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一、适用场景概述
本工具模板适用于各类企业及组织的采购管理部门，旨在通过标准化流程规范采购活动全生命周期，同时系统化管理供应商信息。具体场景包括：日常采购需求提报与审批、供应商寻源与资质审核、采购合同签订与执行、供应商绩效评估及动态信息更新等。通过统一模板和流程，可提升采购效率、降低合规风险，并保证供应商信息的准确性与时效性，支持企业采购决策的科学化与规范化。
二、标准化操作流程
（一）采购需求提报与审批
需求发起：采购需求部门（如生产部、行政部）填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务名称、规格型号、数量、预算金额、用途、期望交付时间等信息，经部门负责人*经理签字确认后提交至采购部。
需求审核：采购部对接收的需求进行合规性审查（如预算匹配度、采购必要性），重点核查需求描述是否清晰、预算是否符合公司标准。审核通过后，按采购金额分级报批（例如：5千元以下由采购部负责人总监审批；5千元-5万元由分管副总副总审批；5万元以上提交总经理办公会审批）。
需求归档：审批通过的需求表由采购部统一编号、存档，作为后续采购执行的依据，同时同步更新至《采购需求台账》。
（二）供应商寻源与资质审核
寻源方式确定：根据采购需求特性（如金额、技术复杂度），选择合适的寻源方式：
公开招标：适用于金额较大、标准化的采购项目，通过公司官网或指定招标平台发布招标公告；
邀请招标：适用于长期合作或具备特定资质的供应商，由采购部筛选3家及以上合格供应商发出邀请；
询价比价：适用于金额较小（如5千元以下）、技术简单的采购项目，向至少3家供应商询价并记录报价。
供应商资质初审：潜在供应商需提交《供应商信息登记表》及相关资质文件（营业执照、相关行业资质证书如ISO9001、生产许可证等，扫描件加盖公章）。采购部审核资质文件的有效性、合规性及与采购需求的匹配度，筛选出符合基本要求的供应商进入候选名单。
现场考察（如需）：对金额较大或技术复杂的采购项目（如大型设备采购），组织相关部门（如技术部、质量部）对候选供应商进行现场考察，重点关注生产能力、质量管控体系、供货稳定性等，形成《供应商考察报告》。
（三）供应商评估与选定
综合评分：采购部组织成立评估小组（成员包括采购部、需求部门、财务部等），根据《供应商评估表》对候选供应商进行量化评分，评分维度包括：价格（30%）、资质与能力（25%）、交货期（20%）、服务质量（15%）、合作历史（10%）。
确定供应商：得分最高的供应商作为首选供应商，若得分相近（如分差＜5分），需结合考察结果及企业战略需求综合判定。评估结果经采购部负责人总监及分管副总副总审批后，向供应商发出《中标通知书》或《合作意向函》。
（四）采购合同签订与执行
合同拟定：采购部根据选定供应商信息及采购需求，拟定《采购合同》，明确标的物名称、规格、数量、单价、总价、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款，法务部（或指定法务人员）审核合同合规性。
合同签订：合同经双方授权代表签字并加盖公章后生效，采购部将合同扫描件及纸质版分存至档案室及相关部门（如财务部、需求部门），同步更新《采购合同台账》。
订单执行：采购部根据合同约定向供应商下达《采购订单》，供应商按订单要求组织生产/备货，并实时反馈生产进度。采购部跟踪供应商交付情况，保证按时到货。
（五）验收与付款
到货验收：需求部门与采购部共同到货验收，核对物品/服务的规格、数量、质量是否符合合同约定，出具《到货验收单》。对不合格品，需及时与供应商沟通处理（如退换货、索赔），并记录《不合格品处理报告》。
付款申请：验收合格后，采购部收集发票、验收单、合同等资料，填写《付款申请单》，按财务审批流程报批（如：5千元以下由财务部经理审批；5千元以上需财务总监总监及总经理签字）。
款项支付：财务部审核无误后安排付款，并同步更新《供应商付款台账》。
（六）供应商信息更新与绩效评价
信息动态更新：供应商发生以下变更时（如名称、地址、联系人、资质到期等），需在10个工作日内提交《供应商信息变更表》及相关证明文件，由采购部审核后更新《供应商信息库》：
营业执照信息变更（如统一社会信用代码、经营范围）；
核心联系人及联系方式变更；
资质证书到期或升级（如ISO认证续期）；
重大经营变动（如股权结构变更、法定代表人变更）。
定期绩效评价：采购部每季度/年度对合作供应商进行绩效评价，评价指标包括：交货准时率（20%）、质量合格率（30%）、价格竞争力（20%）、服务响应速度（20%）、配合度（10%）。评价结果分为优秀（≥90分）、合格（70-89分）、不合格（＜70分），并形成《供应商绩效评价报告》：
优秀供应商：优先分配订单，给予付款优惠；
合格供应商：维持现有合作，针对不足提出改进要求；
不合格供应商：暂停合作或限期整改，整改后仍
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