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行政办公室工作流程标准手册

前言

为进一步规范行政办公室的日常运作，明确各岗位职责，优化工作流程，提高工作效率与质量，确保各项行政事务得到及时、准确、高效的处理，特制定本《行政办公室工作流程标准手册》（以下简称“手册”）。

本手册旨在为行政办公室全体人员提供清晰的工作指引，使各项工作有章可循、有据可依。它不仅是新员工快速熟悉工作的学习资料，也是老员工日常工作的行为规范和绩效评估的参考依据。全体行政办公室人员应认真学习、严格遵守，并在实践中不断完善。

第一章总则

1.1目的与意义

本手册的制定旨在建立标准化、规范化、高效化的行政办公运作体系，保障公司（或单位，下同）行政工作的有序进行，提升整体管理水平和服务质量，为公司的稳健发展提供坚实的行政支持。

1.2适用范围

本手册适用于公司行政办公室全体工作人员，以及涉及行政事务对接的其他部门人员。所有与行政办公室工作相关的活动均应遵循本手册的规定。

1.3基本原则

1.服务至上原则：以保障公司整体运营和员工需求为出发点，提供主动、热情、高效的服务。

2.规范高效原则：工作流程清晰明确，操作规范有序，追求工作效率与质量的平衡。

3.保密安全原则：严格遵守保密规定，确保公司信息、文件、资产的安全。

4.协作配合原则：加强内部及与其他部门的沟通协作，形成工作合力。

5.持续改进原则：定期对本手册及工作流程进行回顾和优化，适应公司发展需求。

1.4责任部门

本手册由公司行政办公室负责制定、解释、修订与监督执行。

第二章日常办公事务管理

2.1办公用品管理

2.1.1采购与领用

1.需求提报：各部门根据实际需求，通过指定线上系统或书面表单按月提报办公用品申购计划，经部门负责人审批后提交行政办公室。

2.汇总采购：行政办公室对各部门申购计划进行汇总、审核，结合库存情况，制定月度采购计划，按公司采购审批流程报批后统一采购。

3.入库登记：办公用品采购到货后，行政办公室库管人员需核对数量、规格、质量，确认无误后办理入库登记，建立库存台账。

4.领用发放：员工领用办公用品时，需在领用登记表上签字确认。行政办公室应遵循“按需领用、杜绝浪费”的原则，对易耗品设定合理领用限额。

2.1.2库存管理

行政办公室应定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符，及时补充常用物品，避免断供；对积压物品及时进行合理调配或处理。

2.2办公设备管理

2.2.1设备登记与建档

对公司所有办公设备（如电脑、打印机、复印机、投影仪等）进行统一登记，建立设备台账，详细记录设备型号、采购日期、使用部门、责任人、维修记录等信息。

2.2.2日常维护与报修

1.日常维护：行政办公室应督促使用人做好设备的日常清洁和基本保养工作。

2.故障报修：设备发生故障时，使用人应立即向行政办公室报修。行政办公室接到报修后，及时联系专业维修人员或厂商进行维修，并记录维修情况。

2.3文件资料管理

2.3.1文件收发与登记

1.外来文件：行政办公室收到外来文件（包括信函、传真、邮件等）后，应立即进行签收、登记，注明文件来源、文号、标题、接收日期、份数等。

2.内部文件：公司内部发文需经相应审批流程后，由行政办公室统一编号、登记、印制（如需）、分发。

2.3.2文件传阅与督办

1.对于需传阅的文件，行政办公室应根据文件性质和领导批示，及时送达相关人员传阅，并做好传阅记录。

2.对有明确办理时限或需要落实的事项，行政办公室应进行跟踪督办，确保事项按时完成。

2.3.3文件归档与保管

1.各类文件处理完毕后，行政办公室应按照公司档案管理规定，及时进行分类、整理、编号、装订，定期移交档案室归档或由行政办公室指定专人负责保管。

2.归档文件应做到目录清晰，查找方便。

2.3.4文件销毁

对于过期、作废且无保存价值的文件资料，应按照公司保密规定和文件销毁流程进行处理，确保信息安全，严禁随意丢弃。

2.4会议室管理

2.4.1预约与使用

1.员工需使用会议室时，应提前通过线上预约系统或向行政办公室申请，说明使用时间、人数、用途及所需设备。

2.行政办公室根据会议室availability进行协调安排，并及时反馈预约结果。

3.使用人应爱护会议室设施，保持室内清洁，使用完毕后及时整理。

2.4.2设备保障

行政办公室负责会议室常用设备（如投影、音响、麦克风等）的日常检查和调试，确保会议顺利进行。

第三章会务管理

3.1会前准备

1.会议通知：根据会议召集人的要求，及时拟定并发出会议通知，明确会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程及所需准备材料。

2.场地布置：根据会议规模和形式，提前布置会场，包括摆放桌椅、座签、调试音响设备、准备投影资