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会议纪要编写规范及示例模板

一、会议纪要的核心价值与适用范围

会议纪要作为会议成果的书面载体，是传递决策信息、明确行动责任、追溯工作进展的重要工具。其核心价值在于：客观记录会议关键信息、固化共识与决议、推动跨部门协作、为后续工作提供执行依据。

本规范适用于各类企业内部会议，包括但不限于：

例会（如周例会、月度工作会）

专项研讨会（如项目启动会、需求评审会）

决策会（如预算审批会、方案评审会）

跨部门协调会（如资源对接会、问题解决会）

二、会议纪要编写全流程（分步骤操作说明）

（一）会前准备：明确目标，提前规划

明确会议核心目的

与会议主持人沟通，确认会议目标（如“确定Q4产品迭代方案”“解决项目跨部门协作障碍”），避免纪要偏离主题。

收集基础资料

提前获取会议议程、参会人员名单、上次会议纪要（如有待办事项）、相关背景材料（如项目计划、数据报表），保证记录时有上下文支撑。

准备记录工具

根据会议类型选择记录方式：

常规会议：采用Word/Excel模板，实时记录关键信息；

复杂研讨会：使用思维导图梳理逻辑，重点标注争议点与共识；

线上会议：开启会议录制（需提前告知参会者），结合文字记录补充细节。

（二）会中记录：抓取关键，区分主次

记录核心要素

聚焦“人、事、时、果”四大维度，避免流水账式记录：

人：发言人的核心观点（需标注身份，如“技术部*经理提出……”）；

事：讨论的具体议题（如“用户反馈模块响应速度慢”）；

时：决议的截止时间、阶段性节点（如“11月15日前完成原型设计”）；

果：明确的结论、行动项（区分“待决议项”与“已决议项”）。

区分讨论与决议

讨论过程：简要记录不同观点（如“市场部建议优先推广A功能，产品部认为应先优化B功能”），避免冗长描述；

最终决议：加粗或突出显示，明确“由谁决策”（如“经会议决议，同意按产品部*方案执行”）。

标注待办事项

对行动项实时标注“负责人+完成时间+交付物”，例如：

“【行动项】设计部*负责完成新界面原型，10月30日前提交产品部评审，交付物：Axium原型文件”。

（三）会后整理：核对信息，规范输出

信息核对与补充

2小时内整理初稿，对照会议录音/笔记，补充遗漏的关键信息（如数据、具体责任人）；

发送初稿给会议主持人及核心发言人确认，保证表述准确（尤其涉及责任、时间的部分）。

结构化排版

按逻辑层级组织内容，通常包括：

会议基本信息（标题、时间、地点、参会人等）；

会议核心议题与讨论摘要；

决议事项（分点列出）；

行动项（表格形式，含负责人、时间、交付物）；

附件（如演示文稿、数据图表）。

审核与分发

由部门负责人或会议主持人审核签字；

24小时内通过企业邮箱/协同工具（如钉钉、企业）分发至所有参会人及相关方，并同步抄送存档部门。

三、会议纪要标准模板（表格化示例）

会议纪要

会议名称

项目Q4规划研讨会

会议时间

2023年10月26日14:00-16:00

会议地点

公司301会议室

主持人

总经理*

记录人

市场部*助理

参会人员

产品部、技术部、市场部、销售部

缺席人员

无（销售部*因出差请假，提前提交书面意见）

列席人员

人力部*

一、会议议题与讨论摘要

序号

议题内容

讨论要点摘要

1

Q4产品功能优先级排序

市场部：用户调研显示，“智能推荐”功能需求占比达45%，建议优先开发；技术部：现有架构下开发周期需2周，建议同步优化“搜索算法”模块；产品部*：综合需求与资源，建议先上线“智能推荐”，下月迭代“搜索算法”。

2

跨部门协作机制优化

销售部：反馈需求提交流程繁琐，建议开通线上提交通道；人力部：拟于11月组织跨部门沟通培训，明确需求对接人。

二、决议事项

Q4产品功能开发优先级：按“智能推荐搜索算法用户画像”顺序推进，11月10日前完成产品需求文档（PRD）评审。

需求提交流程优化：由技术部*负责，11月5日前上线线上需求提报系统，同步更新《需求管理规范》。

三、行动项（ActionItems）

序号

行动内容

负责人

完成时间

交付物

备注

1

编写“智能推荐”功能PRD文档

产品部*

11月10日

PRD文档（含原型图）

需同步给技术部评审

2

搭建线上需求提报系统

技术部*

11月5日

需求管理平台（测试版）

市场部配合测试功能

3

组织跨部门沟通培训

人力部*

11月15日

培训课件、签到表、反馈问卷

参会人员：各部门对接人

四、附件

《项目Q4用户调研报告》

《功能开发时间计划表（初稿）》

分发范围：总经理*、产品部、技术部、市场部、销售部、人力部

抄送：行政部（存档）

审核签字：__________________（主持人）记录人：__________________

日期：2023年10月26日

四、编写要点与常见问题规避

（一）核心原则

客观性：