、到货付款、质保金扣留等）是否符合企业财务制度，是否有明确的开票信息（税号、项目等）。

交付与验收条款审核：交付时间、地点、方式是否明确，验收标准（如国家标准、行业标准、企业标准或双方约定标准）是否具体，验收流程（如到货检验、试用验收等）是否可操作。

违约责任条款审核：双方违约情形（如逾期交货、质量不达标等）的认定标准是否清晰，违约责任（如违约金比例、赔偿范围等）是否公平合理，争议解决方式（诉讼/仲裁）与管辖地是否明确。

其他条款审核：知识产权归属、保密义务、合同生效条件、附件清单（如技术附件、报价单作为合同组成部分）等是否完整。

第三步：反馈与修订

审核中发觉问题，需在《采购合同审核表》中详细列明修改意见，并反馈至采购部门。

采购部门与供应商沟通修订后，重新提交审核，直至所有条款符合要求。

第四步：审核确认与归档

审核无误后，审核人签字确认，并标注“审核通过”日期。

正式合同签订后，原件由行政部归档，审核表与修订记录由采购部门留存，作为合同履约依据。

三、货物验收操作流程

第一步：验收准备

供应商按合同约定交付物资/服务后，采购部门通知仓库、使用部门、质检部门组成验收小组（成员如仓库管理员、技术工程师、采购专员*）。

准备验收资料：采购合同、送货单、供应商质检报告、技术规格书、验收工具（如测量仪器、检测设备等）。

第二步：单据与数量核对

验收小组核对送货单信息（物资名称、规格、数量、批次号等）与合同、采购订单是否一致，检查送货单是否加盖供应商公章。

对物资进行外观清点，确认包装是否完好，数量是否短缺（如多送、少送或错发），并在《货物验收单》中记录实际数量。

第三步：质量与规格检验

外观检验：检查物资表面是否有划痕、破损、变形、锈蚀等影响使用的外观缺陷。

规格参数检验：按技术规格书或合同约定的标准，使用专业工具检测关键参数（如尺寸、重量、功能指标等），必要时可委托第三方检测机构出具报告。

文件审核：核对供应商提供的合格证、质保书、检测报告等文件是否齐全、有效，与物资是否对应。

第四步：验收结果判定与处理

验收小组根据检验结果填写《货物验收单》，判定验收结论：

合格：所有指标符合合同约定，由验收组全体签字确认，仓库办理入库手续。

不合格：记录不合格项（如具体参数偏差、缺陷描述等），拍照留存证据，并启动以下流程：

通知采购部门联系供应商，要求其在规定期限内（如3个工作日）提出处理方案（如补货、换货、降价、退货等）；

采购部门与供应商协商一致后，由验收小组对整改结果进行复验，复验合格方可入库；

涉及重大质量问题的，需启动合同违约责任条款，必要时通过法律途径解决。

第五步：资料归档

验收合格的《货物验收单》（含供应商送货单、质检报告等附件）由仓库、采购部门、财务部门各执一份，作为付款依据；

验收不合格的记录、沟通函、复验报告等由采购部门归档，留存备查。

四、标准模板表格

表1：采购合同审核表

合同基本信息

合同编号

签订日期

供应商名称

采购方名称

采购标的物

合同总金额

审核项目

审核内容

审核意见（合格/不合格/需修改）

修改说明（如需）

主体资格

供应商营业执照、经营范围、授权委托书是否有效

标的物描述

名称、规格、型号、数量、品牌、技术参数是否与采购需求一致

价格与支付

单价、总价是否准确；支付条件、开票信息是否明确

交付与验收

交付时间、地点、方式是否明确